Cos'è un Merchant of Record (MoR)?

Un merchant of record, o MoR, è l'entità legale designata responsabile della supervisione di una transazione – che copre l'elaborazione dei pagamenti, l'applicazione e la dichiarazione delle tasse richieste, il rispetto degli standard normativi e l'organizzazione del supporto per le questioni relative alle transazioni. In questo accordo, l'attività SaaS è indicata come fornitrice del prodotto e mantiene il suo ruolo nelle questioni relative ai clienti inerenti alle funzionalità del prodotto, mentre il MoR è il proprietario della transazione.

Un merchant of record, o MoR, è l'entità legale autorizzata a vendere beni o servizi a un cliente e ad accettare il pagamento per tale vendita. Il MoR appare sui documenti di transazione e gestisce l'elaborazione dei pagamenti, oltre a requisiti quali tasse, chargeback e responsabilità di conformità che derivano dalla transazione.

Da questa definizione derivano alcuni dettagli:

1. Il merchant of record è spesso diverso dall'azienda che crea il prodotto. Quando si lavora con un provider MoR, si mantiene la responsabilità dello sviluppo software, mentre il provider MoR opera come venditore legale.
2. Il merchant of record è responsabile delle funzioni di conformità. Ad esempio, nei casi in cui l'imposta derivante dall'acquisto di un cliente tedesco non sia calcolata come richiesto, eventuali richieste da parte delle autorità fiscali sono indirizzate al MoR.
3. Le informazioni del merchant of record sono mostrate sull'estratto conto del cliente. Questo accordo riflette la ripartizione delle responsabilità e indica quale entità sta conducendo la vendita in qualità di merchant of record.

Un merchant of record controlla tutti gli aspetti della transazione necessari a garantire che la vendita sia conforme alle pertinenti considerazioni legali e finanziarie. Ciò può includere la gestione delle imposte indirette, dei pagamenti, delle frodi e dei chargeback, nonché la conformità alle certificazioni di sicurezza.

Oltre alla conformità, un MoR stabilisce procedure per la gestione dei pagamenti quando le transazioni non vengono completate come previsto, ad esempio, se un sistema di revisione rifiuta una transazione al di fuori dei modelli abituali. Anziché rifiutare automaticamente tutte queste transazioni, un MoR può esaminare gli ordini, tentare nuovamente i pagamenti o verificare le informazioni quando pertinente. Queste recupero del fatturato procedure vengono utilizzate per affrontare i rifiuti di pagamento e delineare i passaggi per qualsiasi follow-up richiesto con i clienti.

Il modello Merchant of Record si basa su un processo in due fasi. Innanzitutto, la tua attività fornisce beni o servizi al MoR a un prezzo all'ingrosso. Il MoR facilita quindi la vendita al dettaglio al cliente finale. Il cliente interagisce con questa transazione al dettaglio, e la responsabilità per le tasse e la conformità passa al MoR.

1. Al checkout, le azioni del cliente sono gestite sotto la struttura legale del MoR.
2. La transazione viene effettuata a nome del MoR. L'accordo è diretto tra il fornitore e il cliente, il che porta il nome del MoR a essere elencato su ricevute ed estratti conto bancari.
3. L'imposta è calcolata in base alla località di fatturazione del cliente, utilizzando le aliquote locali applicabili, ed è aggiunta al momento dell'acquisto. Ciò può assumere la forma dell'IVA nell'UE e nel Regno Unito, dell'imposta statale e dell'imposta sulle vendite locale negli Stati Uniti.
4. Il MoR è responsabile della compilazione dei documenti fiscali richiesti e dell'effettuazione dei pagamenti alle autorità competenti.
5. Il ricavo netto viene erogato. Ricevi i ricavi al netto di tasse, commissioni e rimborsi, secondo il piano di pagamento del provider.

Questo sistema consente al MoR di operare in luoghi in cui l'azienda SaaS non ha uno status legale – il provider ne ha già uno, così eviti di dover costituire entità locali. Lavorando con le banche locali, il MoR adotta procedure tipiche per ogni area e gestisce i pagamenti nelle valute standard della regione, così i tuoi tassi di approvazione generalmente miglioreranno.

