O que é um Merchant of Record (MoR)?

Um merchant of record, ou MoR, é a entidade legal designada responsável por supervisionar uma transação – cobrindo o processamento de pagamentos, aplicando e declarando os impostos exigidos, seguindo os padrões regulatórios e organizando o suporte para assuntos relacionados à transação. Neste arranjo, o negócio SaaS é listado como o fornecedor do produto e mantém seu papel em assuntos do cliente relacionados às funcionalidades do produto, enquanto o MoR detém a transação.

Um comerciante registrado, ou MoR, é a entidade legal autorizada a vender bens ou serviços a um cliente e a aceitar o pagamento por essa venda. O MoR aparece nos documentos da transação e gerencia o processamento do pagamento, bem como requisitos como impostos, estornos e responsabilidade de conformidade que acompanham a transação.

Alguns detalhes decorrem desta definição:

1. O comerciante registrado é frequentemente diferente da empresa que cria o produto. Ao trabalhar com um provedor de MoR, você mantém a responsabilidade pelo desenvolvimento de software, e o provedor de MoR atua como o vendedor legal.
2. O merchant of record é responsável pelas funções de conformidade. Por exemplo, em casos onde o imposto da compra de um cliente alemão não é calculado conforme exigido, quaisquer questionamentos das autoridades fiscais são direcionados ao MoR.
3. As informações do merchant of record são exibidas no extrato financeiro do cliente. Este arranjo reflete a alocação de responsabilidades e indica qual entidade está realizando a venda como Vendedor Oficial.

Um Vendedor Oficial controla todos os aspectos da transação que são necessários para garantir que a venda esteja em conformidade com as considerações legais e financeiras relevantes. Isso pode envolver a gestão de impostos indiretos, pagamentos, fraudes e estornos, e a conformidade com certificações de segurança.

Além da conformidade, um MoR estabelece procedimentos para o tratamento de pagamentos quando as transações não são concluídas como planejado, por exemplo, se um sistema de revisão recusar uma transação fora dos padrões usuais. Em vez de rejeitar automaticamente todas essas transações, um MoR pode revisar pedidos, tentar pagamentos novamente ou verificar informações quando relevante. Estes recuperação de receita procedimentos são usados para tratar recusas de pagamento e descrevem os passos para qualquer acompanhamento necessário com os clientes.

O modelo de Merchant of Record baseia-se num processo de duas etapas. Primeiro, a sua empresa fornece bens ou serviços ao MoR a um preço de atacado. O MoR então facilita a venda a varejo ao cliente final. O cliente interage com esta transação de varejo, e a responsabilidade por impostos e conformidade passa para o MoR.

1. No checkout, as ações do cliente são gerenciadas sob a estrutura legal do MoR.
2. A transação é realizada em nome do MoR. O acordo é direto entre o provedor e o cliente, resultando no nome do MoR sendo listado em recibos e extratos bancários.
3. O imposto é calculado de acordo com a localização de cobrança do cliente, utilizando as taxas locais aplicáveis, e é adicionado no momento da compra. Isso pode assumir a forma de IVA na UE e no Reino Unido, imposto estadual e imposto de vendas local nos EUA.
4. O MoR é responsável por compilar os documentos fiscais necessários e efetuar pagamentos às autoridades competentes.
5. A receita líquida é paga. Você recebe a receita líquida de impostos, taxas e reembolsos, de acordo com o cronograma de pagamentos do provedor.

Este sistema permite ao MoR realizar operações em locais onde o negócio SaaS não tem estatuto legal, – o provedor já o possui, evitando que você precise criar entidades locais. Ao trabalhar com bancos locais, o MoR adota procedimentos típicos para cada área e gere os pagamentos nas moedas padrão da região, de modo que suas taxas de aprovação geralmente melhorarão.

A Provedor de Serviços de Pagamento transfere dinheiro do cliente para o negócio, enquanto o merchant of record também assume a responsabilidade e quaisquer outros deveres relacionados. O merchant of record faz todo o trabalho e arca com toda a responsabilidade, o que inclui impostos, estornos e outros padrões de conformidade.

A facilitador de pagamento organiza para que o seu negócio funcione como um subcomerciante sob a sua conta, para que possa começar a aceitar pagamentos assim que a configuração padrão for concluída. Em contraste, um comerciante de registo atua como o vendedor para todas as transações e assume os papéis legais e financeiros que lhe são inerentes. Com um PayFac, o seu negócio permanece responsável pela gestão de questões fiscais e de conformidade, enquanto um comerciante de registo assume estas obrigações em vez disso.

No que diz respeito aos contratos de venda, o vendedor de registro é simplesmente a entidade nomeada como vendedora – a parte da qual o cliente está realizando a compra, legalmente falando. Por outro lado, o comerciante de registro é responsável pelo processamento do pagamento e gerencia obrigações como cálculo de impostos e conformidade associados à transação. Às vezes, um provedor de serviços de comerciante de registro desempenha tanto o papel de vendedor de registro quanto o de comerciante de registro, embora essa não seja uma regra universal. É sempre uma boa ideia identificar qual papel seu provedor assume em sua configuração para avaliar com precisão quais impostos ou responsabilidades ainda podem recair sobre você.

