Ce este un Merchant of Record (MoR)?

Un Merchant of Record, sau MoR, este entitatea juridică desemnată responsabilă cu supravegherea unei tranzacții – acoperind procesarea plăților, aplicarea și înregistrarea impozitelor și taxelor necesare, respectarea standardelor de reglementare și organizarea asistenței pentru chestiuni legate de tranzacție. În acest aranjament, afacerea SaaS este listată ca oferind produsul și își menține rolul în chestiunile legate de clienți referitoare la caracteristicile produsului, în timp ce MoR deține tranzacția.

Un merchant of record, sau MoR, este entitatea juridică autorizată să vândă bunuri sau servicii unui client și să accepte plata pentru acea vânzare. MoR-ul apare pe documentele tranzacției și gestionează procesarea plăților, precum și cerințe precum taxe, chargeback-uri și responsabilitatea de conformitate care vin odată cu tranzacția.

Din această definiție reies câteva detalii:

1. Merchant of record-ul este adesea diferit de compania care creează produsul. Atunci când lucrați cu un furnizor MoR, vă mențineți responsabilitatea pentru dezvoltarea software-ului, iar furnizorul MoR operează ca vânzător legal.
2. Merchant of Record este responsabil pentru funcțiile de conformitate. De exemplu, în cazurile în care taxa dintr-o achiziție a unui client german nu este calculată conform cerințelor, orice întrebări din partea autorităților fiscale sunt adresate către MoR.
3. Informațiile Merchant of Record-ului sunt afișate pe extrasul de cont al clientului. Acest aranjament reflectă alocarea responsabilităților și indică ce entitate efectuează vânzarea în calitate de comerciant înregistrat.

Un comerciant înregistrat controlează toate aspectele tranzacției care sunt necesare pentru a asigura că vânzarea respectă considerațiile legale și financiare relevante. Aceasta poate implica gestionarea taxelor indirecte, a plăților, a fraudei și a refuzurilor de plată, precum și conformitatea cu certificările de securitate.

Pe lângă conformitate, un MoR stabilește proceduri pentru gestionarea plăților atunci când tranzacțiile nu sunt finalizate conform planului, de exemplu, dacă un sistem de revizuire respinge o tranzacție în afara tiparelor obișnuite. În loc să respingă automat toate astfel de tranzacții, un MoR poate revizui comenzile, reîncerca plățile sau verifica informațiile atunci când este relevant. Aceste recuperarea veniturilor proceduri sunt utilizate pentru a aborda refuzurile de plată și a schița pașii pentru orice urmărire necesară cu clienții.

Modelul de comerciant înregistrat se axează pe un proces în două etape. În primul rând, afacerea dumneavoastră furnizează bunuri sau servicii către MoR la un preț angro. MoR-ul facilitează apoi vânzarea cu amănuntul către clientul final. Clientul interacționează cu această tranzacție de vânzare cu amănuntul, iar responsabilitatea pentru taxe și conformitate trece la MoR.

1. La finalizarea comenzii, acțiunile clientului sunt gestionate sub structura legală a MoR-ului.
2. Tranzacția este efectuată în numele MoR-ului. Aranjamentul este direct între furnizor și client, ceea ce duce la listarea numelui MoR-ului pe chitanțe și extrase de cont.
3. Taxa este calculată în funcție de locația de facturare a clientului, utilizând ratele locale aplicabile și este adăugată în momentul achiziției. Aceasta poate lua forma TVA-ului în UE și Marea Britanie, precum și a taxei pe vânzări de stat și locale în SUA.
4. MoR-ul este responsabil de întocmirea documentelor fiscale necesare și efectuarea plăților către autoritățile relevante.
5. Venitul net este plătit. Primiți veniturile nete de taxe, comisioane și rambursări, conform programului de plată al furnizorului.

Acest sistem permite MoR să efectueze operațiuni în locuri unde afacerea SaaS nu are statut juridic – furnizorul are deja unul, astfel încât evitați înființarea de entități locale. Lucrând cu bănci locale, MoR adoptă procedurile tipice pentru fiecare zonă și gestionează plățile în monedele standard ale regiunii, astfel, ratele dvs. de aprobare se vor îmbunătăți, în general.

