Czym jest Merchant of Record (MoR)?

Oficjalny Sprzedawca (Merchant of Record), czyli MoR, to wyznaczony podmiot prawny odpowiedzialny za nadzorowanie transakcji – obejmujące przetwarzanie płatności, naliczanie i rozliczanie wymaganych podatków, przestrzeganie standardów regulacyjnych oraz organizowanie wsparcia w sprawach związanych z transakcją. W tym układzie, firma SaaS jest wymieniona jako oferująca produkt i zachowuje swoją rolę w kwestiach klienta związanych z funkcjonalnościami produktu, podczas gdy MoR przejmuje odpowiedzialność prawną za transakcję.

Sprzedawca formalny, czyli MoR, to podmiot prawny uprawniony do sprzedaży towarów lub usług klientowi i przyjmowania płatności za tę sprzedaż. MoR figuruje w dokumentach transakcji i zarządza obsługą płatności, a także wymogami, takimi jak podatki, obciążenia zwrotne (chargebacki) i odpowiedzialność za zgodność z przepisami, które wynikają z transakcji.

Z tej definicji wynikają następujące szczegóły:

1. Sprzedawca formalny często różni się od firmy, która tworzy produkt. Współpracując z dostawcą MoR, zachowujesz odpowiedzialność za rozwój oprogramowania, a dostawca MoR działa jako prawny sprzedawca.
2. Merchant of Record odpowiada za funkcje zgodności. Na przykład, w przypadkach gdy podatek od zakupu niemieckiego klienta nie jest obliczony zgodnie z wymogami, wszelkie zapytania od organów podatkowych kierowane są do MoR.
3. Informacje o Merchant of Record są wyświetlane na wyciągu finansowym klienta. To ustalenie odzwierciedla podział obowiązków i wskazuje, który podmiot przeprowadza sprzedaż jako sprzedawca formalny (merchant of record).

Sprzedawca formalny (merchant of record) kontroluje wszystkie aspekty transakcji, które są niezbędne do zapewnienia zgodności sprzedaży z odpowiednimi uwarunkowaniami prawnymi i finansowymi. Może to obejmować zarządzanie podatkami pośrednimi, płatnościami, zapobieganie oszustwom, obsługę obciążeń zwrotnych oraz zgodność z certyfikatami bezpieczeństwa.

Oprócz zapewniania zgodności, MoR ustanawia procedury obsługi płatności, gdy transakcje nie są realizowane zgodnie z planem, na przykład, jeśli system weryfikacyjny odrzuci transakcję odbiegającą od zwykłych wzorców. Zamiast automatycznie odrzucać wszystkie takie transakcje, MoR może przeglądać zamówienia, ponawiać próby płatności lub weryfikować informacje, gdy jest to istotne. Te odzyskiwanie przychodów procedury służą do rozwiązywania problemów z odrzuconymi płatnościami i określają kroki do podjęcia w ramach ewentualnych dalszych działań z klientami.

Model sprzedawcy formalnego opiera się na dwuetapowym procesie. Po pierwsze, Twoja firma dostarcza towary lub usługi do MoR po cenie hurtowej. Następnie MoR ułatwia sprzedaż detaliczną klientowi końcowemu. Klient dokonuje tej transakcji detalicznej, a odpowiedzialność za podatki i zgodność z przepisami przechodzi na MoR.

1. Podczas płatności, działania klienta są zarządzane w ramach struktury prawnej MoR.
2. Transakcja jest realizowana w imieniu MoR. Umowa jest bezpośrednia między dostawcą a klientem, co powoduje, że nazwa MoR figuruje na paragonach i wyciągach bankowych.
3. Podatek jest obliczany zgodnie z miejscem rozliczenia klienta, z zastosowaniem obowiązujących stawek lokalnych i jest dodawany w momencie zakupu. Może to przybierać formę VAT-u w UE i Wielkiej Brytanii, oraz stanowy i lokalny podatek od sprzedaży w USA.
4. MoR jest odpowiedzialny za sporządzanie wymaganych dokumentów podatkowych i dokonywanie płatności na rzecz odpowiednich władz.
5. Przychód netto jest wypłacany. Otrzymujesz przychód pomniejszony o podatek, opłaty i zwroty, zgodnie z harmonogramem wypłat dostawcy.

System ten umożliwia MoR prowadzenie operacji w miejscach, gdzie firma SaaS nie posiada statusu prawnego – dostawca już go ma, więc pomijasz tworzenie lokalnych podmiotów. Współpracując z lokalnymi bankami, MoR stosuje typowe procedury dla każdego obszaru i zarządza płatnościami w standardowych walutach regionu, dzięki czemu Twoje wskaźniki akceptacji generalnie się poprawią.