Esta questão surge quando você vende produtos online através de fronteiras e gostaria de ter alternativas fáceis de implementar em relação à tributação indireta. Na verdade, o que importa é com quantas jurisdições fiscais é preciso lidar, não o tamanho do seu negócio.

• Você está vendendo na UE, no Reino Unido ou em vários estados dos EUA, e não tem entidades legais lá.
• Sua empresa adquire responsabilidades fiscais sobre vendas em outras regiões, especialmente se essas áreas gerenciam impostos de forma diferente do seu país de origem.
• Sua empresa não tem uma equipe separada focada em impostos e conformidade, e adicionar uma é comparável em custo ao serviço de um MoR.
• Se você vende assinaturas, há requisitos constantes de conformidade para seus ciclos de pagamento, os quais um sistema automatizado fornecido pelo provedor pode gerenciar do seu lado como parte do serviço.
• Processos de chargeback às vezes contêm requisitos adicionais da indústria, e alguns serviços de merchant of record possuem ferramentas que abordam essas áreas.

Há também casos em que você pode não precisar de um merchant of record:

• As vendas são realizadas em um único país e permanecem abaixo dos limites de registro locais.
• Estruturas corporativas locais e equipes de conformidade já gerenciam as regulamentações nos seus mercados primários.
• É importante manter todo o controle sobre a experiência de pagamento, os dados do cliente e os termos do contrato.
• Os custos e processos das suas atuais práticas fiscais e de conformidade já são padrão na sua estrutura de negócios.

Uma categoria é geralmente excluída do processo: negócios não conformes. Como o MoR se torna o vendedor legal e assume total responsabilidade, ele opera o seu próprio KYC e recusará – ou precificará o risco de – produtos que a exponham a danos legais, reputacionais ou financeiros. Se o seu produto se enquadrar numa categoria restrita ou não conforme, a análise poderá envolver termos específicos da categoria ou um caminho de processamento diferente, e não apenas uma taxa mais elevada.

Um arranjo de merchant of record apresenta certos fatores que merecem avaliação, particularmente ao considerar os custos gerais e como o modelo se alinha com a sua estrutura de negócios ou preferências. Existem diversas contrapartidas inerentes a este modelo que devem ser consideradas:

1. Você não gerencia mais diretamente o relacionamento de faturamento. O provedor é o vendedor. As formas de usar as informações de faturamento, como dados de pagamento do cliente, faturas ou o contrato de faturamento, podem seguir a forma como os próprios sistemas do provedor estão configurados.
2. O nome do provedor será listado nos extratos dos clientes. Para algumas marcas, isso pode significar que os clientes ocasionalmente entram em contato com o suporte se não estiverem familiarizados com a cobrança.
3. A flexibilidade de preços é limitada pelo que o motor de faturamento do provedor suporta. Alguns provedores podem não suportar todos os modelos de faturamento disponíveis, e as opções para personalização profunda diferem entre as organizações.
4. O custo total pode crescer à medida que sua receita escala. Alternativamente, ter sua própria estrutura financeira ou de conformidade pode não crescer tanto, então comparar as opções pode ajudar na tomada de decisões.

Durante o planejamento, é útil lembrar que migração não é gratuito. Empresas que abandonam o modelo de Merchant of Record podem enfrentar mudanças como detalhes fiscais, contratos e ajustes na faturação. Se a sua empresa opera principalmente numa única região, já possui sistemas de conformidade implementados ou deseja um controlo particular sobre a faturação, usar um provedor de serviços de pagamento com uma solução fiscal pode ser mais económico.

Selecionar o merchant of record certo geralmente se relaciona com a estrutura e os métodos do seu negócio, e não com o seu tamanho geral. Uma empresa que oferece um único produto e uma corporação que supervisiona transações complexas de software podem ambas utilizar um modelo de merchant of record, mas suas necessidades frequentemente diferem. Analisar suas necessidades operacionais antes de examinar as opções dos fornecedores pode ajudar a organizar sua busca.

As principais áreas de comparação entre provedores de Merchant of Record não costumam mudar, mesmo com a alteração das necessidades de um negócio. A maioria dos provedores pode ser comparada usando o mesmo conjunto de critérios, descritos abaixo neste guia.

Independentemente do estágio do seu negócio, existem as mesmas onze verificações que você pode usar para avaliar um provedor de Merchant of Record. A lista a seguir foi projetada para identificar áreas que diferem entre os provedores.

Ao trabalhar com um comerciante registrado, geralmente há taxas de transação e uma taxa fixa; estas destinam-se a cobrir o custo de itens como processamento de transações, impostos, prevenção de fraudes e resolução de disputas, tudo sob um mesmo guarda-chuva. Taxas extras podem ser incorridas em caso de câmbio de moeda, uso de tipos de pagamento específicos ou o tipo de estrutura de pagamento.

