Qu'est-ce qu'un Merchant of Record (MoR) ?

Un Marchand officiel (MoR) est l'entité juridique désignée responsable de la supervision d'une transaction – couvrant le traitement des paiements, l'application et la déclaration des taxes requises, le respect des normes réglementaires et l'organisation du support pour les questions liées aux transactions. Dans cet arrangement, l'entreprise SaaS est répertoriée comme proposant le produit et conserve son rôle dans les questions client liées aux fonctionnalités du produit, tandis que le MoR prend en charge la transaction.

Un commerçant officiel, ou MoR, est l'entité juridique autorisée à vendre des biens ou des services à un client et à accepter le paiement de cette vente. Le MoR apparaît sur les documents de transaction et gère le traitement des paiements, ainsi que les exigences telles que les taxes, les rétrofacturations et la responsabilité en matière de conformité liées à la transaction.

Voici quelques détails découlant de cette définition :

1. Le commerçant officiel est souvent différent de l'entreprise qui crée le produit. Lorsque vous travaillez avec un fournisseur MoR, vous conservez la responsabilité du développement logiciel, et le fournisseur MoR agit en tant que vendeur légal.
2. Le commerçant officiel est responsable des fonctions de conformité. Par exemple, dans les cas où la taxe sur l'achat d'un client allemand n'est pas calculée comme requis, toute demande des autorités fiscales est adressée au MoR.
3. Les informations du commerçant officiel figurent sur le relevé financier du client. Cet arrangement reflète la répartition des responsabilités et indique quelle entité effectue la vente en tant que marchand attitré.

Un marchand attitré contrôle tous les aspects de la transaction nécessaires pour garantir que la vente est conforme aux considérations juridiques et financières pertinentes. Cela peut impliquer la gestion des taxes indirectes, des paiements, de la fraude, des rétrofacturations et la conformité aux certifications de sécurité.

En plus de la conformité, un MoR met en place des procédures pour la gestion des paiements lorsque les transactions ne se déroulent pas comme prévu, par exemple si un système de révision rejette une transaction sortant des schémas habituels. Plutôt que de rejeter automatiquement toutes ces transactions, un MoR peut examiner les commandes, tenter à nouveau les paiements ou vérifier les informations si pertinent. Ces récupération de revenus procédures sont utilisées pour traiter les refus de paiement et définir les étapes de tout suivi nécessaire auprès des clients.

Le modèle de marchand officiel repose sur un processus en deux étapes. Premièrement, votre entreprise fournit des biens ou des services au MoR à un prix de gros. Le MoR facilite ensuite la vente au détail au client final. Le client interagit avec cette transaction de détail, et la responsabilité fiscale et de conformité est transférée au MoR.

1. Au moment du paiement, les actions du client sont gérées sous la structure juridique du MoR.
2. La transaction est effectuée sous le nom du MoR. L'accord est direct entre le fournisseur et le client, ce qui entraîne la mention du nom du MoR sur les reçus et les relevés bancaires.
3. La taxe est calculée en fonction du lieu de facturation du client, en utilisant les taux locaux applicables, et est ajoutée au moment de l'achat. Cela peut prendre la forme de la TVA dans l'UE et au Royaume-Uni, de la taxe d'État et de la taxe de vente locale aux États-Unis.
4. Le MoR est chargé de compiler les documents fiscaux requis et d'effectuer les paiements aux autorités compétentes.
5. Les revenus nets sont versés. Vous recevez les revenus nets de taxes, frais et remboursements, selon le calendrier de paiement du fournisseur.

Ce système permet au MoR d'effectuer des opérations dans des endroits où l'entreprise SaaS n'a pas de statut juridique – le fournisseur en ayant déjà un, vous n'avez pas à créer d'entités locales. En travaillant avec les banques locales, le MoR adopte les procédures typiques de chaque région et gère les paiements dans les devises standard de celle-ci, ce qui améliorera généralement vos taux d'approbation.

Une fournisseur de services de paiement transfère l'argent du client à l'entreprise. Le commerçant officiel (MoR), quant à lui, assume également la responsabilité et toutes les autres obligations connexes. Il effectue tout le travail et porte l'entière responsabilité, ce qui inclut les impôts, les rétrofacturations et les autres normes de conformité.