L' fornitore di servizi di pagamento trasferisce denaro dal cliente all'azienda, mentre il merchant of record si assume anche la responsabilità e tutti gli altri oneri correlati. Il merchant of record svolge tutto il lavoro e si assume ogni responsabilità, inclusi tasse, chargeback e altri standard di conformità.

L' facilitatore di pagamenti fa in modo che la tua attività operi come sotto-esercente (sub-merchant) sotto il suo account, in modo che tu possa iniziare ad accettare pagamenti una volta completata la configurazione standard. Al contrario, un merchant of record agisce come venditore per tutte le transazioni e si assume i ruoli legali e finanziari che ne derivano. Con un PayFac, la tua attività rimane responsabile della gestione delle questioni fiscali e di conformità, mentre un merchant of record si assume invece questi obblighi.

Quando si parla di contratti di vendita, il seller of record è semplicemente l'entità nominata come venditore – la parte da cui il cliente effettua l'acquisto, legalmente parlando. Al contrario, il merchant of record è responsabile dell'elaborazione del pagamento e gestisce gli obblighi come il calcolo delle imposte e la conformità associati alla transazione. A volte, un fornitore di merchant of record gestisce sia i ruoli di seller of record che di merchant of record, anche se questa non è una regola universale. È sempre una buona idea identificare quale ruolo il tuo fornitore assume nella tua configurazione per valutare accuratamente quali imposte o responsabilità potrebbero ancora ricadere su di te.

Questa domanda sorge quando vendi beni online oltre confine e desideri avere alternative facili da implementare in merito alla tassazione indiretta. Infatti, ciò che conta è il numero di giurisdizioni fiscali con cui avere a che fare, non le dimensioni della tua attività.

• Stai vendendo nell'UE, nel Regno Unito o in più stati degli Stati Uniti, e non hai entità legali lì.
• La tua azienda sviluppa responsabilità fiscali sulle vendite in altre regioni, specialmente se tali aree gestiscono le imposte in modo diverso dal tuo paese d'origine.
• La tua attività non dispone di un team separato dedicato a tasse e conformità, e aggiungerne uno ha un costo paragonabile a quello del servizio di un MoR.
• Se vendi abbonamenti, esistono requisiti di conformità costanti per i tuoi cicli di pagamento, che un sistema automatizzato fornito dal provider può gestire in autonomia come parte del servizio.
• I processi di chargeback a volte contengono requisiti aggiuntivi specifici del settore, e alcuni servizi di merchant of record dispongono di strumenti che affrontano queste aree.

Esistono anche casi in cui potresti non aver bisogno di un merchant of record:

• Le vendite sono condotte in un unico paese e rimangono al di sotto delle soglie di registrazione locali.
• Strutture aziendali locali e team di conformità gestiscono già le normative nei vostri mercati primari.
• È importante mantenere il pieno controllo sull'esperienza di pagamento, sui dati dei clienti e sui termini contrattuali.
• I costi e i processi delle vostre attuali pratiche fiscali e di conformità sono già standard all'interno della vostra configurazione aziendale.

Una categoria è generalmente esclusa dal processo: le aziende non conformi. Poiché l'MoR diventa il venditore legale e si assume la piena responsabilità, gestisce le sue proprie KYC e rifiuterà – o ne includerà il rischio nel prezzo – i prodotti che la espongono a danni legali, reputazionali o finanziari. Se il tuo prodotto rientra in una categoria limitata o non conforme, la revisione potrebbe comportare termini specifici per la categoria o un percorso di elaborazione diverso, non solo una tariffa più elevata.

