Obraz mozaikowy

Jak zarządzać zamówieniami zakupu SaaS: Przewodnik krok po kroku

Author: Marta Poprotska

Aby zarządzać zamówieniem zakupu SaaS, firma może wdrożyć ustandaryzowany system do śledzenia i zatwierdzania zakupów oprogramowania. Zorganizowany proces zamówień zakupu służy do zapewnienia jasności między kupującym a dostawcą, usprawnienia operacji finansowych i utrzymania przejrzystego śladu audytowego. Ten przewodnik przedstawia kroki do wdrożenia systemu, wyszczególniając prawdopodobne wyniki i odpowiadając na typowe pytania dla firm zarządzających swoimi wydatkami na oprogramowanie.

Dlaczego zamówienia zakupu powinny być opcją metody płatności?

Oferowanie zamówień zakupu (PO) jako metody płatności wspiera transakcje w większych organizacjach, które korzystają z formalnych procesów zakupowych. Wiele firm, zwłaszcza z branż regulowanych, stosuje proces “procure-to-pay” (od zamówienia do zapłaty), który wymaga PO przed autoryzacją płatności. Wskaźniki adopcji i przebieg procesów zakupowych dla wybranych klientów mogą być kształtowane przez tę opcję.

 

Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z naszym przewodnikiem dotyczącym akceptowania płatności B2B SaaS.

 

 

Metodologia: Ocena Twojej Strategii Zarządzania Zamówieniami Zakupu

 

Aby zarządzać zamówieniami zakupu SaaS, najpierw oceń swoje obecne potrzeby i możliwości przed wdrożeniem nowego systemu.

 

  • Jaka jest nasza obecna wielkość sprzedaży dla przedsiębiorstw? Jeśli duża część Twoich przychodów pochodzi od klientów B2B, którzy wymagają zamówień zakupu, kompleksowy zautomatyzowany system jest przydatny.
  • Ile czasu administracyjnego jest poświęcane na ręczne przetwarzanie zamówień zakupu? Oblicz godziny, które Twoje zespoły finansowe i sprzedażowe poświęcają na ręczne zadania, takie jak generowanie zamówień zakupu (PO), uzgadnianie płatności i śledzenie zatwierdzeń. Te informacje pomogą uzasadnić inwestycję w zautomatyzowane rozwiązanie.
  • Jaka jest średnia wartość transakcji dla sprzedaży opartej na zamówieniach zakupu (PO)? Transakcje o wysokiej wartości wymagają bardziej szczegółowego i bezpiecznego procesu zarządzania.
  • Czy nasi docelowi klienci mają specyficzne wymogi zgodności lub raportowania? Niektóre branże wymagają szczegółowych rejestrów finansowych, które można łatwo poddać audytowi.

 

Na podstawie tych odpowiedzi zdecyduj, czy sprawdza się prosty, ręczny proces, czy też potrzebne jest zautomatyzowane, zintegrowane rozwiązanie, aby efektywnie skalować Twoje operacje.

Krok 1

Ujednolić wniosek o zamówienie zakupu

Stwórz spójny proces przyjmowania wniosków o zamówienia zakupu i zarządzania nimi.

 

Formularz Wniosku: Stwórz cyfrowy formularz lub szablon, którego będzie używać Twój zespół sprzedaży i klienci przy składaniu wniosków o zamówienia zakupu. Ten formularz zbierze wszystkie niezbędne informacje, w tym:

 

  • Nazwa firmy klienta i dane kontaktowe
  • Dane dostawcy (Twoja firma)
  • Unikalny numer PO (wygenerowany przez klienta)
  • Data wystawienia
  • Szczegółowe pozycje (produkt, liczba licencji, cena jednostkowa)
  • Całkowita kwota
  • Daty rozpoczęcia i zakończenia subskrypcji
  • Warunki płatności (np. Net 30)
Uwaga

Według raportu Aberdeen Group, organizacje z automatycznymi procesami zamówień doświadczają o 45% niższych kosztów na jedno zamówienie zakupu niż te korzystające z procesów manualnych.

Darmowa lista kontrolna zarządzania zamówieniami zakupu SaaS

Dowiedz się, jak tworzyć zamówienia zakupu i uprościć proces sprzedaży B2B SaaS.

  • Znacznik wyboru

    Instrukcje dotyczące zarządzania zamówieniami zakupu

  • Znacznik wyboru

    Lista kontrolna uzgadniania faktur

  • Znacznik wyboru

    Wskazówki dotyczące automatyzacji przepływu pracy

  • Znacznik wyboru

    Najlepsze praktyki w sprzedaży korporacyjnej

  • Znacznik wyboru

    Częste błędy, których należy unikać

Pobierz BEZPŁATNĄ listę kontrolną
Krok 2

Wdróż scentralizowany system zarządzania

Ręczne śledzenie za pomocą arkuszy kalkulacyjnych z większym prawdopodobieństwem prowadzi do błędów we wprowadzaniu danych lub ich pominięć. Scentralizowany system jest korzystny dla skalowalności i dokładności.

