Was ist ein Merchant of Record (MoR)?

Ein Merchant of Record, oder MoR, ist die benannte juristische Einheit, die für die Überwachung einer Transaktion verantwortlich ist – dies umfasst die Zahlungsabwicklung, die Anwendung und Abführung der erforderlichen Steuern, die Einhaltung regulatorischer Standards und die Organisation von Support für transaktionsbezogene Angelegenheiten. In dieser Konstellation wird das SaaS-Unternehmen als Anbieter des Produkts geführt und behält seine Rolle in Kundenangelegenheiten im Zusammenhang mit den Produktfunktionen, während der MoR die Transaktion verantwortet.

Ein Merchant of Record, oder MoR, ist die juristische Person, die befugt ist, Waren oder Dienstleistungen an einen Kunden zu verkaufen und die Zahlung für diesen Verkauf entgegenzunehmen. Der MoR erscheint auf Transaktionsdokumenten und wickelt die Zahlungsabwicklung sowie Anforderungen wie Steuern, Rückbuchungen und die Compliance-Haftung ab, die mit der Transaktion verbunden sind.

Aus dieser Definition ergeben sich folgende Details:

1. Der Merchant of Record ist oft ein anderes Unternehmen als dasjenige, das das Produkt erstellt. Wenn Sie mit einem MoR-Anbieter zusammenarbeiten, behalten Sie die Verantwortung für die Softwareentwicklung, und der MoR-Anbieter agiert als rechtlicher Verkäufer.
2. Der Registrierte Händler ist für die Einhaltung der Vorschriften zuständig. Wenn beispielsweise die Steuer aus dem Kauf eines deutschen Kunden nicht wie vorgeschrieben berechnet wird, richten sich alle Anfragen der Steuerbehörden an den MoR.
3. Die Informationen des Registrierten Händlers werden auf dem Kontoauszug des Kunden ausgewiesen. Diese Vereinbarung spiegelt die Zuweisung von Verantwortlichkeiten wider und gibt an, welche Einheit den Verkauf als Merchant of Record durchführt.

Ein Merchant of Record kontrolliert alle Aspekte der Transaktion, die notwendig sind, um sicherzustellen, dass der Verkauf den relevanten rechtlichen und finanziellen Aspekten entspricht. Dies kann die Verwaltung von indirekten Steuern, Zahlungen, Betrug und Rückbuchungen sowie die Einhaltung von Sicherheitszertifizierungen umfassen.

Neben der Compliance richtet ein MoR Verfahren zur Zahlungsabwicklung ein, wenn Transaktionen nicht wie geplant abgeschlossen werden, zum Beispiel, wenn ein Überprüfungssystem eine Transaktion ablehnt, die von den üblichen Mustern abweicht. Anstatt alle derartigen Transaktionen automatisch abzulehnen, kann ein MoR Bestellungen überprüfen, Zahlungen erneut versuchen oder relevante Informationen verifizieren. Diese Umsatzrückgewinnung Verfahren werden eingesetzt, um Zahlungsablehnungen zu behandeln und Schritte für jegliche erforderliche Nachverfolgung mit Kunden festzulegen.

Das Merchant of Record-Modell basiert auf einem zweistufigen Prozess. Zuerst liefert Ihr Unternehmen Waren oder Dienstleistungen zu einem Großhandelspreis an den MoR. Der MoR erleichtert dann den Einzelhandelsverkauf an den Endkunden. Der Kunde interagiert mit dieser Einzelhandelstransaktion, und die Verantwortung für Steuern und Compliance geht auf den MoR über.