Un accordo di Merchant of Record presenta determinati fattori degni di valutazione, in particolare quando si considerano i costi complessivi e come il modello si allinea alla tua struttura aziendale o alle tue preferenze. Ci sono diversi compromessi insiti in questo modello che dovrebbero essere presi in considerazione:

1. Non gestisci più direttamente il rapporto di fatturazione. Il provider è il venditore. Le modalità di utilizzo delle informazioni di fatturazione, come i dati di pagamento del cliente, le fatture o il contratto di fatturazione, possono seguire la configurazione dei sistemi del provider.
2. Il nome del provider sarà elencato sugli estratti conto dei clienti. Per alcuni marchi, questo potrebbe significare che i clienti contattano occasionalmente l'assistenza se non hanno familiarità con l'addebito.
3. La flessibilità dei prezzi è limitata da ciò che il motore di fatturazione del provider supporta. Alcuni fornitori potrebbero non supportare tutti i modelli di fatturazione disponibili, e le opzioni per una personalizzazione approfondita differiscono tra le organizzazioni.
4. Il costo complessivo può aumentare all'aumentare dei tuoi ricavi. In alternativa, avere la propria struttura finanziaria o di conformità potrebbe non crescere allo stesso modo, quindi confrontare le opzioni può aiutare nel processo decisionale.

Durante la pianificazione, è utile ricordare che migrazione non è gratuito. Le aziende che si allontanano da un modello di merchant of record potrebbero affrontare cambiamenti come dettagli fiscali, contratti e adeguamenti alla fatturazione. Se la tua attività opera principalmente in una sola regione, ha già sistemi in atto per la conformità, o desidera un controllo particolare sulla fatturazione, l'utilizzo di un fornitore di servizi di pagamento con una soluzione fiscale potrebbe risultare più economico.

La scelta di un merchant of record adeguato di solito è correlata alla struttura e ai metodi della tua attività, piuttosto che alle sue dimensioni complessive. Un'azienda che offre un singolo prodotto e un'impresa che supervisiona complesse transazioni software possono entrambe utilizzare un modello di merchant of record, ma le loro esigenze spesso differiscono. Esaminare le tue esigenze operative prima di considerare le opzioni dei fornitori può aiutare a organizzare la tua ricerca.

Le principali aree di confronto tra i fornitori di servizi di merchant of record solitamente non cambiano, anche quando le esigenze di un'azienda mutano. La maggior parte dei fornitori può essere confrontata utilizzando lo stesso insieme di criteri, descritti di seguito in questa guida.

Indipendentemente dalla fase della tua attività, ci sono gli stessi undici controlli che puoi utilizzare per valutare un fornitore di servizi di merchant of record. L'elenco seguente è pensato per identificare le aree che differiscono tra i vari fornitori.

Quando si lavora con un merchant of record, ci sono spesso commissioni di transazione e una tariffa fissa; queste sono destinate a coprire i costi di elementi come l'elaborazione delle transazioni, le tasse, la prevenzione delle frodi e la risoluzione delle controversie, il tutto sotto un unico ombrello. Possono essere applicate commissioni aggiuntive in caso di cambio valuta, utilizzo di specifici tipi di pagamento o in base al tipo di struttura di pagamento.

Tra i fornitori, le tariffe pubblicate variano solitamente all'incirca dal 5% al 10% per transazione, più una commissione fissa per ordine di circa $0,35 a $0,95, con alcuni che propongono prezzi personalizzati invece. Il tasso nominale è raramente l'intera verità: diversi fornitori aggiungono costi che non emergono finché non si leggono le clausole scritte in piccolo — maggiorazioni sulla conversione di valuta dell'1-3,5% al di sopra del tasso di mercato, commissioni extra applicate a transazioni internazionali o tramite metodi di pagamento alternativi e, nel caso di almeno un importante fornitore, una commissione annuale fissa (circa 150 $) addebitata agli account al di sotto di una certa soglia di ricavo annuale. Quando si considerano i costi, può essere utile esaminare quali tariffe coprono aspetti specifici e chiedere direttamente se qualcuno di questi si applica alla dimensione del tuo account prima di confrontare i numeri principali.

Il numero che conta non è la tariffa. È la tariffa confrontata con quanto pagheresti altrimenti per fare lo stesso lavoro da solo.

