SaaS-inkooporders beheren: een stapsgewijze handleiding
Om een SaaS-inkooporder te beheren, kan een bedrijf een gestandaardiseerd systeem implementeren voor het volgen en goedkeuren van softwareaankopen. Een georganiseerd inkooporderproces wordt gebruikt om de duidelijkheid tussen een koper en een verkoper te waarborgen, financiële activiteiten te stroomlijnen en een heldere audittrail te onderhouden. Deze gids beschrijft de stappen voor de implementatie van het systeem, met details over de waarschijnlijke resultaten en antwoorden op veelgestelde vragen voor bedrijven die hun software-uitgaven beheren.
Waarom zouden inkooporders een betaalmogelijkheid moeten zijn?
Het aanbieden van inkooporders (PO's) als betaalmethode ondersteunt transacties bij grotere organisaties die gebruikmaken van formele inkoopprocessen. Veel bedrijven, met name die in gereguleerde sectoren, gebruiken een “procure-to-pay”-proces dat een PO vereist voordat ze een betaling kunnen autoriseren. De acceptatiegraad en inkoopworkflow voor geselecteerde klanten kunnen door deze optie worden beïnvloed.
Voor meer informatie, raadpleeg onze gids over het accepteren van B2B SaaS-betalingen.
Methodologie: Beoordeling van uw strategie voor inkooporderbeheer
Om SaaS-inkooporders te beheren, beoordeelt u eerst uw huidige behoeften en capaciteiten voordat u een nieuw systeem implementeert.
- Wat is ons huidige volume aan zakelijke verkopen? Als een groot deel van uw omzet afkomstig is van B2B-klanten die inkooporders vereisen, is een uitgebreid geautomatiseerd systeem nuttig.
- Hoeveel administratieve tijd wordt besteed aan de handmatige verwerking van inkooporders? Bereken het aantal uren dat uw financiële en verkoopteams besteden aan handmatige taken zoals het genereren van PO's, het afstemmen van betalingen en het bijhouden van goedkeuringen. Deze informatie helpt de investering in een geautomatiseerde oplossing te rechtvaardigen.
- Wat is de gemiddelde transactiegrootte voor verkopen op basis van PO's? Transacties met een hoge waarde vereisen een gedetailleerder en veiliger beheerproces.
- Hebben onze doelklanten specifieke compliance- of rapportagevereisten? Sommige branches vereisen een gedetailleerde financiële administratie die eenvoudig gecontroleerd kan worden.
Bepaal op basis van deze antwoorden of een eenvoudig, handmatig proces werkt of dat een geautomatiseerde, geïntegreerde oplossing nodig is om uw activiteiten efficiënt op te schalen.
Standaardiseer de inkooporder-aanvraag
Creëer een consistent proces voor het ontvangen en beheren van inkooporder-aanvragen.
Aanvraagformulier: Creëer een digitaal formulier of sjabloon dat uw verkoopteam en klanten kunnen gebruiken bij het indienen van inkooporder-aanvragen. Dit formulier verzamelt alle benodigde informatie, waaronder:
- Bedrijfsnaam van de klant en contactgegevens
- Leveranciersinformatie (uw bedrijf)
- Uniek PO-nummer (gegenereerd door de klant)
- Uitgiftedatum
- Gedetailleerde orderregels (product, aantal licenties, prijs per eenheid)
- Totaalbedrag
- Begin- en einddatum van het abonnement
- Betalingsvoorwaarden (bijv. Netto 30)
Een klant wil een abonnement op uw projectmanagement-SaaS voor hun engineeringteam van 50 personen. Het verkoopteam ontvangt van de klant een PO van $ 15.000, met daarin 50 licenties à $ 25 per maand voor een periode van 12 maanden en een betalingstermijn van Netto 30 dagen.
Volgens een rapport van de Aberdeen Group hebben organisaties met geautomatiseerde PO-processen 45% lagere kosten per inkooporder dan organisaties die een handmatig proces gebruiken.
Gratis checklist voor het beheer van SaaS-inkooporders
Leer hoe u een inkooporder aanmaakt en uw B2B SaaS-verkoopproces vereenvoudigt.
-
Instructies voor het beheren van PO's
-
Checklist voor factuurafstemming
-
Tips voor het automatiseren van uw workflow
-
Best practices voor enterprise sales
-
Veelgemaakte fouten die u moet vermijden
Implementeer een gecentraliseerd beheersysteem
Handmatig bijhouden met spreadsheets leidt eerder tot invoerfouten of weglatingen. Een gecentraliseerd systeem is gunstig voor de schaalbaarheid en nauwkeurigheid.
