¿Qué es un Merchant of Record (MoR)?

Un comerciante de registro, o MoR, es la entidad legal designada responsable de supervisar una transacción, lo que incluye el procesamiento de pagos, la aplicación y presentación de los impuestos requeridos, el cumplimiento de los estándares regulatorios y la organización del soporte para asuntos relacionados con la transacción. En esta modalidad, la empresa SaaS figura como la que ofrece el producto y mantiene su rol en los asuntos del cliente relacionados con las características del producto, mientras que el MoR es el titular de la transacción.

Un comerciante registrado, o MoR, es la entidad legal autorizada para vender bienes o servicios a un cliente y aceptar el pago por dicha venta. El MoR aparece en los documentos de la transacción y gestiona el procesamiento de pagos, así como los requisitos como impuestos, contracargos y la responsabilidad de cumplimiento que conlleva la transacción.

De esta definición se desprenden algunos detalles:

1. El comerciante registrado a menudo es diferente de la empresa que crea el producto. Cuando trabajas con un proveedor MoR, mantienes la responsabilidad del desarrollo de software, y el proveedor MoR opera como el vendedor legal.
2. El comerciante registrado es responsable de las funciones de cumplimiento. Por ejemplo, en casos en los que el impuesto de la compra de un cliente alemán no se calcula según lo requerido, cualquier consulta de las autoridades fiscales se dirige al MoR.
3. La información del comerciante registrado se muestra en el estado de cuenta del cliente. Este acuerdo refleja la asignación de responsabilidades e indica qué entidad está realizando la venta como merchant of record.

Un comerciante de registro controla todos los aspectos de la transacción que son necesarios para asegurar que la venta cumpla con las consideraciones legales y financieras pertinentes. Esto puede implicar la gestión de impuestos indirectos, pagos, fraudes y contracargos, y el cumplimiento de las certificaciones de seguridad.

Además del cumplimiento normativo, un MoR establece procedimientos para gestionar pagos cuando las transacciones no se completan según lo previsto, por ejemplo, si un sistema de revisión rechaza una transacción fuera de los patrones habituales. En lugar de rechazar automáticamente todas esas transacciones, un MoR puede revisar pedidos, reintentar pagos o verificar información cuando sea relevante. Estos recuperación de ingresos se utilizan procedimientos para abordar los rechazos de pago y detallar los pasos para cualquier seguimiento requerido con los clientes.

El modelo de comerciante registrado se basa en un proceso de dos pasos. Primero, su negocio proporciona bienes o servicios al MoR a un precio mayorista. Luego, el MoR facilita la venta minorista al cliente final. El cliente interactúa con esta transacción minorista, y la responsabilidad de los impuestos y el cumplimiento normativo pasa al MoR.

1. Al finalizar la compra, las acciones del cliente se gestionan bajo la estructura legal del MoR.
2. La transacción se realiza bajo el nombre del MoR. El acuerdo es directo entre el proveedor y el cliente, lo que lleva a que el nombre del MoR aparezca en recibos y extractos bancarios.
3. Los impuestos se calculan según la ubicación de facturación del cliente, utilizando las tasas locales aplicables, y se añade en el momento de la compra. Esto puede tomar la forma de VAT en la UE y el Reino Unido, impuestos estatales y impuesto sobre ventas local en EE. UU.
4. El MoR se encarga de recopilar los documentos fiscales requeridos y de realizar los pagos a las autoridades pertinentes.
5. Los ingresos netos se pagan. Recibes ingresos netos de impuestos, tarifas y reembolsos, según el calendario de pagos del proveedor.

Este sistema permite al MoR realizar operaciones en lugares donde el negocio SaaS no tiene estatus legal, – el proveedor ya cuenta con uno, lo que le evita la necesidad de establecer entidades locales. Al trabajar con bancos locales, el MoR adopta los procedimientos típicos de cada área y gestiona los pagos en las monedas estándar de la región, por lo que sus tasas de aprobación generalmente mejorarán.