1. Beim Checkout, Die Aktionen des Kunden werden unter der rechtlichen Struktur des MoR verwaltet.
2. Die Transaktion wird unter dem Namen des MoR abgewickelt. Die Vereinbarung erfolgt direkt zwischen dem Anbieter und dem Kunden, was dazu führt, dass der Name des MoR auf Quittungen und Kontoauszügen aufgeführt wird.
3. Die Steuer wird entsprechend dem Abrechnungsort des Kunden berechnet, unter Anwendung der geltenden lokalen Steuersätze und wird zum Zeitpunkt des Kaufs hinzugefügt. Dies kann in Form von VAT in der EU und im UK, staatliche und lokale Umsatzsteuer in den USA.
4. Der MoR ist für das Zusammenstellen der erforderlichen Steuerunterlagen zuständig und die Zahlungen an die zuständigen Behörden zu leisten.
5. Der Nettoerlös wird ausgezahlt. Sie erhalten Einnahmen nach Abzug von Steuern, Gebühren und Rückerstattungen, gemäß dem Auszahlungsplan des Anbieters.

Dieses System ermöglicht es dem MoR, Operationen an Orten durchzuführen, an denen das SaaS-Geschäft keinen rechtlichen Status hat – der Anbieter hat bereits einen, sodass Sie die Gründung lokaler Entitäten überspringen können. Durch die Zusammenarbeit mit lokalen Banken übernimmt der MoR typische Verfahren für jedes Gebiet und verwaltet Zahlungen in den Standardwährungen der Region, wodurch Ihre Genehmigungsraten in der Regel verbessert werden.

Ein Zahlungsdienstleister überweist Geld vom Kunden an das Unternehmen, während der Merchant of Record (MoR) auch die Haftung und alle anderen damit verbundenen Pflichten übernimmt. Der Merchant of Record (MoR) erledigt die gesamte Arbeit und trägt die volle Verantwortung, was Steuern, Rückbuchungen und andere Compliance-Standards umfasst.

Ein Payment Facilitator ermöglicht Ihrem Unternehmen, als Sub-Händler unter seinem Konto zu fungieren, sodass Sie nach Abschluss der Standardeinrichtung Zahlungen entgegennehmen können. Im Gegensatz dazu agiert ein Merchant of Record (MoR) als Verkäufer für alle Transaktionen und übernimmt die damit verbundenen rechtlichen und finanziellen Rollen. Bei einem PayFac bleibt Ihr Unternehmen für die Verwaltung von Steuer- und Compliance-Angelegenheiten verantwortlich, während ein Merchant of Record (MoR) diese Verpflichtungen stattdessen übernimmt.

Wenn es um Kaufverträge geht, ist der Seller of Record einfach die als Verkäufer genannte Einheit – die Partei, von der der Kunde seinen Kauf rechtlich gesehen tätigt. Im Gegensatz dazu ist der Merchant of Record für die Zahlungsabwicklung verantwortlich und verwaltet Verpflichtungen wie Steuerberechnung und Compliance im Zusammenhang mit der Transaktion. Manchmal übernimmt ein Merchant of Record-Anbieter sowohl die Rolle des Seller of Record als auch die des Merchant of Record, obwohl das keine universelle Regel ist. Es ist immer eine gute Idee, zu identifizieren, welche Rolle Ihr Anbieter in Ihrem Setup übernimmt, um genau einschätzen zu können, welche Steuern oder Verantwortlichkeiten möglicherweise noch bei Ihnen liegen.

Diese Frage stellt sich, wenn Sie Online-Waren grenzüberschreitend verkaufen und einfach umzusetzende Alternativen bezüglich der indirekten Besteuerung wünschen. Tatsächlich kommt es darauf an, mit wie vielen Steuerhoheitsgebieten Sie es zu tun haben, und nicht auf die Größe Ihres Unternehmens.

• Sie verkaufen in der EU, dem Vereinigten Königreich oder mehreren US-Bundesstaaten und haben dort keine Rechtseinheiten.
• Für Ihr Unternehmen entstehen Umsatzsteuerpflichten in anderen Regionen, insbesondere wenn diese Gebiete die Steuern anders verwalten als Ihr Heimatland.
• Ihr Unternehmen verfügt über kein separates Team, das sich auf Steuern und Compliance konzentriert, und die Kosten für ein solches Team sind vergleichbar mit dem Service eines MoR.
• Wenn Sie Abonnements verkaufen, gibt es konstante Compliance-Anforderungen für Ihre Zahlungszyklen, die ein vom Anbieter bereitgestelltes automatisiertes System als Teil des Dienstes auf seiner Seite abwickeln kann.
• Chargeback-Prozesse enthalten manchmal zusätzliche branchenspezifische Anforderungen, und einige Merchant-of-Record-Dienste verfügen über Tools, die diese Bereiche abdecken.

