SaaS-btw beheren: Berekenen, innen en afdragen

U moet waakzaam zijn bij het aangeven van uw inkomsten en voldoen aan de belastingwetgeving om boetes te voorkomen. Of u nu een Indie-ontwikkelaar bent of een SaaS-ondernemer, het begrijpen van belastingbeheer is uw verantwoordelijkheid. Laten we de stappen doorlopen voor het beheren van het btw-proces, of u nu een groot of klein SaaS-bedrijf bent.

Hoe u besluit uw belastingen te beheren, heeft invloed op uw tijd en financiële middelen, uw blootstelling aan risico's en uw wereldwijde bereik. Begin met het identificeren van belangrijke factoren zoals de complexiteit van uw bedrijf, de locatie van uw klanten, uw expertise en de verhouding tussen uw verkoopvolume en uw tijdsbesteding. 

• Intern: Als je deze handleiding leest, beschik je waarschijnlijk niet over de benodigde fiscale expertise om de berekeningen, inning en aangifte zelf te beheren:) Houd er rekening mee dat dit een zeer tijdrovend proces is waarvoor diepgaande kennis vereist is.
  
• Tools voor btw-naleving: Om tijd en geld te besparen, kunt u software voor belastingcompliance gebruiken om het proces te automatiseren, maar houd er rekening mee dat deze mogelijk niet alle aspecten van compliance dekt. Houd er ook rekening mee dat u met de meeste PSP's en tools voor compliance nog steeds verantwoordelijk bent voor het indienen en betalen van omzetbelasting en het waarborgen van de naleving van de regelgeving, zoals hoe u kunt zorgen voor AVG-naleving.
  
• Merchant of Record (MoR): Wanneer we kijken naar opties die geschikt zijn voor grote ondernemingen, MKB's, indie-ontwikkelaars en solopreneurs, is MoR een veelvoorkomende optie voor SaaS-bedrijven. Omdat de MoR fungeert als wederverkoper, maar de verantwoordelijkheid voor het beheer van de btw op zich neemt, is dit een goede keuze voor bedrijven die zich willen richten op hun product, het opschalen van hun bedrijf en de verkoop aan een breder publiek.

Nadat u uw strategie voor btw-beheer hebt gekozen, moet u inzicht krijgen in uw specifieke btw-verplichtingen. Onderzoek waar u nexus hebt en identificeer vervolgens de van toepassing zijnde btw-tarieven op die locaties.

• Nexus: Begrijp waar u een nexus voor omzetbelasting hebt, die fysiek kan zijn (waar uw bedrijf actief is) of economisch (waar u een bepaalde omzetdrempel overschrijdt). De regelgeving varieert per locatie, dus gebruik de officiële websites van belastingautoriteiten in de staten of landen waar u uw SaaS-product verkoopt om uw behoeften te identificeren. Dit onderzoek is een belangrijk onderdeel van hoe u uw SaaS-bedrijf kunt uitbreiden succesvol en compliant nieuwe landen betreden. U kunt een belastingprofessional raadplegen. 
• Btw-tarieven: Onderzoek de btw-tarieven binnen elk rechtsgebied waar u nexus hebt. Deze variëren ook, afhankelijk van het type producten/diensten en de locatie van uw klanten.
  
• Btw-vrijstellingen: Sommige regio's kunnen verlaagde tarieven hanteren of vrijstellingen aanbieden, afhankelijk van uw specifieke type digitale product. Onderzoek de uitzonderingen zorgvuldig om er zeker van te zijn dat u het juiste tarief toepast. 

Bekijk deze interactieve kaart die details over percentages, drempels, toepasbaarheid en boetes binnen elk gebied weergeeft. We hebben deze ontworpen om u te helpen tijd te besparen en de verschillende belastingwetten voor uw SaaS-bedrijf te identificeren.

Om te bepalen in welke staten u verkoopbelasting moet innen en u daarom in elk van die staten moet registreren voor een vergunning, moet u uw nexus en toepasselijke belastingtarieven vaststellen. Houd er rekening mee dat het in de meeste staten illegaal is om belasting te innen zonder deze vergunning.

