Wat is een Merchant of Record (MoR)?

Een merchant of record, of MoR, is de aangewezen juridische entiteit die verantwoordelijk is voor het toezicht op een transactie – inclusief betalingsverwerking, het toepassen en afdragen van vereiste belastingen, het voldoen aan wettelijke normen en het organiseren van ondersteuning voor transactiegerelateerde zaken. In deze regeling staat het SaaS-bedrijf vermeld als aanbieder van het product en behoudt het zijn rol in klantenzaken met betrekking tot de productfuncties, terwijl de MoR eigenaar is van de transactie.

Een merchant of record, of MoR, is de juridische entiteit die geautoriseerd is om goederen of diensten aan een klant te verkopen en de betaling voor die verkoop te accepteren. De MoR verschijnt op transactiedocumenten en beheert de betalingsverwerking, evenals vereisten zoals belastingen, chargebacks en compliance-aansprakelijkheid die bij de transactie komen kijken.

Enkele details vloeien voort uit deze definitie:

1. De merchant of record is vaak verschillend van het bedrijf dat het product creëert. Wanneer u samenwerkt met een MoR-provider, behoudt u de verantwoordelijkheid voor softwareontwikkeling, en fungeert de MoR-provider als de wettelijke verkoper.
2. De merchant of record is verantwoordelijk voor de compliancefuncties. Als bijvoorbeeld de belasting op de aankoop van een Duitse klant niet correct wordt berekend, worden eventuele vragen van belastingautoriteiten gericht aan de MoR.
3. De informatie van de merchant of record wordt getoond op het financiële overzicht van de klant. Deze regeling weerspiegelt de verdeling van verantwoordelijkheden en geeft aan welke entiteit de verkoop uitvoert als de merchant of record.

Een merchant of record beheert alle aspecten van de transactie die nodig zijn om ervoor te zorgen dat de verkoop voldoet aan de relevante juridische en financiële overwegingen. Dit kan het beheer van indirecte belastingen, betalingen, fraude en terugboekingen omvatten, en de naleving van beveiligingscertificeringen.

Naast compliance stelt een MoR procedures op voor het verwerken van betalingen wanneer transacties niet volgens plan worden voltooid, bijvoorbeeld als een controlesysteem een transactie afwijst die buiten de gebruikelijke patronen valt. In plaats van al dergelijke transacties automatisch af te wijzen, kan een MoR bestellingen beoordelen, betalingen opnieuw proberen uit te voeren of informatie verifiëren indien relevant. Deze omzetherstel procedures worden gebruikt om geweigerde betalingen aan te pakken en schetsen de stappen voor eventuele vereiste opvolging met klanten.

Het merchant of record-model berust op een tweestapsproces. Eerst levert uw bedrijf goederen of diensten aan de MoR tegen een groothandelsprijs. De MoR faciliteert vervolgens de detailhandelsverkoop aan de eindklant. De klant is betrokken bij deze retailtransactie, en de verantwoordelijkheid voor belasting en compliance gaat over naar de MoR.

1. Bij het afrekenen, vallen de acties van de klant onder de juridische structuur van de MoR.
2. De transactie wordt uitgevoerd onder de naam van de MoR. De regeling is direct tussen de aanbieder en de klant, wat ertoe leidt dat de naam van de MoR wordt vermeld op kwitanties en bankafschriften.
3. Belasting wordt berekend op basis van de facturatieplaats van de klant, met toepassing van de geldende lokale tarieven, en wordt toegevoegd op het moment van aankoop. Dit kan de vorm aannemen van btw in de EU en het VK, staats- en lokale omzetbelasting in de VS.
4. De MoR is verantwoordelijk voor het samenstellen van de vereiste belastingdocumenten en het doen van betalingen aan de relevante autoriteiten.
5. Netto-opbrengsten worden uitbetaald. U ontvangt inkomsten na aftrek van belastingen, kosten en terugbetalingen, volgens het uitbetalingsschema van de provider.

Dit systeem stelt de MoR in staat om activiteiten uit te voeren op plaatsen waar het SaaS-bedrijf geen juridische status heeft – de provider heeft die al, dus u hoeft geen lokale entiteiten op te richten. Door samen te werken met lokale banken, neemt de MoR de gebruikelijke procedures voor elk gebied over en beheert betalingen in de standaardvaluta's van de regio, waardoor uw goedkeuringspercentages over het algemeen zullen verbeteren.

