Mozaïekafbeelding

SaaS-btw beheren: Berekenen, innen en afdragen

U moet waakzaam zijn bij het aangeven van uw inkomsten en voldoen aan de belastingwetgeving om boetes te voorkomen. Of u nu een Indie-ontwikkelaar bent of een SaaS-ondernemer, het begrijpen van belastingbeheer is uw verantwoordelijkheid. Laten we de stappen doorlopen voor het beheren van het btw-proces, of u nu een groot of klein SaaS-bedrijf bent.

Stap 1

Kies een Btw-beheermethode

Hoe u besluit uw belastingen te beheren, heeft invloed op uw tijd en financiële middelen, uw blootstelling aan risico's en uw wereldwijde bereik. Begin met het identificeren van belangrijke factoren zoals de complexiteit van uw bedrijf, de locatie van uw klanten, uw expertise en de verhouding tussen uw verkoopvolume en uw tijdsbesteding. 

 

  • Intern: Als je deze handleiding leest, beschik je waarschijnlijk niet over de benodigde fiscale expertise om de berekeningen, inning en aangifte zelf te beheren:) Houd er rekening mee dat dit een zeer tijdrovend proces is waarvoor diepgaande kennis vereist is.
  • Tools voor btw-naleving: Om tijd en geld te besparen, kun je software voor btw-naleving gebruiken om het proces te automatiseren, maar houd er rekening mee dat deze mogelijk niet alle aspecten van naleving dekken. Houd er ook rekening mee dat je bij de meeste PSP's en nalevingstools zelf verantwoordelijk blijft voor het indienen en afdragen van btw.
  • Merchant of Record (MoR): Wanneer we kijken naar opties die geschikt zijn voor grote ondernemingen, MKB's, indie-ontwikkelaars en solopreneurs, is MoR een veelvoorkomende optie voor SaaS-bedrijven. Omdat de MoR fungeert als wederverkoper, maar de verantwoordelijkheid voor het beheer van de btw op zich neemt, is dit een goede keuze voor bedrijven die zich willen richten op hun product, het opschalen van hun bedrijf en de verkoop aan een breder publiek.
Opmerking

Het afhandelen van alle btw-verplichtingen is de verantwoordelijkheid van de MoR. Dus voel je vrij om het volgende deel over te slaan over als je al hebt gekozen voor een samenwerking met een MoR, want je hoeft je hier geen zorgen meer over te maken 🙂

MAAR Als u nog steeds compliancetools gebruikt of btw-beheer intern afhandelt, bekijk dan de volgende stappen om er zeker van te zijn dat u niets mist over de juiste manier om btw te innen en af te dragen.

Stap 2

Bepaal uw btw-verplichtingen

Nadat u uw strategie voor btw-beheer hebt gekozen, moet u inzicht krijgen in uw specifieke btw-verplichtingen. Onderzoek waar u nexus hebt en identificeer vervolgens de van toepassing zijnde btw-tarieven op die locaties.

 

  • Nexus: Begrijp waar u een btw-nexus hebt, die fysiek kan zijn (waar uw bedrijf actief is) of economisch (waar u een bepaalde omzetdrempel overschrijdt). De regels variëren per locatie, dus gebruik de officiële websites van de belastingdiensten in de staten of landen waar u uw SaaS-product verkoopt om uw behoeften te identificeren. U kunt overwegen om een belastingadviseur te raadplegen. 
  • Btw-tarieven: Onderzoek de btw-tarieven binnen elk rechtsgebied waar u nexus hebt. Deze variëren ook, afhankelijk van het type producten/diensten en de locatie van uw klanten.
  • Btw-vrijstellingen: Sommige regio's kunnen verlaagde tarieven hanteren of vrijstellingen aanbieden, afhankelijk van uw specifieke type digitale product. Onderzoek de uitzonderingen zorgvuldig om er zeker van te zijn dat u het juiste tarief toepast. 

Verkoopbelasting- & btw-gids voor SaaS- en softwarebedrijven

 

Bekijk deze interactieve kaart die details over percentages, drempels, toepasbaarheid en boetes binnen elk gebied weergeeft. We hebben deze ontworpen om u te helpen tijd te besparen en de verschillende belastingwetten voor uw SaaS-bedrijf te identificeren.

Stap 3

Registreer voor een vergunning verkoopbelasting (VS)

Om te bepalen in welke staten u verkoopbelasting moet innen en u daarom in elk van die staten moet registreren voor een vergunning, moet u uw nexus en toepasselijke belastingtarieven vaststellen. Houd er rekening mee dat het in de meeste staten illegaal is om belasting te innen zonder deze vergunning.

Om de belastingvergunning te verkrijgen, moet u waarschijnlijk het volgende aan de belastingdienst van de staat overleggen

 

  • Bedrijfsinformatie: Volledige wettelijke naam en adres, FEIN (federaal werkgeversidentificatienummer) en contactgegevens.
  • Verkooppartnerinformatie: Soorten producten/diensten, verwacht verkoopvolume en een schatting van de jaarlijkse omzet in hun staat.
  • Bankgegevens: Bankrekeninggegevens voor het afdragen en innen van btw.

 

Zodra u bent geregistreerd, ontvangt u uw btw-nummer. Dit wordt vanaf dat moment vermeld op uw belastingaangiften en facturen. Daarnaast krijgt u een indienfrequentie toegewezen die bepaalt hoe vaak u uw btw-aangifte moet doen en betalen. Over het algemeen geldt: hoe meer u verkoopt, hoe hoger uw indienfrequentie zal zijn.

