SaaS-inkooporders beheren: een stapsgewijze handleiding

Veelgestelde vragen

• Waarom gebruiken bedrijven inkooporders voor SaaS?

  Grote bedrijven gebruiken PO’s voor strikte financiële controle en een duidelijke audittrail. Inkooporders fungeren als een formele, interne machtiging om uitgaven te doen, zodat alle softwareaankopen worden goedgekeurd, gebudgetteerd en gedocumenteerd voordat een dienst wordt geactiveerd. Dit proces helpt ongeautoriseerde uitgaven te voorkomen en vereenvoudigt de afstemming van facturen.

• Wat is een "raaminkooporder" voor SaaS?

  Een raaminkooporder (BPO) is een langetermijnovereenkomst met een leverancier voor terugkerende aankopen gedurende een gespecificeerde periode. Voor SaaS betekent dit dat een bedrijf vooraf een bepaald aantal licenties of een specifieke bestedingslimiet bij een leverancier voor een jaar kan goedkeuren, waardoor het proces eenvoudiger wordt en het administratieve werk voor frequente verlengingen wordt geminimaliseerd.

• Wanneer worden inkooporders gebruikt voor SaaS-bedrijven?

  Een inkooporder wordt meestal gebruikt wanneer het om een aanzienlijk bedrag gaat, wanneer de aankoop terugkerend is (zoals een jaarlijks abonnement) of wanneer het interne beleid van de koper dit vereist voor naleving en budgettering. Het is een fundamenteel onderdeel van het formele 'procure-to-pay'-proces voor zakelijke klanten.

• Wat is het verschil tussen een inkooporder en een factuur?

  Een inkooporder (PO) is een document dat door de koper wordt opgesteld om hun aankoop te autoriseren; het definieert de transactiegegevens, inclusief de producten of diensten, de hoeveelheden en de koopverplichting. Een factuur is een rekening die door de verkoper wordt opgesteld nadat de dienst is geleverd. Deze vraagt om betaling voor de goederen of diensten die op de inkooporder staan vermeld. 

• Wat is een SaaS-inkooporder?

  This purchase order is a formal document created by a buyer to authorize the procurement of software as a service. It details the specifics of the transaction, outlining the software product, pricing, subscription terms, and the quantity of licenses, acting as a binding commitment before the service is provisioned.

• Why should I offer purchase orders as a payment method?

  Offering purchase orders to enterprise-level clients and large corporations that rely on formal procurement processes is done to meet the demand for this feature. Many of these businesses cannot complete a transaction without a pre-approved PO, so having this option removes a major barrier to sales and enables you to land larger, more valuable contracts.

• How do you manage purchase orders for a SaaS business?

  Using purchase orders requires creating a standardized process that includes PO request, verification, approval, and reconciliation with the corresponding invoice. The usual method is a centralized system that tracks each PO, links it to a customer account, and automates the invoicing and payments (e.g., PayPro Global).

• Who can manage purchase orders for SaaS & software companies?

  Companies like PayPro Global manage and automate the entire PO workflow for SaaS and software businesses. PayPro Global’s platform allows clients to submit POs directly; it automates the generation of invoices with unique PO numbers and takes care of the reconciliation process, making financial operations and compliance a breeze.

• How can a purchase order benefit a SaaS business?

  PO’s are helpful to SaaS business because they formalize the sales process for high-value enterprise deals. Purchase orders provide a documented commitment from the buyer, reducing financial risk, improving cash flow forecasting, and streamlining accounting.