Wat is een Ongeldige Transactie?

Een 'void'-transactie is het proces waarbij een betaling wordt geannuleerd voordat deze door de bank wordt afgewikkeld.  

Omdat het vroeg in het betaalproces plaatsvindt, worden er geen bedragen van de rekening van de klant overgemaakt.  

Dit specifieke proces staat los van een terugbetaling (refund), die plaatsvindt nadat de betaling is afgewikkeld en de gelden op de rekening van de handelaar zijn aangekomen.

Een 'void' wordt gebruikt om fouten te corrigeren zodra een transactie is gedaan. Een aantal van dergelijke fouten omvatten:  

• incorrecte bedragen in rekening brengen  
• dubbele transacties  
• bestellingen die onmiddellijk na het afrekenen zijn geannuleerd.  

Een ongedaan making kan plaatsvinden vóór de afwikkeling, dus het is belangrijk om snel te handelen voordat de aankoop als een voltooide transactie wordt beschouwd. 

Terugbetaling en het ongedaan maken van een betaling zijn twee verschillende concepten, en hier is hoe ze verschillen:  

• Ongedaan maken: vindt plaats vóór de afwikkeling; gedurende dit proces worden er geen fondsen verplaatst  
• Terugbetaling: vindt plaats na de afwikkeling; het bedrag wordt teruggestuurd naar de klant.  

De verwerkingstijd voor ongeldigmakingen kan worden verkort, en er gelden doorgaans standaard verwerkingskosten. Terugbetalingen daarentegen vergen meer tijd om te worden voltooid. 

Indien onjuist uitgevoerd, kan ongeldigmaking verschillende gevolgen hebben:  

• klanten kunnen achterblijven met onopgeloste betalingsreserveringen  
• boekhoudkundige discrepanties kunnen ontstaan als een verkoop die als afgehandeld werd beschouwd, in feite wordt geannuleerd. 
• herhaalde fouten kunnen leiden tot terugboekingen. 

Vanuit boekhoudkundig oogpunt wordt een ongeldige transactie beschouwd als een verkoop die nooit heeft plaatsgevonden. Daarom telt het niet als omzet.  

Toch moet het adequaat worden geregistreerd voor audit en reconciliatie doeleinden.  

Het afzonderlijk behandelen van ongeldige transacties en terugbetalingen kan SaaS-bedrijven helpen bij het handhaven van transparantie en het identificeren van potentieel afwijkend koopgedrag, wat de duidelijkheid van financiële overzichten zou kunnen beïnvloeden.

Hier zijn enkele methoden die u kunt gebruiken om de noodzaak voor ongeldige transacties te verminderen:  

• Informeer klanten over het totaalbedrag en de belastingen vóór de definitieve afschrijving. 
• Gebruik uitgestelde of handmatige afschrijving zodat online betalingen aangepast kan worden vóór de afwikkeling. 
• Pas fraude- en foutcontroles toe voordat gelden worden vastgelegd. 
• Bied checkout bevestigingen aan klanten. 

Een Merchant of Record-platform centraliseert deze controles, die betrekking hebben op de afhandeling van timingregels, operationele fouten, en zelfs terugbetalingsbeheer.