A dostawca usług płatniczych przelewa pieniądze od klienta do firmy, podczas gdy sprzedawca formalny (Merchant of Record) przejmuje również odpowiedzialność i wszelkie inne związane z tym obowiązki. Sprzedawca formalny wykonuje całą pracę i ponosi pełną odpowiedzialność, co obejmuje podatki, obciążenia zwrotne (chargebacki) i inne standardy zgodności.

A operator płatności umożliwia Twojej firmie działanie jako sub-sprzedawca pod jego kontem, dzięki czemu możesz zacząć akceptować płatności po zakończeniu standardowej konfiguracji. Natomiast Merchant of Record działa jako sprzedawca dla wszystkich transakcji i przejmuje związane z tym role prawne i finansowe. W przypadku PayFac, Twoja firma pozostaje odpowiedzialna za zarządzanie kwestiami podatkowymi i zgodnością z przepisami, podczas gdy Merchant of Record przejmuje te zobowiązania.

Jeśli chodzi o umowy sprzedaży, oficjalny sprzedawca (seller of record) to po prostu podmiot wskazany jako sprzedawca – strona, od której klient dokonuje zakupu, z prawnego punktu widzenia. Natomiast podmiot rozliczający transakcję (merchant of record) jest odpowiedzialny za przetwarzanie płatności i zarządza obowiązkami, takimi jak obliczanie podatków i zgodność z przepisami, związanymi z transakcją. Czasami dostawca usługi podmiotu rozliczającego transakcję (merchant of record provider) pełni zarówno rolę oficjalnego sprzedawcy, jak i podmiotu rozliczającego transakcję, choć nie jest to zasada uniwersalna. Zawsze warto zidentyfikować, jaką rolę przyjmuje Twój dostawca w Twojej konfiguracji, aby dokładnie ocenić, jakie podatki lub obowiązki mogą nadal spoczywać na Tobie.

To pytanie pojawia się, gdy sprzedajesz towary online za granicę i chciałbyś mieć łatwe do wdrożenia alternatywy w zakresie podatków pośrednich. W rzeczywistości liczy się to, z iloma jurysdykcjami podatkowymi musisz się zmierzyć, a nie rozmiar Twojej firmy.

• Sprzedajesz w UE, Wielkiej Brytanii lub w wielu stanach USA i nie posiadasz tam podmiotów prawnych.
• Twoja firma nabywa obowiązki związane z podatkiem od sprzedaży w innych regionach, zwłaszcza jeśli te obszary zarządzają podatkami inaczej niż Twój kraj macierzysty.
• Twoja firma nie posiada oddzielnego zespołu zajmującego się podatkami i zgodnością, a utworzenie takiego zespołu jest porównywalne kosztowo z usługą MoR.
• Jeśli sprzedajesz subskrypcje, istnieją ciągłe wymogi zgodności dla Twoich cykli płatności, które zautomatyzowany system dostarczony przez dostawcę może obsłużyć po swojej stronie w ramach usługi.
• Procesy chargebacku czasami zawierają dodatkowe wymogi branżowe, a niektóre usługi merchant of record posiadają narzędzia, które adresują te obszary.

Istnieją również przypadki, w których możesz nie potrzebować merchant of record:

• Sprzedaż prowadzona jest w jednym kraju i nie przekracza lokalnych progów rejestracji.
• Lokalne struktury korporacyjne i zespoły compliance już zarządzają regulacjami na Twoich głównych rynkach.
• Ważne jest, aby zachować pełną kontrolę nad doświadczeniem płatniczym, danymi klientów i warunkami umów.
• Koszty i procesy Twoich obecnych praktyk podatkowych i compliance są już standardem w ramach Twojej konfiguracji biznesowej.

Jedna kategoria jest zazwyczaj wykluczona z procesu: firmy niezgodne z przepisami. Ponieważ MoR staje się prawnym sprzedawcą i ponosi pełną odpowiedzialność, prowadzi własne KYC i odrzuci – lub wkalkuluje ryzyko związane z – produktami, które narażają ją na szkody prawne, reputacyjne lub finansowe. Jeśli Twój produkt należy do kategorii ograniczonej lub niezgodnej z przepisami, weryfikacja może obejmować warunki specyficzne dla danej kategorii lub inną ścieżkę przetwarzania, a nie tylko wyższą stawkę.