Una proveedor de servicios de pago transfiere dinero del cliente al negocio, mientras que el merchant of record también asume la responsabilidad y cualquier otra obligación relacionada. El merchant of record realiza todo el trabajo y asume toda la responsabilidad, lo que incluye impuestos, contracargos y otros estándares de cumplimiento.

Una facilitador de pagos organiza para que su negocio funcione como un subcomerciante bajo su cuenta, para que pueda empezar a aceptar pagos una vez que se complete la configuración estándar. Por el contrario, un comerciante oficial (Merchant of Record) actúa como el vendedor para todas las transacciones y asume los roles legales y financieros que conlleva. Con un PayFac, su negocio sigue siendo responsable de gestionar los asuntos fiscales y de cumplimiento, mientras que un comerciante oficial (Merchant of Record) asume estas obligaciones en su lugar.

Cuando se trata de contratos de venta, el vendedor registrado es simplemente la entidad nombrada como vendedora – la parte a la que el cliente le está realizando su compra, legalmente hablando. Por el contrario, el comerciante registrado es responsable de procesar el pago y de gestionar obligaciones como el cálculo de impuestos y el cumplimiento normativo asociados a la transacción. A veces, un proveedor de comerciante registrado maneja tanto los roles de vendedor registrado como de comerciante registrado, aunque esa no es una regla universal. Siempre es una buena idea identificar qué rol asume su proveedor en su configuración para evaluar con precisión qué impuestos o responsabilidades aún podrían recaer en usted.

Esta pregunta surge cuando vende bienes en línea a través de fronteras y le gustaría tener alternativas fáciles de implementar en lo que respecta a la tributación indirecta. De hecho, lo que importa es cuántas jurisdicciones fiscales hay que gestionar, no el tamaño de su negocio.

• Estás vendiendo en la UE, el Reino Unido o varios estados de EE. UU. y no tienes entidades legales allí.
• Tu empresa adquiere responsabilidades de impuestos sobre las ventas en otras regiones, especialmente si esas áreas gestionan los impuestos de manera diferente a tu país de origen.
• Tu negocio no tiene un equipo separado enfocado en impuestos y cumplimiento normativo, y añadir uno tiene un coste comparable al servicio de un MoR.
• Si vendes suscripciones, existen requisitos de cumplimiento constantes para tus ciclos de pago, los cuales un sistema automatizado proporcionado por el proveedor puede gestionar por su parte como parte del servicio.
• Los procesos de contracargo a veces contienen requisitos industriales adicionales, y algunos servicios de merchant of record tienen herramientas que abordan estas áreas.

También hay casos en los que quizás no necesites un merchant of record:

• Las ventas se realizan en un solo país y se mantienen por debajo de los umbrales de registro locales.
• Las estructuras corporativas locales y los equipos de cumplimiento ya gestionan las regulaciones en sus mercados primarios.
• Es importante mantener todo el control sobre la experiencia de pago, los datos del cliente y los términos del contrato.
• Los costos y procesos de sus prácticas actuales de impuestos y cumplimiento ya son estándar dentro de su configuración empresarial.

Una categoría generalmente se excluye del proceso: las empresas no conformes. Debido a que el MoR se convierte en el vendedor legal y asume la responsabilidad total, gestiona sus propios KYC y rechazará – o incluirá el riesgo en el precio de – productos que lo expongan a daños legales, reputacionales o financieros. Si su producto cae dentro de una categoría restringida o no conforme, la revisión puede implicar términos específicos de la categoría o una ruta de procesamiento diferente, no solo una tarifa más alta.