Een betalingsdienstaanbieder maakt geld over van de klant naar het bedrijf, terwijl de merchant of record ook de aansprakelijkheid en alle andere gerelateerde taken op zich neemt. De merchant of record doet al het werk en draagt alle verantwoordelijkheid, inclusief belastingen, chargebacks en andere nalevingsstandaarden.

Een betalingsbemiddelaar regelt dat uw bedrijf functioneert als een sub-merchant onder zijn account, zodat u betalingen kunt accepteren zodra de standaardconfiguratie is voltooid. In tegenstelling hiermee fungeert een merchant of record als de verkoper voor alle transacties en neemt de daarmee gepaard gaande wettelijke en financiële rollen op zich. Bij een PayFac blijft uw bedrijf verantwoordelijk voor het beheren van belasting- en compliancezaken, terwijl een merchant of record deze verplichtingen op zich neemt.

Als het gaat om verkoopcontracten, is de officiële verkoper (of 'seller of record') simpelweg de entiteit die als verkoper wordt genoemd – de partij waarvan de klant, juridisch gezien, zijn aankoop doet. De 'merchant of record' is daarentegen verantwoordelijk voor het verwerken van de betaling en beheert verplichtingen zoals belastingberekening en compliance die verband houden met de transactie. Soms neemt een 'merchant of record'-provider zowel de rol van officiële verkoper als die van 'merchant of record' op zich, hoewel dit geen universele regel is. Het is altijd raadzaam om te identificeren welke rol uw provider in uw setup op zich neemt om nauwkeurig te kunnen inschatten welke belastingen of verantwoordelijkheden nog bij u liggen.

Deze vraag rijst wanneer u online goederen grensoverschrijdend verkoopt en graag eenvoudig te implementeren alternatieven wilt hebben met betrekking tot indirecte belastingen. Wat er feitelijk toe doet, is hoeveel belastingjurisdicties er zijn om mee om te gaan, niet de grootte van uw bedrijf.

• U verkoopt in de EU, het VK of meerdere Amerikaanse staten, en hebt daar geen juridische entiteiten.
• Uw bedrijf krijgt btw-verplichtingen in andere regio's, vooral als die gebieden de belasting anders regelen dan uw thuisland.
• Uw bedrijf heeft geen apart team dat zich richt op belasting en compliance, en het toevoegen van zo'n team is qua kosten vergelijkbaar met de dienst van een MoR.
• Als u abonnementen verkoopt, zijn er voortdurend compliance-vereisten voor uw betalingscycli, die een geautomatiseerd systeem van de provider als onderdeel van de service kan afhandelen.
• Chargeback-processen bevatten soms aanvullende industriële vereisten, en sommige merchant of record-diensten beschikken over tools die deze gebieden aanpakken.

Er zijn ook gevallen waarin u mogelijk geen merchant of record nodig heeft:

• Verkopen vinden plaats in één land en blijven onder de lokale registratiedrempels.
• Lokale bedrijfsstructuren en compliance-teams beheren al de regelgeving in uw primaire markten.
• Het is belangrijk om volledige controle te behouden over de betalingservaring, klantgegevens en contractvoorwaarden.
• De kosten en processen van uw huidige belasting- en compliancepraktijken zijn al standaard binnen uw bedrijfsopzet.

Eén categorie is over het algemeen uitgesloten van het proces: niet-compliant bedrijven. Omdat de MoR de wettelijke verkoper wordt en de volledige aansprakelijkheid op zich neemt, beheert deze zijn eigen KYC en zal producten afwijzen – of het risico daarvan in de prijs verwerken – die het blootstellen aan juridische, reputatieschade of financiële schade. Als uw product binnen een beperkte of niet-conforme categorie valt, kan de beoordeling categoriespecifieke voorwaarden of een ander verwerkingstraject met zich meebrengen, en niet alleen een hoger tarief.