A furnizor de servicii de plată transferă bani de la client către afacere, în timp ce comerciantul înregistrat (merchant of record) își asumă și răspunderea și orice alte sarcini conexe. Comerciantul înregistrat efectuează toate operațiunile și poartă întreaga responsabilitate, ce include taxe, anulări de plată (chargeback-uri) și alte standarde de conformitate.

A facilitator de plăți aranjează ca afacerea dumneavoastră să funcționeze ca un sub-comerciant sub contul său, astfel încât să puteți începe să acceptați plăți odată ce configurarea standard este finalizată. În contrast, un merchant of record acționează ca vânzător pentru toate tranzacțiile și își asumă rolurile legale și financiare aferente. Cu un PayFac, afacerea dumneavoastră rămâne responsabilă pentru gestionarea aspectelor fiscale și de conformitate, în timp ce un merchant of record își asumă aceste obligații în locul dumneavoastră.

Când vine vorba de contractele de vânzare, vânzătorul înregistrat este pur și simplu entitatea denumită ca vânzător – partea de la care clientul face achiziția, din punct de vedere legal. Prin contrast, comerciantul de înregistrare este responsabil pentru procesarea plății și gestionează obligații precum calculul taxelor și conformitatea asociate tranzacției. Uneori, un furnizor de comerciant de înregistrare gestionează atât rolurile de vânzător înregistrat, cât și pe cele de comerciant de înregistrare, deși aceasta nu este o regulă universală. Este întotdeauna o idee bună să identificați ce rol își asumă furnizorul dumneavoastră în configurația dvs. pentru a evalua cu exactitate ce taxe sau responsabilități vă pot reveni în continuare.

Această întrebare apare atunci când vindeți bunuri online transfrontalier și doriți să aveți alternative ușor de implementat privind impozitarea indirectă. De fapt, ceea ce contează este numărul de jurisdicții fiscale cu care trebuie să vă ocupați, nu dimensiunea afacerii dumneavoastră.

• Vindeți în UE, în Regatul Unit sau în mai multe state din SUA și nu aveți entități juridice acolo.
• Compania dumneavoastră dezvoltă responsabilități privind taxele de vânzări în alte regiuni, mai ales dacă acele zone gestionează taxele diferit față de țara dumneavoastră de origine.
• Afacerea dumneavoastră nu are o echipă separată axată pe taxe și conformitate, iar adăugarea uneia este comparabilă ca și cost cu serviciul unui MoR.
• Dacă vindeți abonamente, există cerințe constante de conformitate pentru ciclurile dumneavoastră de plată, pe care un sistem automatizat oferit de furnizor le poate gestiona din partea sa ca parte a serviciului.
• Procesele de refuz de plată (chargeback) conțin uneori cerințe suplimentare specifice industriei, iar unele servicii de merchant of record dispun de instrumente care abordează aceste aspecte.

Există și cazuri în care s-ar putea să nu aveți nevoie de un merchant of record:

• Vânzările sunt efectuate într-o singură țară și rămân sub pragurile locale de înregistrare.
• Structurile corporative locale și echipele de conformitate gestionează deja reglementările pe piețele dumneavoastră principale.
• Este important să mențineți controlul complet asupra experienței de plată, datelor clienților și termenilor contractuali.
• Costurile și procesele practicilor dumneavoastră actuale de taxe și conformitate sunt deja standard în cadrul configurației dumneavoastră de afaceri.

O categorie este, în general, exclusă din proces: companiile neconforme. Deoarece MoR devine vânzătorul legal și își asumă întreaga responsabilitate, își gestionează propriul KYC și va refuza – sau va include în preț riscul de – produse care o expun la prejudicii legale, de reputație sau financiare. Dacă produsul dvs. se încadrează într-o categorie restricționată sau neconformă, evaluarea poate implica termeni specifici categoriei sau un proces de prelucrare diferit, nu doar o rată mai mare.