Om de belastingvergunning te verkrijgen, moet u waarschijnlijk de volgende bedrijfsinformatie aan de staatsbelastingdienst laten zien: volledige wettelijke naam en adres, FEIN… gegevens die doorgaans worden vastgesteld wanneer u uw SaaS-bedrijf registreert.

• Bedrijfsinformatie: Volledige wettelijke naam en adres, FEIN (federaal werkgeversidentificatienummer) en contactgegevens.
• Verkooppartnerinformatie: Soorten producten/diensten, verwacht verkoopvolume en een schatting van de jaarlijkse omzet in hun staat.
• Bankgegevens: Bankrekeninggegevens voor het afdragen en innen van btw.

Zodra u bent geregistreerd, ontvangt u uw btw-nummer. Dit wordt vanaf dat moment vermeld op uw belastingaangiften en facturen. Daarnaast krijgt u een indienfrequentie toegewezen die bepaalt hoe vaak u uw btw-aangifte moet doen en betalen. Over het algemeen geldt: hoe meer u verkoopt, hoe hoger uw indienfrequentie zal zijn.

Nadat u uw vergunningen heeft ontvangen en de toepasselijke btw-tarieven kent, moet u een proces opzetten voor het innen van btw bij uw klanten. Implementeer een berekeningstool voor btw in uw afrekenproces. Hierdoor wordt de juiste btw automatisch berekend op basis van de locatie van de klant. Als u te maken heeft met verschillende btw-tarieven voor de producten en diensten die u verkoopt, zorg er dan voor dat u de btw-regels kunt aanpassen op basis van productcategorieën en specifieke rechtsgebieden.

Maak op uw afrekenpagina en website duidelijk of de omzetbelasting is inbegrepen in de weergegeven prijs of dat deze wordt toegevoegd tijdens het afrekenen. Toon ook de specificatie van de omzetbelasting op uw facturen, inclusief het belastingtarief, het bedrag en de jurisdictie. Dit is een belangrijk onderdeel van hoe u SaaS-facturering en terugkerende facturering instelt correct om transparantie en compliance te waarborgen.

Dit stelt kopers in staat om de totale kosten te kennen, evenals uw compliance- en belastingregels.

Aangezien u de btw van uw klant heeft geïnd, kunt u deze nu aangeven en betalen aan de betreffende instanties. Om compliant te blijven, is het belangrijk dat u dit correct afhandelt om onaangename verrassingen te voorkomen.

→ Bepaal het aangifteschema en de vervaldatum voor elk land waar uw klanten zich bevinden en elke staat waarin u nexus hebt. Omdat ze elk verschillende indieningsdata hebben, moet u het bedrag aan btw dat u in elke staat en elk land hebt geïnd, dienovereenkomstig aangeven. Deze informatie is beschikbaar op de websites van de desbetreffende officiële belastingdienst.

Belangrijk: Vergeet niet om herinneringen in te stellen en deze in uw agenda te noteren!

→ Het voorbereiden en indienen van btw-aangiften: Verzamel alle relevante informatie zoals het geïnde btw-bedrag, aftrekposten en verkoopgegevens. Dit klinkt misschien niet ingewikkeld, maar het kan complex worden als u in meerdere belastingjurisdicties actief bent. Zorg ervoor dat u het geïnde btw-bedrag over steden, staten, landen en alle andere toepasselijke rechtsgebieden bijhoudt.

→ Tot slot, moet u de btw afdragen aan de juiste staten! Houd er rekening mee dat elke staat een ander proces kan hebben voor het betalen van btw, zoals online, per cheque of bankoverschrijving.

Belangrijk: Zorg ervoor dat u op tijd betaalt om boetes te voorkomen.

Lees dit uitgebreide artikel voor meer informatie over veelvoorkomende btw-fouten in de SaaS-industrie en hoe u deze kunt voorkomen: Veelgemaakte fouten bij btw op SaaS.