Une facilitateur de paiement organise votre entreprise pour qu'elle fonctionne comme un sous-marchand sous son compte, afin que vous puissiez commencer à accepter les paiements une fois la configuration standard terminée. En revanche, un marchand officiel agit en tant que vendeur pour toutes les transactions et assume les rôles juridiques et financiers qui en découlent. Avec un PayFac, votre entreprise reste responsable de la gestion des questions fiscales et de conformité, tandis qu'un marchand officiel assume plutôt ces obligations.

En ce qui concerne les contrats de vente, le « seller of record » est simplement l'entité désignée comme le vendeur – la partie auprès de laquelle le client effectue son achat, juridiquement parlant. En revanche, le « merchant of record » est responsable du traitement du paiement et gère les obligations telles que le calcul des taxes et la conformité associées à la transaction. Parfois, un fournisseur de « merchant of record » gère à la fois les rôles de « seller of record » et de « merchant of record », bien que ce ne soit pas une règle universelle. Il est toujours bon d'identifier quel rôle votre fournisseur assume dans votre configuration afin d'évaluer précisément les taxes ou responsabilités qui pourraient encore vous incomber.

Cette question se pose lorsque vous vendez des biens en ligne à l'étranger et que vous souhaitez disposer d'alternatives faciles à mettre en œuvre concernant la fiscalité indirecte. En fait, ce qui importe, c'est le nombre de juridictions fiscales à gérer, et non la taille de votre entreprise.

• Vous vendez dans l'UE, au Royaume-Uni ou dans plusieurs États américains, et vous n'y avez pas d'entités juridiques.
• Votre entreprise acquiert des obligations de taxe de vente dans d'autres régions, surtout si ces zones gèrent la fiscalité différemment de votre pays d'origine.
• Votre entreprise ne dispose pas d'une équipe dédiée à la fiscalité et à la conformité, et la mise en place d'une telle équipe est d'un coût comparable à celui du service d'un MoR.
• Si vous vendez des abonnements, il y a des exigences de conformité constantes pour vos cycles de paiement, qu'un système automatisé fourni par le prestataire peut gérer de son côté dans le cadre du service.
• Les processus de rétrofacturation contiennent parfois des exigences sectorielles supplémentaires, et certains services de merchant of record disposent d'outils qui traitent ces aspects.

Il existe également des cas où vous pourriez ne pas avoir besoin d'un merchant of record :

• Les ventes sont effectuées dans un seul pays et restent en dessous des seuils d'enregistrement locaux.
• Les structures d'entreprise locales et les équipes de conformité gèrent déjà les réglementations sur vos marchés principaux.
• Il est important de conserver un contrôle total sur l'expérience de paiement, les données clients et les conditions contractuelles.
• Les coûts et les processus de vos pratiques actuelles en matière de fiscalité et de conformité sont déjà la norme dans votre environnement commercial.

Une catégorie est généralement exclue du processus : les entreprises non conformes. Étant donné que le MoR devient le vendeur légal et assume l'entière responsabilité, il gère ses propres KYC et refusera – ou prendra en compte le risque lié aux – produits qui l'exposent à des préjudices juridiques, de réputation ou financiers. Si votre produit relève d'une catégorie restreinte ou non conforme, l'examen peut impliquer des conditions spécifiques à la catégorie ou un chemin de traitement différent, et pas seulement un taux plus élevé.