Un aranjament de tip comerciant înregistrat prezintă anumiți factori care merită evaluați, în special atunci când se iau în considerare costurile generale și modul în care modelul se potrivește cu cadrul sau preferințele afacerii dumneavoastră. Există mai multe compromisuri inerente acestui model care ar trebui luate în considerare:

1. Nu mai gestionați direct relația de facturare. Furnizorul este vânzătorul. Modalitățile de utilizare a informațiilor de facturare, cum ar fi datele de plată ale clienților, facturile sau contractul de facturare, pot urma modul în care sunt configurate propriile sisteme ale furnizorului.
2. Numele furnizorului va fi listat pe extrasele clienților. Pentru anumite branduri, acest lucru poate însemna că clienții contactează ocazional asistența dacă nu sunt familiarizați cu tranzacția.
3. Flexibilitatea tarifară este limitată de ceea ce suportă motorul de facturare al furnizorului. Unii furnizori s-ar putea să nu suporte toate modelele de facturare disponibile, iar opțiunile pentru personalizare profundă diferă între organizații.
4. Costul total poate crește pe măsură ce veniturile dumneavoastră se scalează. Alternativ, o configurație financiară sau de conformitate proprie s-ar putea să nu crească la fel de mult, așa că o comparare a opțiunilor poate ajuta la luarea deciziilor.

În timpul planificării, este util de reținut că migrare nu este lipsit de costuri. Companiile care renunță la un model de merchant of record pot gestiona modificări precum detalii fiscale, contracte și ajustări la facturare. Dacă afacerea dumneavoastră operează în principal într-o singură regiune, are deja sisteme implementate pentru conformitate sau dorește un control anume asupra facturării, utilizarea unui furnizor de servicii de plată cu o soluție fiscală ar putea fi mai ieftină.

Alegerea unui Merchant of Record potrivit se raportează, de obicei, la structura și metodele afacerii dumneavoastră, mai degrabă decât la dimensiunea sa generală. O companie care oferă un singur produs și o întreprindere care supraveghează tranzacții complexe de software pot utiliza ambele un model de Merchant of Record, dar cerințele lor diferă adesea. Revizuirea nevoilor dumneavoastră operaționale înainte de a examina opțiunile furnizorilor vă poate ajuta să vă organizați căutarea.

Principalele domenii de comparație între furnizorii de merchant of record nu se modifică de obicei, chiar și atunci când nevoile unei afaceri se schimbă. Majoritatea furnizorilor pot fi comparați utilizând același set de criterii, descris mai jos în acest ghid.

Indiferent de stadiul afacerii tale, există aceleași unsprezece verificări pe care le poți folosi pentru a evalua un furnizor de merchant of record. Următoarea listă este concepută pentru a identifica ariile care diferă între furnizori.

Atunci când se lucrează cu un merchant of record, există adesea comisioane de tranzacție și o taxă fixă; acestea sunt menite să acopere costul unor lucruri precum procesarea tranzacțiilor, taxele, prevenirea fraudei și soluționarea disputelor, toate sub o singură umbrelă. Se pot aplica comisioane suplimentare în cazul schimbului valutar, utilizării unor tipuri specifice de plată sau a tipului de structură de plată.

La nivelul furnizorilor, tarifele publicate variază, de obicei, de la aproximativ 5% la 10% per tranzacție, plus o taxă fixă per comandă de aproximativ $0,35 până la $0,95, unii oferind, în schimb, prețuri personalizate. Rata afișată este rareori povestea completă: mai mulți furnizori adaugă costuri care nu apar decât după ce citești literele mici — marje de conversie valutară de 1-3,5% peste rata de piață, comisioane suplimentare aplicate tranzacțiilor internaționale sau celor efectuate prin metode alternative de plată, iar în cazul cel puțin unui furnizor major, o taxă anuală fixă (în jur de 150 USD) percepută conturilor sub un anumit prag de venit anual. Atunci când luați în considerare costurile, poate fi util să analizați ce acoperă anumite tarife și să întrebați direct dacă vreunul dintre acestea se aplică dimensiunii contului dumneavoastră înainte de a compara cifrele generale.

Cifra care contează nu este tariful. Este tariful comparat cu ceea ce ați plăti în alt mod pentru a face aceeași muncă dumneavoastră înșivă.

Este benefic să analizezi două aspecte în fiecare ofertă pe care o compari: în primul rând, clarifică ce servicii sunt specificate în tariful principal și care ar putea fi considerate suplimentare. În al doilea rând, poate fi, de asemenea, important să observi la ce nivel de venituri se aliniază costurile de conformitate externalizate și cele interne, prin cartografierea operațiunilor și cheltuielilor curente.