Es gibt auch Fälle, in denen Sie keinen Merchant of Record benötigen:

• Verkäufe werden in einem Land getätigt und bleiben unter den lokalen Registrierungsschwellenwerten.
• Lokale Unternehmensstrukturen und Compliance-Teams verwalten bereits Regulierungen in Ihren primären Märkten.
• Es ist wichtig, die volle Kontrolle über das Zahlungserlebnis, Kundendaten und Vertragsbedingungen zu behalten.
• Die Kosten und Prozesse Ihrer aktuellen Steuer- und Compliance-Praktiken sind bereits Standard innerhalb Ihrer Unternehmensstruktur.

Eine Kategorie ist im Allgemeinen von diesem Prozess ausgeschlossen: nicht konforme Unternehmen. Da der MoR zum rechtlichen Verkäufer wird und die volle Haftung übernimmt, betreibt er seine eigenen KYC und werden Produkte ablehnen – oder das Risiko einpreisen –, die es rechtlichen, reputationsbezogenen oder finanziellen Risiken aussetzen. Fällt Ihr Produkt in eine eingeschränkte oder nicht konforme Kategorie, kann die Überprüfung kategoriespezifische Bedingungen oder einen anderen Bearbeitungspfad umfassen, nicht nur einen höheren Satz.

Eine Merchant-of-Record-Vereinbarung weist bestimmte zu bewertende Faktoren auf, insbesondere bei der Betrachtung der Gesamtkosten und wie das Modell zu Ihrem Geschäftsrahmen oder Ihren Präferenzen passt. Dieses Modell bringt mehrere Abwägungen mit sich, die berücksichtigt werden sollten:

1. Sie verwalten die Abrechnungsbeziehung nicht mehr direkt. Der Anbieter ist der Verkäufer. Die Verwendung von Abrechnungsinformationen, wie Kundenzahlungsdaten, Rechnungen oder der Abrechnungsvertrag, kann sich danach richten, wie die eigenen Systeme des Anbieters eingerichtet sind.
2. Der Name des Anbieters wird auf den Kontoauszügen der Kunden aufgeführt. Für einige Marken kann dies bedeuten, dass Kunden gelegentlich den Support kontaktieren, wenn sie mit der Belastung nicht vertraut sind.
3. Die Preisgestaltungsflexibilität ist begrenzt durch das, was die Abrechnungs-Engine des Anbieters unterstützt. Einige Anbieter unterstützen möglicherweise nicht alle verfügbaren Abrechnungsmodelle, und die Optionen für eine tiefgreifende Anpassung unterscheiden sich je nach Organisation.
4. Die Gesamtkosten können steigen, wenn Ihr Umsatz skaliert. Alternativ dazu wächst das eigene Finanz- oder Compliance-Setup möglicherweise nicht so stark, sodass der Vergleich von Optionen bei der Entscheidungsfindung helfen kann.

Bei der Planung ist es hilfreich zu bedenken, dass Migration ist nicht kostenlos. Unternehmen, die sich von einem Merchant-of-Record-Modell abwenden, müssen möglicherweise Änderungen wie Steuerdetails, Verträge und Abrechnungsanpassungen bewältigen. Wenn Ihr Unternehmen hauptsächlich in einer Region tätig ist, bereits Systeme zur Compliance implementiert hat oder eine besondere Kontrolle über die Abrechnung wünscht, kann die Nutzung eines Zahlungsdienstleisters mit einer Steuerlösung günstiger sein.