Un arrangement de marchand de référence présente des facteurs qui méritent d'être évalués, en particulier en considérant les coûts globaux et l'adéquation du modèle avec votre cadre ou vos préférences commerciales. Ce modèle comporte plusieurs compromis inhérents qu'il convient d'examiner :

1. Vous ne gérez plus directement la relation de facturation. Le fournisseur est le vendeur. Les modalités d'utilisation des informations de facturation, telles que les données de paiement client, les factures ou le contrat de facturation, peuvent dépendre de la configuration des propres systèmes du fournisseur.
2. Le nom du fournisseur apparaîtra sur les relevés de compte des clients. Pour certaines marques, cela peut signifier que les clients contactent occasionnellement le support s'ils ne reconnaissent pas le prélèvement.
3. La flexibilité de la tarification est limitée par ce que le moteur de facturation du fournisseur prend en charge. Certains fournisseurs peuvent ne pas prendre en charge tous les modèles de facturation disponibles, et les options de personnalisation approfondie diffèrent d'une organisation à l'autre.
4. Le coût global peut augmenter à mesure que vos revenus augmentent. Par ailleurs, votre propre infrastructure financière ou de conformité pourrait ne pas évoluer autant, donc comparer les options peut faciliter la prise de décision.

Lors de la planification, il est utile de se rappeler que migration n'est pas sans coût. Les entreprises qui s'éloignent d'un modèle de Merchant of Record peuvent devoir gérer des changements tels que les détails fiscaux, les contrats et les ajustements de facturation. Si votre entreprise opère principalement dans une seule région, dispose déjà de systèmes de conformité ou souhaite un contrôle particulier sur la facturation, utiliser un fournisseur de services de paiement avec une solution fiscale pourrait s'avérer moins coûteux.

Le choix d'un marchand d'enregistrement adapté est généralement lié à la structure et aux méthodes de votre entreprise, plutôt qu'à sa taille globale. Une entreprise proposant un produit unique et une grande entreprise supervisant des transactions logicielles complexes peuvent toutes deux utiliser un modèle de marchand d'enregistrement, mais leurs exigences diffèrent souvent. L'examen de vos besoins opérationnels avant d'étudier les options des fournisseurs peut vous aider à organiser votre recherche.

Les principaux domaines de comparaison entre les fournisseurs de services de vendeur officiel ne changent généralement pas, même lorsque les besoins d'une entreprise évoluent. La plupart des fournisseurs peuvent être comparés en utilisant le même ensemble de critères, décrits ci-dessous dans ce guide.

Quel que soit le stade de votre entreprise, il existe les mêmes onze points de contrôle que vous pouvez utiliser pour évaluer un fournisseur de services de vendeur officiel. La liste suivante est conçue pour identifier les domaines qui diffèrent entre les fournisseurs.

Lorsque l'on travaille avec un marchand d'enregistrement, il y a souvent des frais de transaction et des frais fixes ; ceux-ci sont destinés à couvrir les coûts de services tels que le traitement des transactions, les taxes, la prévention de la fraude et la résolution des litiges, le tout sous un même toit. Des frais supplémentaires peuvent être occasionnés en cas de change de devises, d'utilisation de types de paiement spécifiques ou selon le type de structure de versement.

Les tarifs affichés par les fournisseurs varient généralement d'environ 5 % à 10 % par transaction, auxquels s'ajoutent des frais fixes par commande d'environ 0,35 $ à 0,95 $, certains proposant des tarifs personnalisés. Le taux affiché est rarement toute l'histoire : plusieurs prestataires ajoutent des frais qui n’apparaissent qu’à la lecture des petits caractères — des majorations sur les conversions de devises de 1 à 3,5 % au-dessus du taux du marché, des frais supplémentaires appliqués aux transactions internationales ou via des méthodes de paiement alternatives, et dans le cas d’au moins un prestataire majeur, des frais annuels forfaitaires (environ 150 $) facturés aux comptes dont le chiffre d’affaires annuel est inférieur à un certain seuil. Lors de l'examen des coûts, il peut être utile de regarder ce que les taux couvrent spécifiquement, et de demander directement si l'un d'entre eux s'applique à la taille de votre compte avant de comparer les chiffres globaux.

Le chiffre qui compte n'est pas le taux. C'est le taux comparé à ce que vous paieriez autrement pour faire le même travail vous-même.

Il est utile d'examiner deux aspects dans chaque devis que vous comparez : premièrement, clarifier quels services sont spécifiés dans le tarif principal et lesquels pourraient être considérés comme supplémentaires. Deuxièmement, il peut également être important de noter à quel niveau de revenu les coûts de conformité externalisés et internes s'alignent, en cartographiant les opérations et les dépenses actuelles.