Een 'merchant of record'-regeling brengt bepaalde factoren met zich mee die het evalueren waard zijn, vooral bij het overwegen van de totale kosten en hoe het model aansluit bij uw bedrijfsstructuur of voorkeuren. Er zijn verschillende afwegingen ingebouwd in dit model die overwogen moeten worden:

1. U beheert de factureringsrelatie niet langer rechtstreeks. De provider is de verkoper. De manieren waarop facturatiegegevens, zoals klantbetaalgegevens, facturen of het facturatiecontract, worden gebruikt, kunnen afhangen van hoe de eigen systemen van de provider zijn ingesteld.
2. De naam van de provider zal vermeld staan op de afschriften van klanten. Voor sommige merken kan dit betekenen dat klanten af en toe contact opnemen met de ondersteuning als ze niet bekend zijn met de afschrijving.
3. Prijsflexibiliteit wordt begrensd door wat de facturatie-engine van de provider ondersteunt. Sommige providers ondersteunen mogelijk niet alle beschikbare factureringsmodellen, en de opties voor verregaand maatwerk verschillen per organisatie.
4. De totale kosten kunnen toenemen naarmate uw omzet schaalt. Anderzijds groeit uw eigen financiële of compliance-opzet mogelijk niet even hard mee, dus het vergelijken van opties kan helpen bij de besluitvorming.

Bij de planning is het nuttig om te onthouden dat migratie is niet gratis. Bedrijven die afstappen van een Merchant of Record-model kunnen te maken krijgen met veranderingen zoals belastingdetails, contracten en aanpassingen aan de facturatie. Als uw bedrijf voornamelijk binnen één regio opereert, al systemen heeft voor compliance, of specifieke controle wil over de facturatie, kan het gebruik van een betalingsdienstaanbieder met een belastingoplossing voordeliger zijn.

Het kiezen van de juiste merchant of record houdt meestal verband met de structuur en methoden van uw bedrijf, in plaats van met de totale omvang ervan. Een bedrijf dat één product aanbiedt en een onderneming die complexe softwaretransacties beheert, kunnen beide een merchant of record-model gebruiken, maar hun vereisten verschillen vaak. Het beoordelen van uw operationele behoeften voordat u de opties van providers onderzoekt, kan helpen bij het organiseren van uw zoektocht.

De belangrijkste vergelijkingsgebieden tussen Merchant of Record-aanbieders verschuiven doorgaans niet, zelfs als de behoeften van een bedrijf veranderen. De meeste aanbieders kunnen worden vergeleken aan de hand van dezelfde set criteria, hieronder beschreven in deze gids.

Ongeacht de fase van uw bedrijf, zijn er dezelfde elf controlepunten die u kunt gebruiken om een Merchant of Record-aanbieder te evalueren. De volgende lijst is bedoeld om gebieden te identificeren die verschillen tussen aanbieders.

Wanneer u samenwerkt met een 'merchant of record', zijn er vaak transactiekosten en een vaste vergoeding; deze zijn bedoeld om de kosten te dekken van zaken zoals transactieverwerking, belastingen, fraudepreventie en geschillenbeslechting, alles onder één paraplu. Extra kosten kunnen in rekening worden gebracht in geval van valutawissel, het gebruik van specifieke betaalmethoden of het type uitbetalingsstructuur.

Bij aanbieders liggen de gepubliceerde tarieven meestal tussen ruwweg 5% en 10% per transactie, plus een vaste vergoeding per bestelling van ongeveer $0,35 tot $0,95, waarbij sommigen in plaats daarvan aangepaste prijzen offreren. De geadverteerde prijs is zelden het hele verhaal: verschillende aanbieders voegen kosten toe die pas verschijnen als u de kleine lettertjes leest — valutaconversieopslagen van 1–3,5% boven de marktkoers, extra kosten bovenop internationale transacties of transacties met alternatieve betaalmethoden, en in het geval van ten minste één grote aanbieder, een vast jaarlijks bedrag (rond de $150) dat in rekening wordt gebracht voor accounts onder een bepaalde jaarlijkse omzetdrempel. Bij het overwegen van kosten kan het nuttig zijn om te kijken welke tarieven specifieke zaken dekken, en om direct te vragen of een van deze van toepassing is op de grootte van uw account voordat u de algemene cijfers vergelijkt.

Het cijfer dat telt, is niet het tarief. Het is het tarief vergeleken met wat u anders zou betalen om hetzelfde werk zelf te doen.