Model rozliczeń jako Merchant of Record wiąże się z pewnymi czynnikami wartymi oceny, zwłaszcza w kontekście ogólnych kosztów i tego, jak model ten pasuje do ram Twojej działalności lub Twoich preferencji. Istnieje kilka kompromisów wbudowanych w ten model, które należy wziąć pod uwagę:

1. Nie zarządzasz już bezpośrednio relacją rozliczeniową. Dostawca jest sprzedawcą. Sposoby wykorzystania informacji rozliczeniowych, takich jak dane płatnicze klienta, faktury lub umowa rozliczeniowa, mogą zależeć od konfiguracji własnych systemów dostawcy.
2. Nazwa dostawcy będzie widnieć na wyciągach klientów. W przypadku niektórych marek, może to oznaczać, że klienci sporadycznie kontaktują się z obsługą klienta, jeśli nie są zaznajomieni z opłatą.
3. Elastyczność cenowa jest ograniczona przez to, co obsługuje silnik rozliczeniowy dostawcy. Niektórzy dostawcy mogą nie obsługiwać wszystkich dostępnych modeli rozliczeniowych, a opcje głębokiej personalizacji różnią się między organizacjami.
4. Całkowity koszt może rosnąć wraz ze wzrostem Twoich przychodów. Alternatywnie, posiadanie własnego zaplecza finansowego lub systemu compliance może nie skalować się w takim samym stopniu, więc porównanie opcji może pomóc w podjęciu decyzji.

Podczas planowania warto pamiętać, że migracja nie jest bezpłatne. Firmy odchodzące od modelu 'merchant of record' mogą musieć wprowadzić zmiany, takie jak szczegóły podatkowe, umowy i korekty rozliczeń. Jeśli Twoja firma działa głównie w jednym regionie, posiada już systemy zapewniające zgodność z przepisami lub chce mieć szczególną kontrolę nad rozliczeniami, korzystanie z dostawcy usług płatniczych z rozwiązaniem podatkowym może okazać się tańsze.

Wybór odpowiedniego merchant of record zazwyczaj odnosi się do struktury i metod działania Twojej firmy, a nie do jej ogólnego rozmiaru. Zarówno firma oferująca jeden produkt, jak i przedsiębiorstwo nadzorujące złożone transakcje oprogramowania mogą korzystać z modelu merchant of record, ale ich wymagania często się różnią. Przeanalizowanie własnych potrzeb operacyjnych przed zapoznaniem się z ofertami dostawców może pomóc w uporządkowaniu wyszukiwania.

Główne obszary porównawcze między dostawcami merchant of record zazwyczaj nie zmieniają się, nawet gdy zmieniają się potrzeby biznesu. Większość dostawców można porównać, używając tego samego zestawu kryteriów, opisanych poniżej w tym przewodniku.

Niezależnie od etapu rozwoju Twojej firmy, istnieje jedenaście takich samych punktów kontrolnych, których możesz użyć do oceny dostawcy merchant of record. Poniższa lista ma na celu zidentyfikowanie obszarów, które różnią się między dostawcami.

Podczas współpracy z merchant of record często występują opłaty transakcyjne i stała opłata; mają one na celu pokrycie kosztów, takich jak przetwarzanie transakcji, podatki, zapobieganie oszustwom i rozwiązywanie sporów, wszystko pod jednym parasolem. Dodatkowe opłaty mogą zostać naliczone w przypadku wymiany walut, korzystania z określonych rodzajów płatności lub w zależności od struktury wypłat.

U różnych dostawców publikowane stawki zazwyczaj wahają się od około 5% do 10% za transakcję, plus stała opłata za zamówienie w wysokości od około 0,35 USD do 0,95 USD, przy czym niektórzy oferują zamiast tego indywidualne wyceny. Stawka na pierwszy rzut oka rzadko mówi całą prawdę: wielu dostawców dodaje opłaty, które ujawniają się dopiero po przeczytaniu drobnego druku — marże za przewalutowanie w wysokości 1–3,5% powyżej kursu rynkowego, dodatkowe opłaty naliczane do transakcji międzynarodowych lub transakcji realizowanych alternatywnymi metodami płatności, a w przypadku co najmniej jednego dużego dostawcy, stała opłata roczna (około 150 USD) naliczana do kont poniżej określonego rocznego progu przychodów. Rozważając koszty, warto sprawdzić, co dokładnie obejmują poszczególne stawki, i zapytać bezpośrednio, czy którekolwiek z nich mają zastosowanie do wielkości Twojego konta, zanim porównasz ogólne liczby.

Nie stawka jest najważniejsza. Ważna jest stawka w porównaniu z tym, ile musiałbyś zapłacić, aby wykonać tę samą pracę samodzielnie.

Warto przyjrzeć się dwóm aspektom w każdej porównywanej ofercie: po pierwsze, wyjaśnić, które usługi są wyszczególnione w stawce podstawowej, a które mogą być liczone jako dodatkowe. Po drugie, ważne może być również zauważenie, na jakim poziomie przychodów koszty zgodności (compliance) zewnętrznego i wewnętrznego się wyrównują, poprzez mapowanie bieżących operacji i wydatków.

