O que é um Merchant of Record (MoR)?

Um merchant of record, ou MoR, é a entidade legal designada responsável por supervisionar uma transação – cobrindo o processamento de pagamentos, aplicando e declarando os impostos exigidos, seguindo os padrões regulatórios e organizando o suporte para questões relacionadas à transação. Neste arranjo, o negócio SaaS é listado como ofertante do produto e mantém seu papel em assuntos de clientes relacionados aos recursos do produto, enquanto o MoR é o responsável pela transação.

Um Merchant of Record, ou MoR, é a entidade legal autorizada a vender bens ou serviços a um cliente e a aceitar o pagamento por essa venda. O MoR aparece nos documentos da transação e gerencia o processamento de pagamentos, bem como requisitos como impostos, chargebacks e a responsabilidade de conformidade que acompanham a transação.

Alguns detalhes decorrem desta definição:

1. O Merchant of Record muitas vezes é diferente da empresa que cria o produto. Ao trabalhar com um provedor MoR, você mantém a responsabilidade pelo desenvolvimento de software, e o provedor MoR atua como o vendedor legal.
2. O Merchant of Record é responsável pelas funções de compliance. Por exemplo, em casos em que o imposto de uma compra de um cliente alemão não for calculado conforme exigido, quaisquer questionamentos das autoridades fiscais são direcionados ao MoR.
3. As informações do Merchant of Record aparecem no extrato financeiro do cliente. Este arranjo reflete a alocação de responsabilidades e indica qual entidade está conduzindo a venda como o merchant of record.

Um merchant of record controla todos os aspectos da transação que são necessários para garantir que a venda esteja em conformidade com as considerações legais e financeiras relevantes. Isso pode envolver a gestão de impostos indiretos, pagamentos, fraudes e estornos, e a conformidade com certificações de segurança.

Além da conformidade, um MoR estabelece procedimentos para lidar com pagamentos quando as transações não são concluídas conforme o planejado, por exemplo, se um sistema de revisão rejeitar uma transação fora dos padrões habituais. Em vez de rejeitar automaticamente todas essas transações, um MoR pode revisar pedidos, tentar pagamentos novamente ou verificar informações quando relevante. Estas recuperação de receita procedimentos são usados para lidar com recusas de pagamento e delinear etapas para qualquer acompanhamento necessário com os clientes.

O modelo de Merchant of Record baseia-se em um processo de duas etapas. Primeiro, sua empresa fornece bens ou serviços ao MoR a um preço de atacado. O MoR então facilita a venda no varejo para o cliente final. O cliente interage com esta transação de varejo, e a responsabilidade por impostos e conformidade passa para o MoR.

1. No checkout, as ações do cliente são gerenciadas sob a estrutura jurídica do MoR.
2. A transação é realizada em nome do MoR. O acordo é direto entre o provedor e o cliente, levando o nome do MoR a ser listado em recibos e extratos bancários.
3. O imposto é calculado de acordo com a localização de faturamento do cliente, usando as taxas locais aplicáveis, e é adicionado no momento da compra. Isso pode assumir a forma de IVA na UE e no Reino Unido, imposto estadual e imposto de vendas local nos EUA.
4. O MoR é responsável por compilar os documentos fiscais exigidos e fazer pagamentos às autoridades competentes.
5. A receita líquida é repassada. Você recebe a receita líquida de impostos, taxas e reembolsos, de acordo com o cronograma de pagamento do provedor.

Este sistema permite que o MoR realize operações em locais onde o negócio SaaS não possui status legal – o provedor já tem um, assim você evita a criação de entidades locais. Ao trabalhar com bancos locais, o MoR adota procedimentos típicos para cada área e gerencia pagamentos nas moedas padrão da região, para que suas taxas de aprovação geralmente melhorem.

Um(a) prestador de serviços de pagamento transfere dinheiro do cliente para a empresa, enquanto o merchant of record também assume a responsabilidade e quaisquer outros deveres relacionados. O merchant of record faz todo o trabalho e assume toda a responsabilidade, o que inclui impostos, estornos e outros padrões de conformidade.

Um(a) facilitador de pagamentos permite que sua empresa funcione como um subcomerciante sob sua conta, para que você possa começar a aceitar pagamentos assim que a configuração padrão for concluída. Em contraste, um merchant of record atua como o vendedor para todas as transações e assume os papéis legais e financeiros que vêm com isso. Com um PayFac, sua empresa permanece responsável por gerenciar questões fiscais e de conformidade, enquanto um merchant of record assume essas obrigações em vez disso.

Quando se trata de contratos de venda, o seller of record é simplesmente a entidade nomeada como vendedora — a parte de quem o cliente está realizando sua compra, legalmente falando. Em contrapartida, o merchant of record é responsável por processar o pagamento e gerencia obrigações como cálculo de impostos e conformidade associadas à transação. Às vezes, um provedor de merchant of record desempenha tanto os papéis de seller of record quanto de merchant of record, embora essa não seja uma regra universal. É sempre uma boa ideia identificar qual papel seu provedor assume em sua configuração para avaliar com precisão quais impostos ou responsabilidades ainda podem recair sobre você.

