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SaaS 지출 최적화 방법: 단계별 가이드

작성자: Pamela Martinsek, 전략 담당 부사장

검토자: George Ploaie, 최고 운영 책임자 (COO)

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SaaS 지출을 최적화하려면, 다음 항목에 대한 가시성을 개선하는 체계적인 프로세스를 사용하고, 소프트웨어 사용량, 극대화하며 라이선스 활용도를 클라우드 조달을 간소화하고 소프트웨어 구독.

 

이 전략은 다음의 문제를 해결합니다 분산된 SaaS 조달이는 종종 섀도 IT와 상당한 라이선스 활용도 저하로 이어지며, 운영 예산에 잠재적으로 영향을 미칠 수 있습니다.

 

SaaS 업계의 관찰에 따르면, 조직 내 라이선스의 약 53%가 여전히 제대로 활용되지 않고 있으며, 이는 비용 관리에 영향을 미칠 수 있습니다.

 

이 가이드는 소프트웨어 지출을 관리하고 각 구독 투자 수익과의 관계를 파악하는 체계적인 방법론을 보여줍니다. 가격 책정 및 성장에 대한 지침을 찾는 스타트업의 경우, 다음 자료를 고려해 보세요. 온라인 소프트웨어 판매 및 ~에 대한 특정 통찰력을 스타트업.

1단계

전체 SaaS 탐색 및 감사 수행

모든 ~을 체계적으로 식별하십시오 애플리케이션, 해당 비용, 및 해당 책임 조직 전체에 걸쳐. 이 단계에서는 공식적으로 승인된 소프트웨어와 섀도우 IT(경비 처리된 신용카드나 분산된 부서 예산을 통해 구매된 애플리케이션)를 모두 고려해야 합니다.

 

  1. 재무 데이터 중앙 집중화: 경비 보고서, 미지급금 기록, 신용카드 명세서를 포함한 모든 거래 데이터 소스를 면밀히 조사하십시오. 반복되는 공급업체 이름(예: Notion, Asana, Pipedrive 등)을 찾아 구독 여부를 확인하십시오.
  2. 이해관계자와 소통부서장(마케팅, 영업, 엔지니어링)과 연결하여 사용 중인 도구와 인지된 비즈니스 가치를 파악합니다.
  3. 재고 기록 생성데이터를 단일의 표준화된 자산 등록부에 수집합니다.

 

필수 재고 필드

목적

공급업체 이름 & 애플리케이션

사용 중인 정확한 소프트웨어.

계약 가치 (연간/월간)

총 약정 비용. 이를 추적하는 맥락은 다음 자료를 참조하십시오. 연간 계약 가치(ACV).

갱신일

사전 예방적 협상에 필수적입니다 (90일 전부터 시작).

구매한 라이선스

결제된 총 좌석 수.

기술 담당자

해당 도구 관리를 책임지는 특정 팀 또는 담당자.
참고

섀도우 IT는 기업 전체 애플리케이션의 3분의 1 이상을 차지합니다. 이러한 애플리케이션에 대한 가시성은 광범위한 SaaS 비용 최적화 및 무단 소프트웨어와 관련된 보안 위험 완화에 필수적입니다.

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2단계

라이선스 활용률 측정 및 분석

각 애플리케이션의 실제 사용량을 파악하여 낭비를 측정하세요. 사용량 데이터는 라이선스를 적정 규모로 조정하고 도구의 투자 수익률을 검증하는 기반이 됩니다.

 

  1. 사용량 지표 통합: 주요 애플리케이션의 경우 공급업체의 관리 대시보드 또는 API를 사용하여 사용자 활동 데이터를 추출합니다. 활동 사용자(지난 30일 또는 90일 이내에 로그인하거나 의미 있는 작업을 수행한 사용자)를 확인합니다. 다음과 같은 지표를 계산하면  일일 활성 사용자(DAU 훌륭한 통찰력을 얻을 수 있습니다.
  2. 활용도 측정: 구매한 라이선스와 활성 사용자 수를 비교합니다. 라이선스 활용률은 활성 사용자 수/구매한 라이선스 수입니다.
  3. 활용도가 낮은 앱 찾기: 설정된 임계값(예: 50%) 미만의 활용률을 보이는 애플리케이션이 어디에 존재하는지 파악합니다. 이는 선반웨어(결제되었으나 사용되지 않는 라이선스)를 시사할 가능성이 높습니다.
예시

소규모 B2B 제품 팀은 연간 8,000달러의 비용으로 분석 플랫폼의 40개 라이선스를 구매했습니다. 사용 기록에 따르면 지난 분기 동안 약 18명의 고유 활성 사용자가 있었으며, 이는 활용률이 18/40=45%임을 나타냅니다. 따라서 라이선스 최적화는 다음 갱신 시 비용 절감 기회를 제공합니다. 다음 자료를 활용하여 SaaS 지표 데이터 해석을 위해.

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3단계

합리화 프레임워크(유지, 폐기, 교체)를 활용하세요.