È utile esaminare due aspetti in ogni preventivo che confronti: in primo luogo, chiarire quali servizi sono specificati nella tariffa base e quali potrebbero essere considerati aggiuntivi. In secondo luogo, potrebbe essere importante anche notare a quale livello di ricavi i costi di conformità esternalizzata e interna si allineano, mappando le operazioni e le spese attuali.

Sì, PayPro Global opera come merchant of record. L'azienda è presente sul mercato dal 2006, servendo oltre tremila aziende nel settore del software, SaaS e dei videogiochi.  

In pratica, ciò significa gestire gli obblighi fiscali in oltre 13.000 giurisdizioni, consentendo pagamenti con oltre 70 metodi e 140 valute, e abilitando le vendite in oltre 200 paesi. Lo status di PayPro include la certificazione PCI DSS di Livello 1 per i Fornitori di Servizi. L'operazione supporta più di 28 lingue. Il supporto live per la fatturazione è attivo 24 ore su 24 ed è facilmente accessibile tramite vari canali come live chat, telefono, email e un sistema di ticket. Inoltre, riceverai un manager dedicato per il tuo account.

L'instradamento dei pagamenti utilizza un sistema a cascata addestrato con IA per migliorare i tassi di accettazione e recuperare le vendite non completate, e fatturazione in abbonamento copre piani mensili o annuali con rinnovi manuali, automatici o su richiesta.

Quali sono esempi di un merchant of record? 

Troverai un merchant of record ovunque un'azienda venda beni o servizi direttamente ai clienti e sia responsabile degli obblighi correlati. Ad esempio, gli app store che vendono app indipendenti, le piattaforme online che elencano i giochi di altri studi, o i fornitori di servizi che supportano SaaS e software utilizzano tutti questa configurazione. Aziende come PayPro Global gestiscono i compiti di merchant of record per software, SaaS, videogiochi e articoli digitali simili.

Quali sono le opzioni di integrazione per un Merchant of Record? 

In genere, i fornitori di servizi merchant of record offrono tre modalità di configurazione: le connessioni API complete inviano i dettagli delle transazioni e ricevono aggiornamenti di stato in tempo reale; gli strumenti di checkout ospitati (potresti trovare opzioni come web, mobile, in-app, pop-up o iFrame) consentono al fornitore di elaborare gli ordini per te; e le integrazioni personalizzate funzionano se hai esigenze di fatturazione uniche. Il metodo che scegli dipende semplicemente dalle tue preferenze per la gestione del processo di checkout.

Come si diventa un merchant of record? 

Per diventare un merchant of record, dovrai registrare la tua attività in tutti i mercati richiesti, ottenere il tuo conti commerciante network con gli acquirer, essere conforme a tutti i requisiti fiscali inclusa la registrazione per l'IVA/GST/imposta sulle vendite, ove applicabile, essere conforme allo standard PCI DSS e gestire eventuali chargeback. È prassi comune per la maggior parte delle aziende di software collaborare con fornitori di servizi di terze parti per la gestione di tali questioni.

Stripe è un merchant of record? 

Questo varia in base al prodotto. In un'integrazione standard, Stripe è un fornitore di servizi di pagamento – la tua attività rimane il venditore legale, responsabile della registrazione fiscale, del versamento delle imposte e dei chargeback. Stripe Managed Payments è l'eccezione: in questo caso Stripe è il merchant of record, coprendo le imposte indirette in oltre 80 paesi, ma solo tramite Stripe Checkout e Payment Links. PayPro Global agisce come merchant of record in oltre 200 paesi e 13.000 giurisdizioni fiscali, assumendosi la responsabilità conformità fiscale su qualsiasi flusso di checkout.

PayPal è considerato un merchant of record? 

Non proprio – PayPal viene utilizzato come processore di pagamento invece di essere un merchant. La tua attività è considerata il venditore; quindi, paghi IVA, GST e tasse sulle vendite, e ti conformi alle leggi sulla protezione dei consumatori dove si trovano i tuoi consumatori e non dove sei situato tu. Il checkout di PayPro Global elenca PayPal tra i suoi oltre 70 metodi di pagamento, quindi optare per un MoR mantiene l'accettazione di PayPal.