Wat is niet-gefactureerde SaaS-omzet?

Niet-gefactureerde SaaS-inkomsten zijn de inkomsten die een SaaS-bedrijf heeft verdiend voor het leveren van diensten aan klanten, maar waarvoor nog geen factuur is verstuurd.

Dit komt vaak voor wanneer de geleverde diensten terugkerend zijn, zoals maandelijkse abonnementen, of bij gebruiksgebaseerde modellen, en de facturatie op een ander moment plaatsvindt.

Niet-gefactureerde inkomsten worden erkend als een activa op de balans omdat ze het recht van het bedrijf vertegenwoordigen om het bedrag voor geleverde diensten te ontvangen. Het boeken van niet-gefactureerde inkomsten is verplicht voor nauwkeurige financiële rapportage, effectief cashmanagement en het presenteren van de algehele financiële prestaties die enkel gefactureerde inkomsten omvatten.

De verschillen tussen de twee concepten omvatten:

Ongefactureerde Debiteuren vertegenwoordigen reeds verdiende omzet die nog niet is gefactureerd en is de balansrekening waarop ongefactureerde omzet doorgaans wordt geboekt. Deze rekening vertegenwoordigt het wettelijke recht van het bedrijf om klanten te factureren voor geleverde diensten of producten. Het beheer van ongefactureerde debiteuren zorgt ervoor dat de facturering en de accrual-boekhouding op elkaar zijn afgestemd en dat de financiële overzichten alleen de reeds verdiende omzet weergeven. 

Echter, als ongefactureerde vorderingen slecht worden gemonitord, kan dit verschillende prestatiemetingen vertekenen en leiden tot onnauwkeurige rapporten. 

Om ongefactureerde omzet te volgen en te rapporteren, moeten SaaS-bedrijven: 

• duidelijk omzeterkenningsbeleid opstellen 
• automatiseren via geïntegreerde boekhoud- en factureringsoplossingen 
• ongefactureerde omzet boeken als verdiende omzet in de winst- en verliesrekening gedurende de serviceperiode. 

Regelmatige reconciliatie is essentieel om SaaS-saldi nauwkeurig te houden en te ondersteunen met gegevens over servicelevering.

Factoren die bijdragen aan opgebouwde ongefaktureerde inkomsten zijn onder andere: 

• abonnementen of gebruiksgebaseerde modellen waarbij de facturatie plaatsvindt nadat diensten zijn afgenomen
• vertragingen gerelateerd aan mijlpaal-gebaseerde omzetherkenning
• storingen veroorzaakt door migraties van facturatiesystemen of problemen met gegevenssynchronisatie.

Regelmatige controles zijn nodig om ervoor te zorgen dat ongefaktureerde saldi niet onopgemerkt oplopen.

Enkele veelvoorkomende fouten zijn onder andere:

• het verwarren van ongefaktureerde inkomsten met uitgestelde omzet
• het vertragen van factuurgeneratie door interne goedkeuring of systeemproblemen
• het gebruik van handmatige factureringsprocessen.

Deze problemen resulteren in omzetverlies, onnauwkeurige rapportage en klachten van klanten.

Bovendien, als de omzet niet correct wordt geclassificeerd, verhoogt dit het risico op niet-naleving van boekhoudkundige standaarden.

SaaS-bedrijven kunnen niet-gefactureerde omzet verminderen door de volgende strategieën te overwegen: 

• het afstemmen van factureringsperiodes op serviceleveringsperiodes
• het gebruiken van een geautomatiseerd facturatiesysteem om op basis van gebruik te factureren
• het opnemen van duidelijke facturatievoorwaarden in klantcontracten. 

Het is belangrijk om te monitoren SaaS-facturatie activiteiten regelmatig en de nodige aanpassingen te doen wanneer er een wijziging is in de bedrijfsvoering.

Niet-gefactureerde inkomsten zijn niet noodzakelijk negatief. In veel gevallen is dit te wijten aan het feit dat diensten over een bepaalde periode worden geleverd, en de factuur pas aan het einde van die periode wordt uitgereikt, wat gebeurt bij een SaaS-abonnement of gebruiksgebaseerde modellen. 

Als niet-gefactureerde saldi echter te lang oplopen, kan dit duiden op inefficiënties in operationele processen of problemen in het facturatieproces.