Die Wahl des richtigen Merchant of Record hängt in der Regel eher mit der Struktur und den Methoden Ihres Unternehmens zusammen als mit dessen Gesamtgröße. Ein Unternehmen, das ein einzelnes Produkt anbietet, und ein Konzern, der komplexe Softwaretransaktionen beaufsichtigt, können beide ein Merchant of Record-Modell nutzen, aber ihre Anforderungen unterscheiden sich oft. Die Überprüfung Ihrer operativen Anforderungen, bevor Sie die Optionen der Anbieter prüfen, kann Ihnen helfen, Ihre Suche zu strukturieren.

Die wichtigsten Vergleichsbereiche zwischen Merchant of Record Anbietern ändern sich normalerweise nicht, selbst wenn sich die Bedürfnisse eines Unternehmens ändern. Die meisten Anbieter können anhand der gleichen Kriterien verglichen werden, die in diesem Leitfaden unten beschrieben sind.

Unabhängig von der Entwicklungsphase Ihres Unternehmens gibt es elf gleiche Prüfpunkte, die Sie zur Bewertung eines Merchant of Record Anbieters heranziehen können. Die folgende Liste soll Bereiche identifizieren, die sich zwischen den Anbietern unterscheiden.

Beim Einsatz eines Merchant of Record fallen oft Transaktionsgebühren und eine Pauschalgebühr an; diese sollen die Kosten für Dinge wie Transaktionsverarbeitung, Steuern, Betrugsprävention und Streitbeilegung abdecken, alles unter einem Dach. Zusätzliche Gebühren können im Falle eines Währungsumtauschs, der Nutzung spezifischer Zahlungsarten oder der Art der Auszahlungsstruktur anfallen.

Anbieterübergreifend liegen die veröffentlichten Tarife in der Regel zwischen etwa 5 % und 10 % pro Transaktion, zuzüglich einer festen Gebühr pro Bestellung von etwa 0,35 $ bis 0,95 $, wobei einige stattdessen individuelle Preise anbieten. Der ausgewiesene Preis ist selten die ganze Wahrheit: Mehrere Anbieter erheben Gebühren, die erst beim Lesen des Kleingedruckten sichtbar werden — Aufschläge für die Währungsumrechnung von 1–3,5 % über dem Marktkurs, zusätzliche Gebühren für internationale Transaktionen oder solche mit alternativen Zahlungsmethoden, und im Fall mindestens eines großen Anbieters eine pauschale Jahresgebühr (ca. 150 $), die Konten unterhalb einer bestimmten jährlichen Umsatzschwelle berechnet wird. Bei der Kostenbetrachtung ist es hilfreich zu prüfen, welche Tarife welche Leistungen abdecken, und direkt zu fragen, ob davon etwas auf Ihr Kontovolumen zutrifft, bevor Sie die reinen Zahlen vergleichen.

Nicht der Satz ist entscheidend, sondern der Satz im Vergleich zu dem, was Sie sonst bezahlen müssten, um die gleiche Arbeit selbst zu erledigen.

Es ist vorteilhaft, in jedem Angebot, das Sie vergleichen, zwei Aspekte zu betrachten: Erstens, klären Sie, welche Dienstleistungen im Pauschalpreis enthalten sind und welche möglicherweise als zusätzlich berechnet werden. Zweitens könnte es auch wichtig sein zu erkennen, auf welcher Umsatzebene sich die Kosten für ausgelagerte und interne Compliance angleichen, indem Sie die aktuellen Abläufe und Ausgaben abbilden.

Ja, PayPro Global agiert als Merchant of Record. Das Unternehmen ist seit 2006 für über dreitausend Unternehmen in den Bereichen Software, SaaS und Videospiele auf dem Markt.  

In der Praxis bedeutet dies die Abwicklung von Steuerpflichten in über 13.000 Gerichtsbarkeiten, die Ermöglichung der Zahlung mit über 70 Methoden und über 140 Währungen sowie die Ermöglichung von Verkäufen in über 200 Ländern. Der Status von PayPro umfasst die PCI DSS Level 1 Service Provider-Zertifizierung. Der Betrieb unterstützt mehr als 28 Sprachen. Der Live-Abrechnungssupport ist rund um die Uhr verfügbar und über verschiedene Kanäle wie Live-Chat, Telefon, E-Mail und ein Ticketsystem leicht erreichbar. Außerdem erhalten Sie einen dedizierten Manager für Ihr Konto.

