Jak zoptymalizować wydatki na SaaS: Przewodnik krok po kroku

Aby zoptymalizować wydatki na SaaS, stosuj systematyczne procesy, które poprawiają widoczność w zakresie użycia oprogramowania, maksymalizuj wykorzystanie licencji i usprawnić pozyskiwanie chmury subskrypcje oprogramowania.

Ta strategia rozwiązuje problem zdecentralizowanego pozyskiwania SaaS, co często prowadzi do powstawania tzw. „shadow IT” i znacznego niedostatecznego wykorzystania licencji, co potencjalnie wpływa na budżet operacyjny.

Obserwacje w branży SaaS wskazują, że około 53% licencji w organizacjach pozostaje niedostatecznie wykorzystanych, co może wpływać na zarządzanie kosztami.

Ten przewodnik przedstawia uporządkowaną metodologię zarządzania wydatkami na oprogramowanie i jej związek ze zwrotem z każdej inwestycji subskrypcyjnej. Dla startupów szukających wskazówek dotyczących wyceny i wzrostu, warto rozważyć zasoby dotyczące sprzedaż oprogramowania online oraz konkretne spostrzeżenia dla startupu.

Systematycznie identyfikuj każdą aplikację, jej koszt, oraz jej odpowiedzialność w całej organizacji. Ten krok musi uwzględniać zarówno oficjalnie zatwierdzone oprogramowanie, jak i shadow IT — aplikacje zakupione za pomocą kart kredytowych rozliczanych jako wydatki służbowe lub z niezależnych budżetów działów.

1. Centralizacja Danych Finansowych: Dokładnie przeanalizuj wszystkie źródła danych transakcyjnych, w tym raporty wydatków, rejestry zobowiązań (Accounts Payable) i wyciągi z kart kredytowych. Szukaj powtarzających się nazw dostawców (np. Notion, Asana, Pipedrive itp.) wskazujących na subskrypcje.
2. Komunikuj się z Interesariuszami: Skontaktuj się z kierownikami działów (Marketingu, Sprzedaży, Inżynierii), aby zrozumieć narzędzia, których używają, oraz ich postrzeganą wartość biznesową.
3. Utwórz Dziennik Inwentaryzacji: Zbierz dane w jeden, znormalizowany rejestr zasobów.

Zidentyfikuj rzeczywiste użycie każdej aplikacji, aby zmierzyć marnotrawstwo. Dane dotyczące użytkowania stanowią podstawę do optymalizacji licencji i walidacji zwrotu z inwestycji narzędzia.

1. Konsoliduj metryki użytkowania: W przypadku kluczowych aplikacji, użyj panelu administracyjnego dostawcy lub interfejsów API, aby wyodrębnić dane o aktywności użytkowników. Sprawdź Aktywnych Użytkowników (użytkowników, którzy zalogowali się lub wykonali znaczącą akcję w ciągu ostatnich 30 lub 90 dni). Obliczanie wskaźników takich jak  Dzienni Aktywni Użytkownicy (DAU daje świetne spostrzeżenia.
2. Mierz Wykorzystanie: Porównaj zakupione licencje z liczbą aktywnych użytkowników. Współczynnik wykorzystania licencji to Aktywni Użytkownicy/Zakupione Licencje.
3. Zlokalizuj Aplikacje o Niskim Wykorzystaniu: Zidentyfikuj, gdzie obecne są aplikacje o współczynniku wykorzystania poniżej ustalonego progu, np. 50%. To prawdopodobnie wskazuje na tzw. "shelfware" (licencje opłacone, ale niewykorzystane).

Zastosuj uporządkowaną, opartą na danych metodykę, aby zadecydować o przyszłości każdej aplikacji w Twoim inwentarzu. Proces ten, znany jako racjonalizacja aplikacji, ma na celu ocenę każdego narzędzia pod kątem jego strategicznej wartości, redundancji i efektywności kosztowej.

Decyzje dotyczące każdej aplikacji powinny opierać się na danych zebranych w Kroku 1 (Koszt, Wartość Biznesowa, Właściciel Techniczny) i Kroku 2 (Współczynnik Wykorzystania).

1. Zachowaj (Zachowaj & Optymalizuj)

Akcja: Zachowaj aplikację. Kryteria:

• • • Wysokie wykorzystanie: Wskaźnik wykorzystania licencji jest stale wysoki (np. powyżej 75%).
    • Wysoka wartość biznesowa: Narzędzie jest integralną częścią kluczowej funkcji biznesowej (np. podstawowego systemu CRM, ERP lub repozytorium kodu).
    • Brak redundancji: Funkcjonalność jest unikalna i nie jest powielana przez inne narzędzie w stosie.

Skupienie na optymalizacji: W przypadku zachowanych aplikacji, nacisk przenosi się na optymalizację rozmiaru licencji (Krok 4) i negocjowanie lepszych warunków (Krok 5). To tutaj działania są kierowane na wpływanie na ROI potencjalnie korzystnego narzędzia.