Un acuerdo de Merchant of Record presenta ciertos factores que vale la pena evaluar, particularmente al considerar los costos generales y cómo el modelo se ajusta a tu marco de negocio o preferencias. Hay varias contrapartidas inherentes a este modelo que deben considerarse:

1. Ya no gestionas directamente la relación de facturación. El proveedor es el vendedor. Las formas de utilizar la información de facturación, como los datos de pago del cliente, las facturas o el contrato de facturación, pueden seguir la configuración de los propios sistemas del proveedor.
2. El nombre del proveedor figurará en los estados de cuenta de los clientes. Para algunas marcas, esto puede significar que los clientes ocasionalmente se pongan en contacto con soporte si no están familiarizados con el cargo.
3. La flexibilidad de precios está limitada por lo que soporta el motor de facturación del proveedor. Algunos proveedores puede que no admitan todos los modelos de facturación disponibles, y las opciones de personalización profunda difieren entre organizaciones.
4. El costo total puede crecer a medida que sus ingresos escalan. Alternativamente, tener su propia configuración financiera o de cumplimiento puede que no crezca tanto, por lo que comparar opciones puede ayudar en la toma de decisiones.

Durante la planificación, es útil recordar que migración no es gratuito. Las empresas que se alejan de un modelo de Merchant of Record pueden experimentar cambios como detalles fiscales, contratos y ajustes en la facturación. Si su negocio opera principalmente dentro de una región, ya cuenta con sistemas para el cumplimiento normativo o desea un control particular sobre la facturación, utilizar un proveedor de servicios de pago con una solución fiscal podría resultar más económico.

La selección de un comerciante registrado adecuado suele estar relacionada con la estructura y los métodos de su negocio, más que con su tamaño general. Una empresa que ofrece un solo producto y una corporación que supervisa transacciones de software complejas pueden utilizar un modelo de comerciante registrado, pero sus requisitos a menudo difieren. Revisar sus necesidades operativas antes de examinar las opciones de los proveedores puede ayudar a organizar su búsqueda.

Las principales áreas de comparación entre proveedores de Merchant of Record no suelen cambiar, incluso cuando las necesidades de un negocio cambian. La mayoría de los proveedores pueden compararse utilizando el mismo conjunto de criterios, descritos a continuación en esta guía.

No importa la etapa de tu negocio, existen las mismas once comprobaciones que puedes usar para evaluar a un proveedor de Merchant of Record. La siguiente lista está diseñada para identificar áreas que difieren entre proveedores.

Al trabajar con un comerciante de registro, a menudo hay tarifas de transacción y una tarifa fija; estas están destinadas a cubrir el costo de elementos como el procesamiento de transacciones, los impuestos, la prevención de fraude y la resolución de disputas, todo bajo un mismo paraguas. Se pueden incurrir en tarifas adicionales en caso de cambio de divisa, el uso de tipos de pago específicos o el tipo de estructura de pago.

Entre los proveedores, las tarifas publicadas suelen oscilar entre aproximadamente el 5% y el 10% por transacción, más una comisión fija por pedido de alrededor de $0.35 a $0.95, y algunos ofrecen precios personalizados en su lugar. La tarifa nominal rara vez es la historia completa: varios proveedores añaden cargos que no aparecen hasta que se lee la letra pequeña — recargos por conversión de divisa del 1 al 3.5% por encima del tipo de cambio del mercado, tasas adicionales aplicadas a transacciones internacionales o con métodos de pago alternativos, y en el caso de al menos un proveedor importante, una tarifa anual fija (alrededor de $150) cobrada a cuentas por debajo de un cierto umbral de ingresos anuales. Al considerar los costos, puede ser útil ver qué tarifas cubren cosas específicas y preguntar directamente si alguna de estas se aplica al tamaño de su cuenta antes de comparar las cifras principales.

El número que importa no es la tarifa. Es la tarifa comparada con lo que pagarías de otro modo por hacer el mismo trabajo tú mismo.

Es beneficioso analizar dos aspectos en cada presupuesto que compares: primero, clarificar qué servicios están especificados en la tarifa principal y cuáles podrían considerarse adicionales. Segundo, también puede ser importante observar en qué nivel de ingresos se alinean los costos de cumplimiento externos e internos, mapeando las operaciones y gastos actuales.