재고 내 각 애플리케이션의 미래를 결정하기 위해 구조화된 데이터 기반 방법론을 사용하세요. 애플리케이션 합리화로 알려진 이 프로세스는 각 도구의 전략적 가치, 중복성 및 비용 효율성을 평가하는 것을 목표로 합니다.

 

각 앱에 대한 결정은 1단계(비용, 비즈니스 가치, 기술 소유자)와 2단계(활용률)에서 수집된 데이터를 기반으로 해야 합니다.

 

1. 유지 (Keep & Optimize)

 

조치: 애플리케이션 유지. 기준:

 

      • 높은 활용도: 라이선스 활용률이 지속적으로 높습니다(예: 75% 이상).
      • 높은 비즈니스 가치: 해당 도구는 핵심 비즈니스 기능에 필수적입니다(예: 주요 CRM, ERP 또는 코드 리포지토리).
      • 중복 없음: 해당 기능은 고유하며 스택 내 다른 도구와 중복되지 않습니다.

 

최적화 중점: 유지되는 앱의 경우, 라이선스 적정화(4단계) 및 더 나은 조건 협상(5단계)으로 초점이 이동합니다. 이곳은 잠재적으로 유익한 도구의 ROI에 영향을 미치는 데 노력이 집중되는 지점입니다.

 

2. 폐기 (취소 & 제거)

 

조치: 구독 취소 및 사용자 프로비저닝 해제 프로세스가 적용되어야 합니다. 기준:

 

      • 낮은 활용도에서 0에 가까운 활용도 (셰어웨어): 라이선스가 구매되었지만 적극적으로 사용되지 않고, 도구 접근이 드문 경우.
      • 낮거나 시대에 뒤떨어진 가치: 해당 애플리케이션이 더 이상 핵심적인 비즈니스 요구사항을 충족하지 못하거나, 더 우수한 도구로 대체되었을 경우.
      • 고비용, 저가치 중복: 이미 승인되고 널리 사용되는 애플리케이션의 핵심 기능을 중복하여 제공하는 경우(예: 회사가 중앙 집중식 솔루션을 의무화했음에도 불구하고 임시 프로젝트 관리 도구를 사용하는 경우).
팁

도구를 폐기할 때는 단호해야 합니다. 직원들이 승인되지 않은 대체 도구(Shadow IT)를 즉시 찾지 않도록 결정 사항과 승인된 대안을 명확하게 전달하십시오.

3. 교체 (통합 & 업그레이드)

 

조치기존 애플리케이션을 단계적으로 폐기하고 사용자를 새롭고 표준화되거나 통합된 도구로 마이그레이션합니다. 기준:

 

      • 기능 중복두 개 이상의 도구가 동일한 기능을 수행하고 있는 경우(예: 두 개의 개별 클라우드 스토리지 제공업체 또는 두 개의 다른 내부 커뮤니케이션 플랫폼을 사용하는 경우). 목표는 고성능을 지향하는 표준화된 도구로 통합하는 것입니다.
      • 비용/편익 고려 사항: 기존 도구의 비용, 복잡성 또는 기능 세트가 더 쉽게 구할 수 있고 잠재적으로 더 비용 효율적인 대안과 비교될 수 있습니다.
      • 보안/규정 준수 요소: 애플리케이션의 보안 특성과 규정 준수 일치 여부가 필수 규제 요건을 충족하는 도구를 고려하는 결정의 요소가 될 수 있습니다.
팁

중복되거나 사용량이 적고 비용이 많이 드는 애플리케이션에 대해 퇴출 및 교체 전략을 우선시합니다. 기업들은 중복된 도구를 정리하여 즉각적인 비용 절감 효과를 보는 경우가 많습니다.

예시

Slack vs. Microsoft Teams.

해당 스타트업의 엔지니어링 및 영업 팀은 서로 다른 내부 커뮤니케이션 플랫폼을 사용했으며, 이는 각각 별도의 구독 비용과 연결되었습니다.

합리화 결정은 통합 (‘교체’ 또는 ‘은퇴’의 한 형태)를 단일의 표준화된 플랫폼으로 통합하여 자본을 확보하고 커뮤니케이션을 간소화했습니다.

사용량 기반으로 구축된 제품의 경우, 이는 다음과 같은 대안을 평가하는 것을 포함할 수 있습니다. 사용 기반 청구.

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4단계

라이선스 적정화 실행 및 미사용 좌석 회수

2단계에서 수집된 사용량 데이터를 기반으로 구매한 라이선스 수를 적극적으로 줄이고 구독 등급을 하향 조정합니다.