Tak, PayPro Global działa jako merchant of record. Firma działa na rynku od 2006 roku, wspierając ponad trzy tysiące firm z branży oprogramowania, SaaS i gier wideo.  

W praktyce oznacza to obsługę zobowiązań podatkowych w ponad 13 000 jurysdykcjach, umożliwienie płatności za pomocą ponad 70 metod i w ponad 140 walutach oraz zapewnienie sprzedaży w ponad 200 krajach. Status PayPro obejmuje certyfikat PCI DSS Level 1 Service Provider. Platforma obsługuje ponad 28 języków. Wsparcie rozliczeń na żywo działa przez całą dobę i jest łatwo dostępne za pośrednictwem różnych kanałów, takich jak czat na żywo, telefon, e-mail i system zgłoszeń. Ponadto otrzymujesz dedykowanego menedżera do obsługi Twojego konta.

Routing płatności wykorzystuje kaskadowy system szkolony przez AI, aby poprawić wskaźniki akceptacji i odzyskać niezrealizowane sprzedaże, a także rozliczenia abonamentowe obejmuje plany miesięczne lub roczne z ręcznym, automatycznym lub na żądanie odnawianiem.

Jakie są przykłady merchant of record? 

Znajdziesz podmiot odpowiedzialny za transakcje (Merchant of Record) wszędzie tam, gdzie firma sprzedaje towary lub usługi bezpośrednio klientom i jest odpowiedzialna za związane z tym zobowiązania. Na przykład, sklepy z aplikacjami sprzedające niezależne aplikacje, platformy internetowe oferujące gry innych studiów, czy dostawcy usług wspierający SaaS i oprogramowanie – wszyscy stosują to rozwiązanie. Firmy takie jak PayPro Global zajmują się obowiązkami Merchant of Record dla oprogramowania, SaaS, gier wideo oraz podobnych produktów cyfrowych.

Jakie są opcje integracji dla sprzedawcy odpowiadającego za transakcje? 

Zazwyczaj dostawcy Merchant of Record oferują trzy sposoby konfiguracji: pełne połączenia API przesyłają szczegóły transakcji i odbierają aktualizacje statusu w czasie rzeczywistym; hostowane narzędzia do obsługi płatności (możesz spotkać opcje takie jak web, mobile, in-app, pop-upy lub iFrames) pozwalają dostawcy przetwarzać zamówienia w Twoim imieniu; a niestandardowe integracje sprawdzają się, jeśli masz unikalne potrzeby w zakresie rozliczeń. Wybór metody zależy wyłącznie od Twoich preferencji dotyczących zarządzania procesem finalizacji transakcji.

Jak zostać Merchant of Record? 

Aby zostać sprzedawcą-rekordzistą (merchant of record), będziesz musiał zarejestrować swoją firmę na wszystkich wymaganych rynkach, uzyskać swoją kontami sprzedawców sieć z akceptantami, przestrzegać wszystkich wymogów podatkowych, w tym rejestrację do celów VAT/GST/podatku od sprzedaży (sales tax), tam gdzie ma to zastosowanie, być zgodnym z PCI DSS i obsługiwać wszelkie obciążenia zwrotne (chargebacks). Powszechną praktyką dla większości firm software’owych jest współpraca z zewnętrznymi dostawcami usług w celu obsługi takich spraw.

Czy Stripe jest sprzedawcą-rekordzistą (merchant of record)? 

To różni się w zależności od produktu. W przypadku standardowej integracji, Stripe jest dostawcą usług płatniczych – Twoja firma pozostaje prawnym sprzedawcą, odpowiedzialnym za rejestrację podatkową, odprowadzanie podatków i obciążenia zwrotne. Stripe Managed Payments stanowi wyjątek: w tym przypadku Stripe jest sprzedawcą (merchant of record), pokrywającym podatki pośrednie w ponad 80 krajach, ale tylko za pośrednictwem Stripe Checkout i Payment Links. PayPro Global działa jako sprzedawca (merchant of record) w ponad 200 krajach i 13 000+ jurysdykcjach podatkowych, przejmując na siebie zgodność podatkowa odpowiedzialność w ramach dowolnego procesu realizacji płatności.

Czy PayPal jest uznawany za sprzedawcę-rejestratora? 

Nie do końca – PayPal jest używany jako procesor płatności zamiast być sprzedawcą. Twoja firma jest uważana za sprzedawcę; w związku z tym płacisz VAT, GST i podatki od sprzedaży oraz przestrzegasz przepisów o ochronie konsumentów tam, gdzie znajdują się Twoi konsumenci, a nie tam, gdzie Ty masz swoją siedzibę. Strona płatności PayPro Global wymienia PayPal wśród ponad 70 metod płatności, więc wybór MoR zapewnia dalszą akceptację PayPal.