Oui, PayPro Global opère en tant que marchand officiel. L'entreprise est présente sur le marché depuis 2006, au service de plus de trois mille entreprises dans les logiciels, le SaaS et les jeux vidéo.  

En pratique, cela signifie la gestion des obligations fiscales dans plus de 13 000 juridictions, permettant le paiement avec plus de 70 méthodes et plus de 140 devises, et autorisant les ventes dans plus de 200 pays. Le statut de PayPro inclut la certification de fournisseur de services PCI DSS de niveau 1. L'opération prend en charge plus de 28 langues. Le support de facturation en direct fonctionne 24 heures sur 24 et est facilement accessible via divers canaux tels que le chat en direct, le téléphone, l'e-mail et un système de tickets. De plus, vous bénéficiez d'un gestionnaire de compte dédié.

Le routage des paiements utilise un système en cascade entraîné par l'IA pour améliorer les taux d'acceptation et récupérer les ventes non finalisées, et facturation par abonnement couvre les abonnements mensuels ou annuels avec des renouvellements manuels, automatiques ou à la demande.

Quels sont des exemples de commerçant officiel ? 

Vous trouverez un commerçant d'enregistrement partout où une entreprise vend des biens ou des services directement aux clients et est responsable des obligations connexes. Par exemple, les magasins d'applications vendant des applications indépendantes, les plateformes en ligne répertoriant les jeux d'autres studios, ou les fournisseurs de services prenant en charge les SaaS et les logiciels utilisent tous cette configuration. Des entreprises comme PayPro Global gèrent les responsabilités de commerçant d'enregistrement pour les logiciels, les SaaS, les jeux vidéo, ainsi que des articles numériques similaires.

Quelles sont les options d'intégration pour un commerçant officiel ? 

En général, les fournisseurs de services de merchant of record vous proposent trois méthodes de configuration : les connexions API complètes envoient les détails des transactions et reçoivent les mises à jour de statut en temps réel ; les outils de paiement hébergés (vous pourriez voir des options comme le web, le mobile, l'application, les pop-ups ou les iFrames) permettent au fournisseur de traiter les commandes pour vous ; et les intégrations personnalisées fonctionnent si vous avez des besoins de facturation uniques. La méthode que vous choisissez dépend simplement de vos préférences pour la gestion du processus de paiement.

Comment devenir un merchant of record ? 

Pour devenir un commerçant de référence, vous devrez enregistrer votre entreprise sur tous les marchés requis, obtenir votre comptes marchands réseau avec les acquéreurs, vous conformer à toutes les exigences fiscales, y compris l'enregistrement à la TVA/TPS/taxe de vente le cas échéant, être conforme à la norme PCI DSS et gérer les rétrofacturations. Il est courant pour la plupart des entreprises de logiciels de s'associer à des fournisseurs de services tiers pour gérer ces questions.

Stripe est-il un commerçant de référence ? 

Cela varie selon le produit. Sur une intégration standard, Stripe est un fournisseur de services de paiement – votre entreprise reste le vendeur légal, responsable de l'enregistrement fiscal, du versement des taxes et des rejets de débit. Stripe Managed Payments est l'exception : là, Stripe est le merchant of record, couvrant les taxes indirectes dans plus de 80 pays, mais uniquement via Stripe Checkout et Payment Links. PayPro Global agit en tant que merchant of record dans plus de 200 pays et 13 000+ juridictions fiscales, prenant en charge la conformité fiscale sur tout flux de paiement.

PayPal est-il considéré comme un marchand officiel ? 

Pas vraiment – PayPal est utilisé comme un processeur de paiement plutôt que d'être un commerçant. Votre entreprise est considérée comme le vendeur ; par conséquent, vous payez la TVA, la TPS et les taxes de vente, et vous vous conformez aux lois sur la protection des consommateurs là où vos consommateurs sont situés et non là où vous vous trouvez. Le processus de paiement de PayPro Global liste PayPal parmi ses plus de 70 méthodes de paiement, ainsi, opter pour un MoR maintient l'acceptation de PayPal.