Hoe u uw SaaS-uitgaven optimaliseert: Een stap-voor-stapgids

Om uw SaaS-uitgaven te optimaliseren, gebruikt u systematische processen die inzicht verschaffen in softwaregebruik, en het maximaliseren van licentiegebruik. en de cloud-inkoop stroomlijnen softwareabonnementen.

Deze strategie verhelpt het probleem van gedecentraliseerde SaaS-acquisitie, wat vaak leidt tot shadow IT en aanzienlijke onderbenutting van licenties, wat mogelijk het operationele budget beïnvloedt.

Waarnemingen in de SaaS-industrie geven aan dat ruwweg 53% van de licenties binnen organisaties onderbenut blijft, wat van invloed kan zijn op kostenbeheer.

Deze gids toont de gestructureerde methodologie om software-uitgaven te beheren en de relatie daarvan tot het rendement op elke abonnementsinvestering. Voor startups die advies zoeken over prijzen en groei, overweeg bronnen over online software verkopen en specifieke inzichten voor een startup.

Identificeer systematisch elke applicatie, de kosten, en de eigenaarschap binnen de hele organisatie. Deze stap moet zowel officieel goedgekeurde software als shadow IT (toepassingen aangeschaft via gedeclareerde creditcards of gedecentraliseerde afdelingsbudgetten) in overweging nemen.

1. Centraliseer Financiële Gegevens: Analyseer grondig alle transactionele gegevensbronnen, inclusief onkostendeclaraties, crediteurenadministratie en creditcardafschriften. Zoek naar herhalende leveranciersnamen (bijv. Notion, Asana, Pipedrive, enz.) die duiden op abonnementen.
2. Communiceer met Belanghebbenden: Maak contact met afdelingshoofden (Marketing, Verkoop, Engineering) om inzicht te krijgen in de tools die ze gebruiken en hun waargenomen bedrijfswaarde.
3. Maak een Inventarislogboek: Verzamel de gegevens in één enkel, gestandaardiseerd activaregister.

Identificeer het daadwerkelijke gebruik van elke applicatie om verspilling te meten. Gebruiksgegevens vormen de basis voor het optimaliseren van licenties en het valideren van het rendement op investering van de tool.

1. Consolideer Gebruiksstatistieken: Voor belangrijke applicaties, gebruik het administratieve dashboard of de API's van de leverancier om gegevens over gebruikersactiviteit te extraheren. Kijk naar Actieve Gebruikers (gebruikers die de afgelopen 30 of 90 dagen zijn ingelogd of een zinvolle actie hebben uitgevoerd). Het berekenen van metrics zoals  Dagelijks Actieve Gebruikers (DAG geven veel inzicht.
2. Meet Gebruik: Vergelijk gekochte licenties met het aantal actieve gebruikers. De licentiegebruiksratio is Actieve Gebruikers/Gekochte Licenties.
3. Lokaliseer Apps met Laag Gebruik: Bepaal waar applicaties met een gebruiksgraad onder een vastgestelde drempel, zoals 50%, aanwezig zijn. Dit duidt waarschijnlijk op shelfware (licenties waarvoor betaald is, maar die niet worden gebruikt).

Gebruik een gestructureerde, datagestuurde methodologie om te beslissen over de toekomst van elke applicatie in uw inventaris. Dit proces, bekend als applicatierationalisatie, is gericht op het beoordelen van elke tool op strategische waarde, redundantie en kosteneffectiviteit.

De beslissingen voor elke app moeten gebaseerd zijn op de gegevens verzameld in Stap 1 (Kosten, Bedrijfswaarde, Technische Eigenaar) en Stap 2 (Gebruikspercentage).

1. Behouden (Behouden & Optimaliseren)

Actie: Behoud de applicatie. Criteria:

• • • Hoge Benutting: De licentiegebruiksratio is consistent hoog (bijv. boven 75%).
    • Hoge Bedrijfswaarde: De tool is essentieel voor een kernbedrijfsfunctie (bijv. een primair CRM, ERP of coderepository).
    • Geen Redundantie: De functionaliteit is uniek en wordt niet gedupliceerd door een andere tool in de stack.

Optimalisatiefocus: Voor gehandhaafde apps verschuift de focus naar het optimaliseren van licenties (Stap 4) en het bedingen van betere voorwaarden (Stap 5). Hier richten de inspanningen zich op het beïnvloeden van de ROI van een potentieel voordelige tool.