 

  1. 비활성 사용자 프로비저닝 해제: 할당된 라이선스가 있지만 90일 동안 로그인하지 않은 모든 직원을 식별합니다. 해당 사용자에 대해 프로비저닝 해제 절차를 시작합니다.
  2. 라이선스 다운그레이드: 한 팀이 “Pro” 또는 “Enterprise” 티어를 사용 중이지만 “Standard” 또는 “Basic” 티어에서 제공되는 기능만 이용하는 경우, 실제 사용량에 맞춰 구독을 다운그레이드하십시오. 다음을 통해 최적화에 대해 자세히 알아보세요. 단계별 가격 책정.
  3. 프로비저닝 정책 구현: 정의된 비활성 기간(예: 60일) 후 자동으로 사용자를 프로비저닝 해제하는 자동화된 프로세스를 생성합니다.
예시

성장 단계의 한 SaaS 기업은 특정 애플리케이션 카테고리(예: 신원 관리)에서 할당된 라이선스를 활용하지 않는 프로비저닝된 사용자 비율이 73%에 달한다는 사실을 확인했습니다. 이 기업은 해당 사용자들의 프로비저닝 해제 후 해당 애플리케이션의 라이선스 비용이 감소하는 것을 확인했으며, 운영 역량에는 아무런 영향도 미치지 않았습니다.

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5단계

조달 중앙화 및 데이터 기반 갱신 협상

소프트웨어 구매를 중앙 집중화하고 사용량 데이터를 분석하는 것은 갱신 시 협상 결과에 영향을 미칠 수 있습니다.

 

  1. 중앙 승인 의무화: 정해진 재정적 기준치를 초과하는 모든 신규 소프트웨어 구매 또는 계약 갱신에 대해 중앙 재무 또는 조달팀의 승인을 의무화하는 정책을 수립하십시오.
  2. 조기 협상 시작: 계약 만료일 최소 90일 전에 갱신 협상을 시작하세요. 이는 자동 갱신을 방지하고 경쟁 대안(귀하의 BATNA—협상된 합의에 대한 최상의 대안)을 조사할 시간을 제공합니다.
  3. 사용량 벤치마크 활용: 계산된 활용률과 중복 도구에 대한 데이터를 활용하여 더 나은 가격, 계약 기간 할인 또는 라이선스 수량 감소를 요청하세요. 데이터 강점에 기반한 협상은 주요 계약 갱신 시 15-25%의 비용 절감을 확보할 수 있습니다.
  4. 선제적인 계약 조건: 다년 할인(2~3년)을 요청하고, 사용자 수가 감소할 경우 계약 기간 중 좌석 수를 줄일 수 있는 감축 권한 조항을 협상하세요.
팁: 올인원 플랫폼으로 소프트웨어 난립을 없애세요.

SaaS 기업들은 수익화를 위해 파편화된 도구 스택에 상당한 비용을 지출하는 경우가 많습니다 (예: 다음을 위한 개별 제공업체 구독 청구, 결제 처리, 세금 신고, 사기 관리, 및 Dunning).

풀서비스 올인원 플랫폼을 채택함으로써 판매자 기록(MoR) PayPro Global과 같은 것을 통해 이러한 불필요한 SaaS 난립을 제거할 수 있습니다.. MoR은 글로벌 결제, 자동 세금 준수(적절한 당국에 징수 및 신고), 구독 관리, 강력한 사기 방지 등 모든 핵심 기능을 추가 비용 없이 내장하여 통합합니다. 이러한 전략은 여러 계약 및 통합 비용을 대체하며, 운영 비용을 직접 절감하고 전문 인력의 필요성을 줄여줍니다.

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6단계

지속적인 모니터링 및 거버넌스 프레임워크 구현

SaaS 지출 개선을 유지하려면 지속적인 프로세스와 도구가 필요합니다. 반복적이고 관리되지 않는 지출을 방지하는 공식적인 SaaS 관리 기능을 설정하십시오.

 

  1. 갱신 알림: 모든 계약 갱신에 대해 30일, 60일, 90일 간격으로 사전 알림을 자동화하십시오.
  2. 앱 소유권 할당: 각 애플리케이션에 기능적 및 재정적 소유자를 할당하여 사용 및 비용에 대한 책임을 보장하십시오.
  3. 도구 선택 표준화: 그림자 IT가 시작되기 전에 이를 막기 위해 일반적인 비즈니스 기능(예: 하나의 CRM, 하나의 프로젝트 관리 도구)에 승인된 소프트웨어를 사용하십시오. 
참고

자동화는 효율성의 중요한 동인입니다. 이를 활용하는 SaaS 조직은 SaaS 관리를 위한 자동화된 솔루션 종종 낭비되는 지출의 상당한 감소와 더 간단한 자동화된 구독, 청구 및 규정 준수 프로세스를 보고합니다.

결론

효과적인 SaaS 지출 극대화 는 기반으로 구축된 지속적인 프로세스입니다. 가시성 및 데이터 기반 의사 결정.

모든 애플리케이션에 대한 철저한 감사를 시작하고 신중하게 측정하여 라이선스 활용도를 낭비를 찾아내십시오.

다음으로, 체계적인 합리화 프레임워크를 (유지, 폐기, 교체) 적용하여 중복성을 제거하고 라이선스 수를 적정화하십시오.

조달을 중앙 집중화하고 지속적인 거버넌스 프레임워크를 활용함으로써, 지속적인 비용 관리를 달성하고 전체 소프트웨어 포트폴리오의 전략적 가치를 활용할 수 있습니다.

FAQ

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저희는 귀사와 같은 길을 걸어왔습니다. 19년간의 경험을 공유하고 귀사의 글로벌 꿈을 현실로 만들어 드리겠습니다.

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