Gebruik een platform voor inkoop- of betalingsbeheer: Selecteer een platform dat de volledige levenscyclus van een inkooporder (PO) kan beheren, van aanmaak tot betalingsafstemming. U heeft functies nodig zoals:
- Geautomatiseerde generatie en nummering van PO's.
- Integratie met uw CRM- en boekhoudsoftware.
- Realtime tracking van de PO-status.
- Veilige opslag van alle PO-gerelateerde documenten.
- Audittrail-mogelijkheden.
PayPro Global biedt een platform dat inkooporders ondersteunt. Zakelijke klanten kunnen de PO-betaalmethode kiezen. Het systeem verwerkt vervolgens automatisch de PO, genereert een factuur met een bijbehorend PO-nummer en volgt de betalingsstatus. Dit stroomlijnt de gehele “procure-to-pay”-cyclus, waardoor handmatig werk en fouten worden verminderd.
Gratis checklist voor het beheer van SaaS-inkooporders
Leer hoe u een inkooporder aanmaakt en uw B2B SaaS-verkoopproces vereenvoudigt.
-
Instructies voor het beheren van PO's
-
Checklist voor factuurafstemming
-
Tips voor het automatiseren van uw workflow
-
Best practices voor enterprise sales
-
Veelgemaakte fouten die u moet vermijden
Integreer met uw financiële en verkoopsystemen
Integratie bevordert de nauwkeurigheid van de administratie en de operationele flow.
PO-systeem: Koppel uw gekozen PO-beheerplatform aan uw bestaande tools:
- Een CRM (bijv. Salesforce) koppelt PO-gegevens aan het account van de klant, waardoor het salesteam informatie over transactiegegevens krijgt.
- Boekhoudsoftware (bijv. QuickBooks, Xero) biedt geautomatiseerde afstemming van facturen met PO's, wat de reconciliatieprocessen en de afsluiting van transacties stroomlijnt.
- ERP (bijv. SAP) voor grotere ondernemingen zorgt ervoor dat alle financiële en operationele gegevens consistent zijn.
Een goed geïntegreerd systeem verkort de factuurverwerkingstijd met tot wel 50%, omdat de gegevens van de PO de factuur automatisch invullen.
Lees meer over SaaS abonnementsbeheer en internationale betalingen mogelijkheden.
Gratis checklist voor het beheer van SaaS-inkooporders
Leer hoe u een inkooporder aanmaakt en uw B2B SaaS-verkoopproces vereenvoudigt.
-
Instructies voor het beheren van PO's
-
Checklist voor factuurafstemming
-
Tips voor het automatiseren van uw workflow
-
Best practices voor enterprise sales
-
Veelgemaakte fouten die u moet vermijden
Automatiseer het factuur- en betalingsproces
Zodra een PO is ontvangen en goedgekeurd, moet het systeem de volgende stappen automatisch afhandelen.
- Factuurgeneratie starten: Het PO-systeem moet automatisch een factuur genereren met het unieke PO-nummer. Dit dient als registratie voor de financiële teams van de koper en de verkoper.
Wanneer de PO van uw klant voor $15.000 in het systeem wordt ingevoerd, wordt er onmiddellijk een factuur gegenereerd met hetzelfde PO-nummer en verzonden naar de crediteurenadministratie van de klant. Het systeem volgt de factuurstatus als “Betaling in behandeling”.
- Betalingsherinneringen instellen: Het systeem moet geautomatiseerde herinneringen sturen naar het crediteurenteam van de klant naarmate de uiterste betaaldatum nadert.
- Betalingen reconciliëren: Zodra de betaling is ontvangen, reconcilieert het systeem deze automatisch met de bijbehorende factuur en PO en markeert de transactie als “Betaald.”
|
Processtap |
Handmatige actie |
Geautomatiseerde actie |
|
Aanvraag |
PO ontvangen via e-mail. |
Klant dient PO in via een toegewijd portaal. |
|
Aanmaak |
Gegevens handmatig invoeren in een spreadsheet. |
Het systeem genereert automatisch een PO-nummer en een record. |
|
Facturatie |
Handmatig een factuur aanmaken in boekhoudsoftware. |
Factuur wordt automatisch gegenereerd met PO-nummer. |
|
Opvolging |
Handmatige opvolging bij de klant en controle van de bankrekening. |
Het systeem verstuurt herinneringen en werkt de betalingsstatus realtime bij. |
Conclusie
Een gestructureerde aanpak voor het beheer van SaaS-inkooporders kan invloed hebben op het financieel toezicht en de inkoopworkflow. Door duidelijke procedures, een gecentraliseerd systeem en inzicht in het verschil tussen een inkooporder en een factuur, kan een bedrijf ervoor zorgen dat alle softwareaankopen nauwkeurig worden gedocumenteerd. Deze aanpak helpt de boekhouding te vereenvoudigen, de administratieve inspanningen te minimaliseren en transparante relaties met leveranciers te onderhouden.