Da, PayPro Global operează ca un merchant of record. Compania este pe piață din 2006, deservind peste trei mii de companii din domeniile software, SaaS și jocuri video.  

Concret, acest lucru înseamnă gestionarea obligațiilor fiscale în peste 13.000 de jurisdicții, permițând plata prin peste 70 de metode și în peste 140 de monede, și facilitând vânzările în peste 200 de țări. Statutul PayPro include certificarea PCI DSS Nivel 1 ca furnizor de servicii. Serviciul suportă peste 28 de limbi. Asistența live pentru facturare este disponibilă non-stop și este ușor accesibilă prin diverse canale, cum ar fi chat live, telefon, e-mail și un sistem de ticketing. De asemenea, beneficiezi de un manager dedicat pentru contul tău.

Rutarea plăților utilizează un sistem cascadă antrenat cu IA pentru a îmbunătăți ratele de acceptare și a recupera vânzările nefinalizate, și facturare prin abonament acoperă planuri lunare sau anuale cu reînnoiri manuale, automate sau la cerere.

Care sunt exemple de comerciant înregistrat? 

Veți găsi un comerciant de înregistrare oriunde o companie vinde bunuri sau servicii direct clienților și este responsabilă pentru obligațiile aferente. De exemplu, magazinele de aplicații care vând aplicații independente, platformele online care listează jocurile altor studiouri sau furnizorii de servicii care susțin SaaS și software, toate folosesc acest model. Companii precum PayPro Global îndeplinesc rolul de comerciant de înregistrare pentru software, SaaS, jocuri video, plus articole digitale similare.

Care sunt opțiunile de integrare pentru un Merchant of Record? 

De obicei, furnizorii de Merchant of Record vă oferă trei modalități de configurare: conexiunile API complete trimit detaliile tranzacțiilor și primesc actualizări de stare în timp real; instrumentele de checkout găzduite (puteți vedea opțiuni precum web, mobil, în aplicație, pop-up-uri sau iFrame-uri) permit furnizorului să proceseze comenzile pentru dvs.; iar integrările personalizate funcționează dacă aveți nevoi unice de facturare. Metoda pe care o alegeți depinde doar de preferințele dvs. pentru gestionarea procesului de checkout.

Cum devii un Merchant of Record? 

Pentru a deveni un Merchant of Record, va trebui să îți înregistrezi afacerea pe toate piețele necesare, să îți stabilești conturi comerciale rețeaua cu achizitorii, să respecți toate cerințele fiscale, inclusiv înregistrarea pentru TVA/GST/taxa pe vânzări, acolo unde este cazul, să fii conform cu standardele PCI DSS și să gestionezi orice refuz de plată. Este o practică obișnuită pentru majoritatea firmelor de software să colaboreze cu furnizori de servicii terți pentru gestionarea acestor aspecte.

Este Stripe un Merchant of Record? 

Acest lucru variază în funcție de produs. Într-o integrare standard, Stripe este un furnizor de servicii de plată – afacerea dumneavoastră rămâne vânzătorul legal, responsabil pentru înregistrarea fiscală, plata impozitelor și chargebacks. Stripe Managed Payments este excepția: acolo Stripe este merchant of record, acoperind impozitele indirecte în peste 80 de țări, dar numai prin Stripe Checkout și Payment Links. PayPro Global acționează ca merchant of record în peste 200 de țări și peste 13.000 de jurisdicții fiscale, asumându-și conformitatea fiscală responsabilitatea pe orice flux de checkout.

Este PayPal considerat un comerciant înregistrat? 

Nu chiar – PayPal este utilizat ca un procesator de plăți în loc să fie un comerciant. Afacerea dumneavoastră este considerată vânzătorul; prin urmare, plătiți TVA, GST și taxe de vânzare și respectați legile privind protecția consumatorilor acolo unde se află consumatorii dumneavoastră și nu acolo unde sunteți situat. Checkout-ul PayPro Global listează PayPal printre cele peste 70 de metode de plată, așa că optarea pentru un MoR menține acceptarea PayPal.