2. Afstoten (Annuleren & Elimineren)

Actie: Het proces voor abonnementsannulering en het deactiveren van gebruikers moet worden toegepast. Criteria:

• • • Laag tot geen gebruik (Shelfware): Wanneer licenties zijn aangeschaft maar niet actief worden gebruikt, met zeldzame toegang tot de tool.
    • Lage of verouderde waarde: De applicatie dient geen kritieke bedrijfsbehoefte meer of is vervangen door een superieur hulpmiddel.
    • Dure, laagwaardige redundantie: Het dupliceert de kernfunctionaliteit van een reeds goedgekeurde, veelgebruikte applicatie (bijv. een ad-hoc projectmanagementtool terwijl het bedrijf een gecentraliseerde oplossing verplicht stelde).

3. Vervangen (Consolideren & Upgraden)

Actie: Faseer de bestaande applicatie uit en migreer gebruikers naar een nieuwe, gestandaardiseerde of geconsolideerde tool. Criteria:

• • • Functionele Duplicatie: U heeft twee of meer tools die dezelfde functie uitvoeren (bijv. het gebruik van twee afzonderlijke cloudopslagproviders of twee verschillende interne communicatieplatforms). Het doel is consolidatie naar een gestandaardiseerde tool die gericht is op hoge prestaties.
    • Kosten/Baten-afwegingen: De kosten, complexiteit of functionaliteit van de bestaande tool kunnen worden vergeleken met een gemakkelijker verkrijgbaar en potentieel kosteneffectiever alternatief.
    • Beveiligings-/Nalevingsfactoren: De beveiligingskenmerken van de applicatie en de afstemming op compliancy kunnen factoren zijn bij een beslissing om een tool te overwegen die voldoet aan de noodzakelijke wettelijke vereisten.

Verminder actief het aantal gekochte licenties en verlaag abonnementsniveaus op basis van de gebruiksgegevens die in stap 2 zijn verzameld.

1. Deactiveer inactieve gebruikers: Identificeer alle medewerkers aan wie een licentie is toegewezen, maar die al 90 dagen niet zijn ingelogd. Start het de-provisioneringsproces voor deze gebruikers.
2. Licenties downgraden: Als een team betaalt voor een “Pro” of “Enterprise”-niveau, maar alleen functies gebruikt die beschikbaar zijn in het “Standard” of “Basic”-niveau, downgrade dan het abonnement om aan het daadwerkelijke gebruik te voldoen. Lees meer over optimaliseren met Prijsstaffels.
3. Een Provisioning Beleid implementeren: Creëer een geautomatiseerd proces om gebruikers automatisch te deactiveren na een gedefinieerde periode van inactiviteit (bijv. 60 dagen).

Het centraliseren van software-aankopen en het analyseren van gebruiksgegevens kan de onderhandelingsresultaten tijdens verlengingen beïnvloeden.

1. Stel centrale goedkeuring verplicht: Voer een beleid in dat goedkeuring vereist van een centraal financiën- of inkoopteam voor alle nieuwe software-aankopen of contractverlengingen die een vastgestelde monetaire drempel overschrijden.
2. Begin tijdig met onderhandelingen: Start gesprekken over verlenging minimaal 90 dagen vóór de einddatum van het contract. Dit voorkomt automatische verlenging en geeft u de tijd om concurrerende alternatieven te onderzoeken (uw BATNA – Best Alternative To a Negotiated Agreement).
3. Gebruik Gebruiksbenchmarks: Gebruik uw berekende benuttingsgraad en gegevens over overbodige tools om betere prijzen, kortingen op contractduur of een vermindering van het aantal licenties aan te vragen. Onderhandelen vanuit een sterke datagedreven positie kan 15-25% besparingen opleveren bij belangrijke contractverlengingen.
4. Proactieve Contractvoorwaarden: Vraag om een meerjarenkorting (twee tot drie jaar) en onderhandel over een clausule voor het recht op reductie die u in staat stelt het aantal licenties te verlagen gedurende de contractperiode als het aantal gebruikers afneemt.

Het handhaven van verbeteringen in SaaS-uitgaven vereist voortdurende processen en tooling. Stel een formele SaaS Management-functie in die terugkerende en ongecontroleerde uitgaven voorkomt.

1. Verlengingswaarschuwingen: Automatiseer waarschuwingen voor alle contractverlengingen met intervallen van 30, 60 en 90 dagen van tevoren.
2. Wijs App-eigenaarschap toe: Wijs een functionele en financiële eigenaar toe voor elke applicatie om verantwoording voor gebruik en kosten te garanderen.
3. Standaardiseer Toolselectie: Gebruik goedgekeurde software voor veelvoorkomende bedrijfsfuncties (bijv. één CRM, één projectmanagementtool) om shadow IT te stoppen voordat het ontstaat.