2. Wycofanie (Anuluj & Wyeliminuj)

Akcja: Należy zastosować proces anulowania subskrypcji i deaktywacji użytkowników. Kryteria:

• • • Niskie lub Zerowe Wykorzystanie (Shelfware): Gdy licencje są zakupione, ale nieużywane aktywnie, z rzadkim dostępem do narzędzia.
    • Niska lub Przestarzała Wartość: Aplikacja nie spełnia już kluczowej potrzeby biznesowej lub została zastąpiona przez lepsze narzędzie.
    • Redundancja o wysokich kosztach i niskiej wartości: Duplikuje podstawową funkcjonalność już zatwierdzonej, powszechnie używanej aplikacji (np. doraźne narzędzie do zarządzania projektami, gdy firma narzuciła scentralizowane rozwiązanie).

3. Zastąp (Skonsoliduj & Ulepsz)

Akcja: Stopniowo wycofaj istniejącą aplikację i przenieś użytkowników do nowego, ustandaryzowanego lub skonsolidowanego narzędzia. Kryteria:

• • • Duplikacja Funkcjonalna: Posiadasz dwa lub więcej narzędzi wykonujących tę samą funkcję (np. korzystając z dwóch oddzielnych dostawców pamięci masowej w chmurze lub dwóch różnych platform komunikacji wewnętrznej). Celem jest konsolidacja na ustandaryzowanym narzędziu, które dąży do wysokiej wydajności.
    • Rozważania dotyczące kosztów/korzyści: Koszt, złożoność lub zestaw funkcji istniejącego narzędzia można porównać z łatwiej dostępną i potencjalnie bardziej opłacalną alternatywą.
    • Czynniki bezpieczeństwa/zgodności: Charakterystyka bezpieczeństwa aplikacji i zgodność z przepisami mogą być czynnikami decydującymi o wyborze narzędzia spełniającego niezbędne wymogi regulacyjne.

Aktywnie zmniejsz liczbę zakupionych licencji i obniż poziomy subskrypcji na podstawie danych o użytkowaniu zebranych w Kroku 2.

1. Dezaktywuj nieaktywnych użytkowników: Zidentyfikuj wszystkich pracowników, którym przydzielono licencję, ale nie logowali się przez 90 dni. Rozpocznij proces cofnięcia uprawnień dla tych użytkowników.
2. Obniż Licencje: Jeśli zespół płaci za pakiet “Pro” lub “Enterprise”, ale wykorzystuje tylko funkcje dostępne w pakiecie “Standard” lub “Basic”, obniż subskrypcję, aby dopasować ją do faktycznego użytkowania. Dowiedz się więcej o optymalizacji z Ceny wielopoziomowe.
3. Wdrożyj politykę przydzielania uprawnień: Utwórz zautomatyzowany proces do automatycznego anulowania dostępu użytkownikom po określonym okresie braku aktywności (np. 60 dni).

Centralizacja zakupów oprogramowania i analiza danych dotyczących użytkowania może wpłynąć na wyniki negocjacji w trakcie odnowień.

1. Wymuś Centralne ZatwierdzenieWprowadź politykę, która wymaga zatwierdzenia przez centralny zespół finansowy lub ds. zamówień dla wszystkich nowych zakupów oprogramowania lub odnowień umów przekraczających określoną wartość progową.
2. Wcześniej Rozpocznij Negocjacje: Rozpocznij rozmowy o odnowieniu co najmniej 90 dni przed datą zakończenia umowy. Zapobiega to automatycznemu odnowieniu i daje czas na zbadanie konkurencyjnych alternatyw (Twoja BATNA — Najlepsza Alternatywa dla Negocjowanego Porozumienia).
3. Wykorzystaj Wskaźniki Wykorzystania: Wykorzystaj swoją obliczoną stopę wykorzystania i dane dotyczące zbędnych narzędzi, aby zażądać lepszych cen, rabatów za długość terminu lub zmniejszonej liczby licencji. Negocjowanie z pozycji siły danych może zapewnić oszczędności 15-25% przy odnawianiu głównych umów.
4. Proaktywne warunki umowy: Poproś o wieloletni rabat (dwa do trzech lat) i wynegocjuj klauzulę o prawie do zmniejszenia, która pozwoli Ci obniżyć liczbę licencji w okresie obowiązywania umowy, jeśli liczba użytkowników spadnie.

Utrzymanie usprawnień w wydatkach na SaaS wymaga ciągłych procesów i narzędzi. Ustanów formalną funkcję zarządzania SaaS, która zapobiega powtarzającym się i niekontrolowanym wydatkom.

1. Alerty o odnowieniach: Automatyzuj alerty dla wszystkich odnowień umów z wyprzedzeniem 30, 60 i 90 dni.
2. Przypisz Właściciela Aplikacji: Przypisz funkcjonalnego i finansowego właściciela dla każdej aplikacji, aby zagwarantować odpowiedzialność za użytkowanie i koszty.
3. Standaryzacja wyboru narzędzi: Korzystaj z zatwierdzonego oprogramowania do typowych funkcji biznesowych (np. jednego systemu CRM, jednego narzędzia do zarządzania projektami), aby powstrzymać zjawisko shadow IT, zanim się rozpocznie.