Het is raadzaam om bij elke offerte die u vergelijkt naar twee aspecten te kijken: ten eerste, verhelderen welke diensten zijn gespecificeerd in het basistarief en welke als aanvullend worden gerekend. Ten tweede, is het ook belangrijk om vast te stellen op welk omzetniveau de kosten voor uitbestede en interne compliance overeenkomen, door de huidige bedrijfsvoering en uitgaven in kaart te brengen.

Ja, PayPro Global opereert als een merchant of record. Het bedrijf is sinds 2006 op de markt voor meer dan drieduizend bedrijven in software, SaaS en videogames.  

In de praktijk betekent dit het afhandelen van belastingverplichtingen in meer dan 13.000 rechtsgebieden, het mogelijk maken van betalingen met meer dan 70 methoden en 140 valuta's, en het faciliteren van verkopen in meer dan 200 landen. De status van PayPro omvat PCI DSS Level 1 Service Provider certificering. De dienstverlening ondersteunt meer dan 28 talen. Live factureringsondersteuning is 24 uur per dag beschikbaar en eenvoudig toegankelijk via verschillende kanalen, zoals live chat, telefoon, e-mail en een ticketsysteem. Bovendien krijgt u een toegewijde manager voor uw account.

Betalingsroutering gebruikt een AI-getraind trapsgewijs systeem om de acceptatiepercentages te verbeteren en niet-voltooide verkopen te herstellen, en abonnementsfacturering omvat maandelijkse of jaarlijkse abonnementen met handmatige, automatische of op aanvraag gebaseerde verlengingen.

Wat zijn voorbeelden van een merchant of record? 

U vindt een Merchant of Record overal waar een bedrijf goederen of diensten rechtstreeks aan klanten verkoopt en verantwoordelijk is voor de bijbehorende verplichtingen. Bijvoorbeeld, appstores die onafhankelijke apps verkopen, online platforms die games van andere studio's aanbieden, of dienstverleners die SaaS en software ondersteunen, maken allemaal gebruik van deze opzet. Bedrijven zoals PayPro Global nemen de Merchant of Record-taken op zich voor software, SaaS, videogames, plus vergelijkbare digitale producten.

Wat zijn de integratiemogelijkheden voor een Merchant of Record? 

Doorgaans bieden Merchant of Record-providers u drie manieren om dit in te richten: volledige API-koppelingen versturen transactiegegevens en ontvangen statusupdates in realtime; gehoste checkout-tools (u ziet misschien opties zoals web, mobiel, in-app, pop-ups of iFrames) stellen de provider in staat om bestellingen voor u te verwerken; en maatwerkintegraties werken als u unieke factureringsbehoeften heeft. Welke methode u kiest, hangt af van uw voorkeuren voor het beheren van het afrekenproces.

Hoe wordt u een Merchant of Record? 

Om een merchant of record te worden, moet u uw bedrijf registreren in alle vereiste markten, uw merchant accounts netwerk met de acquirers, voldoen aan alle belastingvereisten, inclusief registratie voor btw/GST/omzetbelasting waar van toepassing, PCI DSS-compliant zijn, en eventuele chargebacks afhandelen. Het is gebruikelijk voor de meeste softwarebedrijven om samen te werken met externe dienstverleners voor het afhandelen van dergelijke zaken.

Is Stripe een merchant of record? 

Dit verschilt per product. Bij een standaardintegratie is Stripe een betalingsdienstaanbieder – uw bedrijf blijft de wettelijke verkoper, verantwoordelijk voor belastingregistratie, afdracht en chargebacks. Stripe Managed Payments is de uitzondering: daar is Stripe de merchant of record, die indirecte belastingen in meer dan 80 landen dekt, maar alleen via Stripe Checkout en Payment Links. PayPro Global fungeert als merchant of record in meer dan 200 landen en 13.000+ belastingjurisdicties, en neemt naleving van belastingwetgeving het op zich voor elk checkout proces.

Wordt PayPal beschouwd als een merchant of record? 

Niet echt – PayPal wordt gebruikt als een betalingsverwerker in plaats van een merchant te zijn. Uw bedrijf wordt beschouwd als de verkoper; daarom betaalt u btw, GST en verkoopbelastingen, en voldoet u aan consumentenbeschermingswetten waar uw consumenten zich bevinden en niet waar u gevestigd bent. De checkout van PayPro Global vermeldt PayPal onder de meer dan 70 betaalmethoden, dus door te kiezen voor een MoR blijft de acceptatie van PayPal gehandhaafd.