Veelgestelde vragen
-
Grote bedrijven gebruiken PO’s voor strikte financiële controle en een duidelijke audittrail. Inkooporders fungeren als een formele, interne machtiging om uitgaven te doen, zodat alle softwareaankopen worden goedgekeurd, gebudgetteerd en gedocumenteerd voordat een dienst wordt geactiveerd. Dit proces helpt ongeautoriseerde uitgaven te voorkomen en vereenvoudigt de afstemming van facturen.
-
Een raaminkooporder (BPO) is een langetermijnovereenkomst met een leverancier voor terugkerende aankopen gedurende een gespecificeerde periode. Voor SaaS betekent dit dat een bedrijf vooraf een bepaald aantal licenties of een specifieke bestedingslimiet bij een leverancier voor een jaar kan goedkeuren, waardoor het proces eenvoudiger wordt en het administratieve werk voor frequente verlengingen wordt geminimaliseerd.
-
Een inkooporder wordt meestal gebruikt wanneer het om een aanzienlijk bedrag gaat, wanneer de aankoop terugkerend is (zoals een jaarlijks abonnement) of wanneer het interne beleid van de koper dit vereist voor naleving en budgettering. Het is een fundamenteel onderdeel van het formele 'procure-to-pay'-proces voor zakelijke klanten.
-
Een inkooporder (PO) is een document dat door de koper wordt opgesteld om hun aankoop te autoriseren; het definieert de transactiegegevens, inclusief de producten of diensten, de hoeveelheden en de koopverplichting. Een factuur is een rekening die door de verkoper wordt opgesteld nadat de dienst is geleverd. Deze vraagt om betaling voor de goederen of diensten die op de inkooporder staan vermeld.
-
Deze inkooporder is een formeel document opgesteld door een koper om de aanschaf van software as a service te autoriseren. Het bevat de specifieke details van de transactie, waaronder het softwareproduct, de prijzen, abonnementsvoorwaarden en het aantal licenties, en dient als een bindende verbintenis voordat de dienst wordt geleverd.
-
Het aanbieden van inkooporders aan zakelijke klanten en grote ondernemingen die afhankelijk zijn van formele inkoopprocessen, wordt gedaan om te voldoen aan de vraag naar deze functionaliteit. Veel van deze bedrijven kunnen een transactie niet voltooien zonder een vooraf goedgekeurde inkooporder, dus het aanbieden van deze optie verwijdert een belangrijke barrière voor de verkoop en stelt u in staat grotere, waardevollere contracten binnen te halen.
-
Het gebruik van inkooporders vereist het opzetten van een gestandaardiseerd proces dat PO-aanvraag, verificatie, goedkeuring en afstemming met de bijbehorende factuur omvat. De gebruikelijke methode is een gecentraliseerd systeem dat elke PO volgt, koppelt aan een klantaccount en de facturering en betalingen automatiseert (bijv. PayPro Global).
-
Bedrijven zoals PayPro Global beheren en automatiseren de volledige inkooporderworkflow voor SaaS- en softwarebedrijven. Het platform van PayPro Global stelt klanten in staat om PO's direct in te dienen; het automatiseert de generatie van facturen met unieke PO-nummers en zorgt voor het reconciliatieproces, waardoor financiële operaties en compliance een fluitje van een cent worden.
-
PO's zijn nuttig voor SaaS-bedrijven omdat ze het verkoopproces voor waardevolle zakelijke deals formaliseren. Inkooporders bieden een gedocumenteerde verbintenis van de koper, verminderen financieel risico, verbeteren de cashflowprognose en stroomlijnen de boekhouding.
Klaar om te beginnen?
Wij zijn geweest waar u nu bent. Laten we onze 19 jaar ervaring delen en uw wereldwijde dromen werkelijkheid maken.
Nederlands 
English 
Español 
Português 
Português do Brasil 
Français 
Italiano 
Deutsch 
Polski 
Română 
Українська 
简体中文 
日本語 
한국어