Entre os provedores, as taxas publicadas geralmente variam de aproximadamente 5% a 10% por transação, mais uma taxa fixa por pedido de cerca de US$ 0,35 a US$ 0,95, com alguns cotando preços personalizados em vez disso. A taxa principal raramente é a história completa: vários provedores adicionam cobranças que só aparecem quando você lê as letras miúdas — margens de conversão de moeda de 1–3,5% acima da taxa de mercado, taxas extras aplicadas a transações internacionais ou métodos de pagamento alternativos, e, no caso de pelo menos um grande provedor, uma taxa anual fixa (cerca de US$ 150) cobrada de contas abaixo de um certo limite de receita anual. Ao considerar os custos, pode ser útil verificar o que as taxas cobrem especificamente e perguntar diretamente se alguma delas se aplica ao tamanho da sua conta antes de comparar os valores de referência.

O número que importa não é a taxa. É a taxa comparada com o que você pagaria para fazer o mesmo trabalho por conta própria.

É benéfico analisar dois aspetos em cada cotação que compara: primeiro, esclarecer quais serviços estão especificados na tarifa principal e quais podem ser considerados adicionais. Segundo, também pode ser importante notar em que nível de receita os custos de compliance terceirizado e interno se alinham, ao mapear as operações e despesas atuais.

Sim, a PayPro Global opera como uma merchant of record. A empresa está no mercado desde 2006, atendendo a mais de três mil empresas de software, SaaS e videogames.  

Na prática, isso significa lidar com obrigações fiscais em mais de 13.000 jurisdições, permitindo pagamentos com mais de 70 métodos e mais de 140 moedas, e possibilitando vendas em mais de 200 países. O status da PayPro inclui a certificação PCI DSS Level 1 Service Provider. A operação suporta mais de 28 idiomas. O suporte de faturamento ao vivo funciona 24 horas por dia e é facilmente acessível através de vários canais, como chat ao vivo, telefone, e-mail e um sistema de tickets. Além disso, você recebe um gerente dedicado para sua conta.

O roteamento de pagamentos usa um sistema em cascata treinado por IA para melhorar as taxas de aceitação e recuperar vendas não concluídas, e faturamento por assinatura abrange planos mensais ou anuais com renovações manuais, automáticas ou sob demanda.

Quais são exemplos de um Merchant of Record? 

Você encontrará um merchant of record sempre que uma empresa vende bens ou serviços diretamente aos clientes e é responsável pelas obrigações relacionadas. Por exemplo, lojas de aplicativos que vendem apps independentes, plataformas online que listam jogos de outros estúdios, ou provedores de serviços que dão suporte a SaaS e software, todos utilizam esta configuração. Empresas como a PayPro Global assumem as responsabilidades de merchant of record para software, SaaS, videogames e outros itens digitais semelhantes.

Quais são as opções de integração para um comerciante registrado? 

Tipicamente, os provedores de merchant of record oferecem três formas de configuração: conexões API completas enviam detalhes da transação e recebem atualizações de status em tempo real; ferramentas de checkout hospedado (você pode ver opções como web, mobile, in-app, pop-ups ou iFrames) permitem que o provedor processe pedidos para você; e integrações personalizadas funcionam se você tiver necessidades de faturamento únicas. O método que você escolher depende apenas das suas preferências para gerenciar o processo de checkout.

Como você se torna um merchant of record? 

Para se tornar um merchant of record, você terá que registrar sua empresa em todos os mercados exigidos, conseguir sua contas de comerciante rede com os adquirentes, cumprir todos os requisitos fiscais, incluindo o registro para VAT/GST/imposto sobre vendas, quando aplicável, estar em conformidade com o PCI DSS e lidar com quaisquer chargebacks. É prática comum para a maioria das empresas de software fazer parceria com provedores de serviços terceirizados para lidar com tais assuntos.

O Stripe é um merchant of record? 

Isso varia de acordo com o produto. Em uma integração padrão, a Stripe é um provedor de serviços de pagamento – sua empresa permanece como a vendedora legal, responsável pelo registro de impostos, remessa e chargebacks. Stripe Managed Payments é a exceção: nesse caso, a Stripe é a merchant of record, cobrindo impostos indiretos em mais de 80 países, mas apenas através do Stripe Checkout e Payment Links. A PayPro Global atua como merchant of record em mais de 200 países e 13.000+ jurisdições fiscais, assumindo conformidade fiscal em qualquer fluxo de checkout.

O PayPal é considerado um Merchant of Record? 

Na verdade, não – o PayPal é usado como um processador de pagamentos em vez de ser um comerciante. Seu negócio é considerado o vendedor; portanto, você paga IVA, GST e impostos sobre vendas, e cumpre as leis de proteção ao consumidor onde seus consumidores estão localizados e não onde você está situado. O checkout da PayPro Global lista o PayPal entre seus mais de 70 métodos de pagamento, então optar por um MoR mantém a aceitação do PayPal.