Esta pergunta surge quando você vende bens online transfronteiriços e gostaria de ter alternativas de fácil implementação em relação à tributação indireta. Na verdade, o que importa é quantas jurisdições fiscais há para lidar, e não o tamanho da sua empresa.

• Você vende na UE, no Reino Unido ou em vários estados dos EUA e não possui entidades jurídicas nesses locais.
• Sua empresa passa a ter responsabilidades fiscais em outras regiões, especialmente se essas áreas gerenciam impostos de forma diferente do seu país de origem.
• Sua empresa não possui uma equipe separada focada em impostos e conformidade, e adicionar uma é comparável em custo ao serviço de um MoR.
• Se você vende assinaturas, há requisitos de conformidade constantes para seus ciclos de pagamento, os quais um sistema automatizado fornecido pelo provedor pode gerenciar do lado deles como parte do serviço.
• Os processos de estorno às vezes contêm requisitos adicionais do setor, e alguns serviços de comerciante de registro possuem ferramentas que abordam essas áreas.

Há também casos em que você pode não precisar de um comerciante de registro:

• As vendas são realizadas em um país e permanecem abaixo dos limites de registro locais.
• Estruturas corporativas locais e equipes de compliance já gerenciam regulamentações em seus mercados primários.
• É importante manter todo o controle sobre a experiência de pagamento, os dados do cliente e os termos do contrato.
• Os custos e processos de suas práticas atuais de impostos e conformidade já são padrão dentro da sua configuração de negócios.

Uma categoria é geralmente excluída do processo: negócios não-conformes. Como o MoR se torna o vendedor legal e assume total responsabilidade, ele opera o seu próprio KYC e recusará – ou incluirá o risco no preço de – produtos que a exponham a danos legais, reputacionais ou financeiros. Se o seu produto se enquadrar em uma categoria restrita ou não-conforme, a análise pode envolver termos específicos da categoria ou um caminho de processamento diferente, não apenas uma taxa mais alta.

Um arranjo de merchant of record apresenta certos fatores que merecem ser avaliados, particularmente ao considerar os custos totais e como o modelo se alinha com a estrutura ou preferências do seu negócio. Existem várias compensações inerentes a este modelo que devem ser consideradas:

1. Você não gerencia mais diretamente o relacionamento de faturamento. O provedor é o vendedor. As formas de usar as informações de faturamento, como dados de pagamento do cliente, faturas ou o contrato de faturamento, podem seguir a configuração dos próprios sistemas do provedor.
2. O nome do provedor será listado nos extratos dos clientes. Para algumas marcas, isso pode significar que os clientes ocasionalmente entram em contato com o suporte se não estiverem familiarizados com a cobrança.
3. A flexibilidade de preços é limitada pelo que o motor de faturamento do provedor suporta. Alguns provedores podem não suportar todos os modelos de faturamento disponíveis, e as opções para personalização profunda variam entre as organizações.
4. O custo total pode aumentar à medida que sua receita escala. Alternativamente, ter sua própria configuração financeira ou de conformidade pode não escalar tanto, então comparar as opções pode ajudar na tomada de decisão.

Durante o planejamento, é útil lembrar que migração não é gratuito. Empresas que se afastam de um modelo de Merchant of Record podem passar por mudanças como detalhes fiscais, contratos e ajustes na cobrança. Se o seu negócio opera principalmente em uma região, já possui sistemas de conformidade em vigor ou deseja um controle específico sobre a cobrança, usar um provedor de serviços de pagamento com uma solução fiscal pode ser mais econômico.

A escolha de um merchant of record adequado geralmente se relaciona com a estrutura e os métodos do seu negócio, e não com seu tamanho total. Uma empresa que oferece um único produto e uma corporação que supervisiona transações complexas de software podem ambas utilizar um modelo de merchant of record, mas seus requisitos frequentemente diferem. Revisar suas necessidades operacionais antes de examinar as opções dos provedores pode ajudar a organizar sua busca.

As principais áreas de comparação entre provedores de merchant of record geralmente não se alteram, mesmo com a mudança das necessidades de um negócio. A maioria dos provedores pode ser comparada usando o mesmo conjunto de critérios, descritos abaixo neste guia.

Independentemente do estágio do seu negócio, existem as mesmas onze verificações que você pode usar para avaliar um provedor de merchant of record. A lista a seguir foi elaborada para identificar áreas que diferem entre os provedores.

Ao trabalhar com um Merchant of Record, geralmente há taxas de transação e uma taxa fixa; elas se destinam a cobrir custos como processamento de transações, impostos, prevenção de fraudes e resolução de disputas, tudo sob um único guarda-chuva. Taxas extras podem ser incorridas no caso de câmbio de moeda, uso de tipos de pagamento específicos ou o tipo de estrutura de pagamento.