Stap 4

BTW innen

Nadat u uw vergunningen heeft ontvangen en de toepasselijke btw-tarieven kent, moet u een proces opzetten voor het innen van btw bij uw klanten. Implementeer een berekeningstool voor btw in uw afrekenproces. Hierdoor wordt de juiste btw automatisch berekend op basis van de locatie van de klant. Als u te maken heeft met verschillende btw-tarieven voor de producten en diensten die u verkoopt, zorg er dan voor dat u de btw-regels kunt aanpassen op basis van productcategorieën en specifieke rechtsgebieden.

Voorbeeld

Voor B2B EU-betalingen is het niet nodig om btw in rekening te brengen, omdat er een Verleggingsregeling wat betekent dat de koper de btw aan hun overheid afdraagt. In dit geval hoeft u alleen een btw-nummer op te vragen en te valideren bij uw zakelijke klant, en op de factuur te vermelden dat de transactie onder de verleggingsregeling valt. Voor meer informatie over btw bij B2B-transacties, lees deze handleiding.

Maak op uw betaalpagina en website duidelijk of de btw is inbegrepen in de weergegeven prijs of dat deze tijdens het betaalproces wordt toegevoegd. Toon ook de btw-specificatie op uw facturen, inclusief het btw-tarief, het bedrag en de jurisdictie. Zo weten klanten wat de totale kosten zijn en zien ze dat u voldoet aan de btw-regelgeving.

Strategische Aanpak

Belastingabsorptie is een prijsalternatief dat wordt gebruikt bij het innen van btw in meerdere regio's. Kies deze optie om uw prijs voor alle landen en regio's (wereldwijd) op hetzelfde niveau weer te geven. Deze marketingstrategie wordt gebruikt om grootschalige verkoop te stimuleren en marktaandeel te verwerven door de verwarring die verschillende btw-tarieven veroorzaken, te elimineren en een uniforme prijs te hanteren.

Hoe te implementeren: Als u klant bent bij PayPro Global en de optie Absorb Tax wilt activeren op het PPG-controlepaneel – volg dan deze instructies of neem contact met ons op.

Stap 5

Indienen en betalen

Aangezien u de btw van uw klant heeft geïnd, kunt u deze nu aangeven en betalen aan de betreffende instanties. Om compliant te blijven, is het belangrijk dat u dit correct afhandelt om onaangename verrassingen te voorkomen.

 

→ Bepaal het aangifteschema en de vervaldatum voor elk land waar uw klanten zich bevinden en elke staat waarin u nexus hebt. Omdat ze elk verschillende indieningsdata hebben, moet u het bedrag aan btw dat u in elke staat en elk land hebt geïnd, dienovereenkomstig aangeven. Deze informatie is beschikbaar op de websites van de desbetreffende officiële belastingdienst.

 

Belangrijk: Vergeet niet om herinneringen in te stellen en deze in uw agenda te noteren!

 

→ Het voorbereiden en indienen van btw-aangiften: Verzamel alle relevante informatie zoals het geïnde btw-bedrag, aftrekposten en verkoopgegevens. Dit klinkt misschien niet ingewikkeld, maar het kan complex worden als u in meerdere belastingjurisdicties actief bent. Zorg ervoor dat u het geïnde btw-bedrag over steden, staten, landen en alle andere toepasselijke rechtsgebieden bijhoudt.

 

→ Tot slot, moet u de btw afdragen aan de juiste staten! Houd er rekening mee dat elke staat een ander proces kan hebben voor het betalen van btw, zoals online, per cheque of bankoverschrijving.

 

Belangrijk: Zorg ervoor dat u op tijd betaalt om boetes te voorkomen.

Opmerking

Zelfs met nul verkopen tijdens de belastingperiode, moet u nog steeds een 'nul aangifte' indienen. U kunt een boete verwachten van sommige staten als u dit niet doet.

Lees dit uitgebreide artikel voor meer informatie over veelvoorkomende btw-fouten in de SaaS-industrie en hoe u deze kunt voorkomen: Veelgemaakte fouten bij btw op SaaS.

Conclusie

Hoewel het afhandelen van btw op SaaS complex lijkt, is het met de juiste aanpak beheersbaar. Door uw btwverplichtingen te begrijpen, uw strategie te implementeren en op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen, zorgt u ervoor dat u compliant bent en dure problemen vermijdt.

PayPro Global is een MoR (Merchant of Record) die zaken voor bedrijven kan vereenvoudigen. Zowel bedrijven die wereldwijd willen schalen en uitbreiden als startups met weinig expertise vinden begeleiding bij het beheren van complexe belastingverplichtingen in elk rechtsgebied. PayPro Global neemt deze gecompliceerde, arbeidsintensieve taken zoals SaaS-facturering en btw op zich, zodat u zich kunt concentreren op waar u goed in bent: het creëren en leveren van uitzonderlijke SaaS-producten.

Heeft u vragen of heeft u hulp nodig? Aarzel niet om contact op te nemen met het team van PayPro Global van experts. Wij helpen u graag bij het navigeren door de complexiteit van btw en het bereiken van naadloze compliance voor uw SaaS-bedrijf.

Veelgestelde vragen

Klaar om te beginnen?

Wij zijn geweest waar jij nu bent. Deel jouw wereldwijde dromen met ons en profiteer van onze 18 jaar ervaring om ze werkelijkheid te maken.

Meld u aan Mozaïekafbeelding
nl_NLNederlands
en_USEnglish es_ESEspañol pt_PTPortuguês pt_BRPortuguês do Brasil de_DEDeutsch it_ITItaliano pl_PLPolski ukУкраїнська ja日本語 ko_KR한국어 ro_RORomână fr_FRFrançais nl_NLNederlands