Sí, PayPro Global opera como comerciante registrado. La compañía ha estado en el mercado desde 2006 para más de tres mil empresas de software, SaaS y videojuegos.  

En la práctica, esto significa gestionar las obligaciones fiscales en más de 13.000 jurisdicciones, permitiendo pagos con más de 70 métodos y más de 140 monedas, y posibilitando ventas en más de 200 países. El estado de PayPro incluye la certificación PCI DSS Nivel 1 de Proveedor de Servicios. La operación soporta más de 28 idiomas. El soporte de facturación en vivo funciona las 24 horas y es fácilmente accesible a través de varios canales como chat en vivo, teléfono, correo electrónico y un sistema de tickets. Además, obtendrá un gestor dedicado para su cuenta.

El enrutamiento de pagos utiliza un sistema en cascada entrenado con IA para mejorar las tasas de aceptación y recuperar las ventas no completadas, y facturación por suscripción cubre planes mensuales o anuales con renovaciones manuales, automáticas o bajo demanda.

¿Cuáles son ejemplos de un comerciante registrado? 

Encontrará un merchant of record dondequiera que una empresa venda bienes o servicios directamente a los clientes y sea responsable de las obligaciones relacionadas. Por ejemplo, las tiendas de aplicaciones que venden apps independientes, las plataformas en línea que listan juegos de otros estudios, o los proveedores de servicios que dan soporte a SaaS y software, todos utilizan este modelo. Empresas como PayPro Global se encargan de las responsabilidades de merchant of record para software, SaaS, videojuegos, además de artículos digitales similares.

¿Cuáles son las opciones de integración para un comerciante de registro? 

Normalmente, los proveedores de merchant of record le ofrecen tres formas de configuración: las conexiones API completas envían los detalles de las transacciones y reciben actualizaciones de estado en tiempo real; las herramientas de pago alojadas (puede ver opciones como web, móvil, en la aplicación, ventanas emergentes o iFrames) permiten al proveedor procesar los pedidos por usted; y las integraciones personalizadas funcionan si tiene necesidades de facturación únicas. El método que elija dependerá de sus preferencias para gestionar el proceso de pago.

¿Cómo se convierte en un merchant of record? 

Para convertirte en un comerciante registrado, tendrás que registrar tu negocio en todos los mercados requeridos, obtener tu cuentas mercantiles red con los adquirentes, cumplir con todos los requisitos fiscales, incluyendo el registro de IVA/GST/impuesto sobre ventas donde sea aplicable, cumplir con la normativa PCI DSS y gestionar cualquier contracargo. Es una práctica común para la mayoría de las empresas de software asociarse con proveedores de servicios de terceros para manejar estos asuntos.

¿Es Stripe un comerciante registrado? 

Esto varía según el producto. En una integración estándar, Stripe es un proveedor de servicios de pago – su negocio sigue siendo el vendedor legal, responsable del registro fiscal, la remesa y los contracargos. Stripe Managed Payments es la excepción: allí Stripe es el comerciante registrado, cubriendo impuestos indirectos en más de 80 países, pero solo a través de Stripe Checkout y Payment Links. PayPro Global actúa como comerciante registrado en más de 200 países y 13,000+ jurisdicciones fiscales, asumiendo cumplimiento fiscal en cualquier flujo de pago.

¿Se considera a PayPal un comerciante registrado? 

En realidad no – PayPal se utiliza como un procesador de pagos en lugar de ser un comerciante. Su negocio se considera el vendedor; por lo tanto, usted paga el IVA, el GST y los impuestos sobre las ventas, y cumple con las leyes de protección al consumidor donde se encuentran sus consumidores y no donde usted está situado. La pasarela de pago de PayPro Global incluye a PayPal entre sus más de 70 métodos de pago, por lo que optar por un MoR mantiene la aceptación de PayPal.