Entre os provedores, as taxas publicadas geralmente variam de aproximadamente 5% a 10% por transação, mais uma taxa fixa por pedido de cerca de US$0,35 a US$0,95, com alguns oferecendo preços personalizados em vez disso. A taxa de tabela raramente revela a história completa: vários provedores adicionam cobranças que só aparecem quando você lê as letras miúdas — remarcações na conversão de moeda de 1–3,5% acima da taxa de mercado, taxas extras sobre transações internacionais ou por métodos de pagamento alternativos e, no caso de pelo menos um grande provedor, uma taxa anual fixa (cerca de US$ 150) cobrada de contas abaixo de um certo limite de receita anual. Ao considerar os custos, pode ser útil verificar o que as taxas cobrem especificamente e perguntar diretamente se alguma delas se aplica ao tamanho da sua conta antes de comparar os números gerais.

O número que importa não é a taxa. É a taxa comparada com o que você pagaria para fazer o mesmo trabalho por conta própria.

É benéfico analisar dois aspectos em cada cotação que você comparar: primeiro, esclarecer quais serviços estão especificados na tarifa principal e quais podem ser considerados adicionais. Segundo, também pode ser importante observar em que nível de receita os custos de conformidade terceirizada e interna se alinham, ao mapear as operações e despesas atuais.

Sim, a PayPro Global atua como um comerciante de registro. A empresa está no mercado desde 2006, atendendo a mais de três mil empresas de software, SaaS e videogames.  

Na prática, isso significa gerenciar obrigações fiscais em mais de 13.000 jurisdições, permitindo pagamentos com mais de 70 métodos e 140 moedas, e possibilitando vendas em mais de 200 países. O status da PayPro inclui a certificação PCI DSS Nível 1 para Provedores de Serviço. A operação suporta mais de 28 idiomas. O suporte de faturamento ao vivo funciona 24 horas por dia e é facilmente acessível através de vários canais como chat ao vivo, telefone, e-mail e um sistema de tickets. Além disso, você recebe um gerente dedicado para sua conta.

O roteamento de pagamentos usa um sistema em cascata treinado por IA para melhorar as taxas de aceitação e recuperar vendas não concluídas, e cobrança por assinatura abrange planos mensais ou anuais com renovações manuais, automáticas ou sob demanda.

Quais são exemplos de um merchant of record? 

Você encontrará um merchant of record onde quer que uma empresa venda bens ou serviços diretamente aos clientes e seja responsável pelas obrigações relacionadas. Por exemplo, lojas de aplicativos que vendem apps independentes, plataformas online que listam jogos de outros estúdios, ou provedores de serviços que suportam SaaS e software, todos utilizam essa estrutura. Empresas como a PayPro Global cuidam das responsabilidades de merchant of record para software, SaaS, videogames, além de itens digitais semelhantes.

Quais são as opções de integração para um Merchant of Record? 

Normalmente, os provedores de merchant of record oferecem três maneiras de configurar: conexões API completas enviam detalhes da transação e recebem atualizações de status em tempo real; ferramentas de checkout hospedadas (você pode ver opções como web, mobile, in-app, pop-ups ou iFrames) permitem que o provedor processe pedidos para você; e integrações personalizadas funcionam se você tiver necessidades de faturamento exclusivas. O método que você escolher dependerá apenas das suas preferências para gerenciar o processo de checkout.

Como se tornar um merchant of record? 

Para se tornar um merchant of record, você terá que registrar seu negócio em todos os mercados exigidos, obter sua contas mercantis rede com os adquirentes, cumprir todos os requisitos fiscais, incluindo o registro para IVA/GST/imposto sobre vendas onde aplicável, ser compatível com PCI DSS e lidar com quaisquer estornos. É prática comum para a maioria das empresas de software fazer parceria com provedores de serviços terceirizados para gerenciar tais questões.

A Stripe é um merchant of record? 

Isso varia por produto. Em uma integração padrão, a Stripe é um provedor de serviços de pagamento – sua empresa permanece o vendedor legal, responsável pelo registro de impostos, remessa e estornos. Stripe Managed Payments é a exceção: lá, a Stripe é a merchant of record, cobrindo impostos indiretos em mais de 80 países, mas apenas através de Stripe Checkout e Payment Links. A PayPro Global atua como Merchant of Record em mais de 200 países e 13.000+ jurisdições fiscais, assumindo conformidade tributária em qualquer fluxo de checkout.

O PayPal é considerado um merchant of record? 

Não exatamente – o PayPal é usado como um processador de pagamentos em vez de ser um comerciante. Seu negócio é considerado o vendedor; portanto, você paga VAT, GST e impostos sobre vendas, e cumpre as leis de proteção ao consumidor onde seus consumidores estão localizados e não onde você está situado. O checkout da PayPro Global lista o PayPal entre seus mais de 70 métodos de pagamento, portanto, optar por um MoR mantém a aceitação do PayPal.