Zahlungs-Routing nutzt ein KI-gestütztes Kaskadensystem, um die Akzeptanzraten zu verbessern und nicht abgeschlossene Verkäufe zurückzugewinnen, und Abonnement-Abrechnung umfasst monatliche oder jährliche Pläne mit manuellen, automatischen oder bedarfsgesteuerten Verlängerungen.

Was sind Beispiele für einen Merchant of Record? 

Einen Merchant of Record findet man überall dort, wo ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen direkt an Kunden verkauft und für die damit verbundenen Verpflichtungen verantwortlich ist. Zum Beispiel nutzen App-Stores, die unabhängige Apps verkaufen, Online-Plattformen, die Spiele anderer Studios anbieten, oder Dienstleister, die SaaS und Software unterstützen, alle diese Konstellation. Unternehmen wie PayPro Global übernehmen die Aufgaben eines Merchant of Record für Software, SaaS, Videospiele sowie ähnliche digitale Artikel.

Was sind die Integrationsmöglichkeiten für einen Merchant of Record? 

Typischerweise bieten Ihnen Händler-of-Record-Anbieter drei Einrichtungsoptionen: vollständige API-Verbindungen senden Transaktionsdetails und erhalten Status-Updates in Echtzeit; gehostete Checkout-Tools (Sie könnten Optionen wie Web, Mobil, In-App, Pop-ups oder iFrames finden) ermöglichen es dem Anbieter, Bestellungen für Sie abzuwickeln; und individuelle Integrationen funktionieren, wenn Sie einzigartige Abrechnungsanforderungen haben. Welche Methode Sie wählen, hängt allein von Ihren Präferenzen für die Verwaltung des Checkout-Prozesses ab.

Wie wird man ein Händler of Record? 

Um ein Merchant of Record zu werden, müssen Sie Ihr Unternehmen in allen erforderlichen Märkten registrieren und Ihr Merchant Accounts Netzwerk mit den Acquirern aufbauen, alle steuerlichen Anforderungen erfüllen, einschließlich der Registrierung für Mehrwertsteuer/GST/Umsatzsteuer, wo zutreffend, PCI DSS-konform sein und etwaige Rückbuchungen bearbeiten. Es ist gängige Praxis für die meisten Softwareunternehmen, mit Drittanbietern zusammenzuarbeiten, um solche Angelegenheiten zu regeln.

Ist Stripe ein Merchant of Record? 

Dies variiert je nach Produkt. Bei einer Standardintegration ist Stripe ein Zahlungsdienstleister – Ihr Unternehmen bleibt der rechtliche Verkäufer und ist verantwortlich für Steuerregistrierung, Abführung und Rückbuchungen. Stripe Managed Payments ist die Ausnahme: hier ist Stripe der Merchant of Record, der die indirekte Steuer in über 80 Ländern abdeckt, jedoch nur über Stripe Checkout und Payment Links. PayPro Global fungiert als Merchant of Record in über 200 Ländern und 13.000+ Steuerhoheitsgebieten und übernimmt dabei Steuerkonformität für jeden Checkout-Flow.

Wird PayPal als Merchant of Record betrachtet? 

Nicht wirklich – PayPal wird als Zahlungsabwickler anstatt ein Händler zu sein. Ihr Unternehmen gilt als Verkäufer; daher zahlen Sie Mehrwertsteuer, Waren- und Dienstleistungssteuer sowie Umsatzsteuern und halten die Verbraucherschutzgesetze dort ein, wo sich Ihre Verbraucher befinden, und nicht dort, wo Sie ansässig sind. PayPro Global’s Kasse listet PayPal unter seinen über 70 Zahlungsmethoden auf, sodass die Entscheidung für einen MoR die PayPal-Akzeptanz gewährleistet.