 

Użyj platformy do zarządzania zamówieniami lub płatnościami: Wybierz platformę, która może zarządzać całym cyklem życia zamówienia zakupu (PO), od utworzenia do uzgadniania płatności. Będziesz potrzebować funkcji takich jak:

 

  • Automatyczne generowanie i numerowanie zamówień zakupu (PO).
  • Integracja z systemem zarządzania relacjami z klientami (CRM) i oprogramowaniem księgowym.
  • Śledzenie statusu zamówienia zakupu (PO) w czasie rzeczywistym.
  • Bezpieczne przechowywanie wszystkich dokumentów związanych z zamówieniami zakupu.
  • Możliwości śledzenia audytu.
Jak PayPro Global może pomóc

PayPro Global oferuje platformę, która obsługuje zamówienia zakupu. Klienci korporacyjni mogą wybrać metodę płatności PO. System automatycznie przetwarza PO, generuje fakturę z odpowiednim numerem PO i śledzi status płatności. To usprawnia cały cykl „od zakupu do płatności”, zmniejszając ręczną pracę i liczbę błędów.

Darmowa lista kontrolna zarządzania zamówieniami zakupu SaaS

Dowiedz się, jak tworzyć zamówienia zakupu i uprościć proces sprzedaży B2B SaaS.

  • Znacznik wyboru

    Instrukcje dotyczące zarządzania zamówieniami zakupu

  • Znacznik wyboru

    Lista kontrolna uzgadniania faktur

  • Znacznik wyboru

    Wskazówki dotyczące automatyzacji przepływu pracy

  • Znacznik wyboru

    Najlepsze praktyki w sprzedaży korporacyjnej

  • Znacznik wyboru

    Częste błędy, których należy unikać

Pobierz BEZPŁATNĄ listę kontrolną
Krok 3

Zintegruj się ze swoimi systemami finansowymi i sprzedażowymi

Integracja sprzyja dokładności danych i płynności operacyjnej.

 

System PO: Połącz wybraną platformę do zarządzania PO z istniejącymi narzędziami:

 

  • System CRM (np. Salesforce) łączy dane PO z kontem klienta, dostarczając zespołowi sprzedaży informacji o szczegółach transakcji.
  • Oprogramowanie księgowe (np. QuickBooks, Xero) zapewnia automatyczne dopasowywanie faktur do PO, co usprawnia procesy uzgadniania i finalizację transakcji.
  • ERP (np. SAP) dla większych przedsiębiorstw zapewnia spójność wszystkich danych finansowych i operacyjnych.
Wskazówka

Dobrze zintegrowany system skraca czas przetwarzania faktur nawet o 50%, ponieważ dane z PO automatycznie uzupełniają fakturę.
Dowiedz się więcej o SaaS zarządzania subskrypcjami oraz global payments możliwościach.

Darmowa lista kontrolna zarządzania zamówieniami zakupu SaaS

Dowiedz się, jak tworzyć zamówienia zakupu i uprościć proces sprzedaży B2B SaaS.

  • Znacznik wyboru

    Instrukcje dotyczące zarządzania zamówieniami zakupu

  • Znacznik wyboru

    Lista kontrolna uzgadniania faktur

  • Znacznik wyboru

    Wskazówki dotyczące automatyzacji przepływu pracy

  • Znacznik wyboru

    Najlepsze praktyki w sprzedaży korporacyjnej

  • Znacznik wyboru

    Częste błędy, których należy unikać

Pobierz BEZPŁATNĄ listę kontrolną
Krok 4

Zautomatyzuj proces fakturowania i płatności

Gdy PO zostanie otrzymane i zatwierdzone, system powinien automatycznie obsłużyć kolejne kroki.

 

  • Uruchom generowanie faktur: System zamówień powinien automatycznie generować fakturę zawierającą unikalny numer PO. Stanowi to zapis dla zespołów finansowych kupującego i sprzedającego.
  • Skonfiguruj przypomnienia o płatnościach: System powinien wysyłać automatyczne przypomnienia do zespołu rozrachunków z dostawcami klienta w miarę zbliżania się terminu płatności.
  • Uzgadnianie Płatności: Po otrzymaniu płatności system powinien automatycznie ją uzgodnić z odpowiadającą fakturą i PO, oznaczając transakcję jako “Opłacone.”

 

Krok Procesu

Czynność Manualna

Czynność Zautomatyzowana

Wniosek

Odbierz PO e-mailem.

Klient składa PO za pośrednictwem dedykowanego portalu.

Tworzenie

Ręcznie wprowadź dane do arkusza kalkulacyjnego.

System automatycznie generuje numer PO i rekord.

Fakturowanie

Ręczne tworzenie faktury w oprogramowaniu księgowym.

Faktura jest automatycznie generowana z numerem PO.

Śledzenie

Ręczny kontakt z klientem i sprawdzenie konta bankowego.

System wysyła przypomnienia i aktualizuje status płatności w czasie rzeczywistym.

Wniosek

Zorganizowane podejście do zarządzania zamówieniami zakupu SaaS może wpłynąć na nadzór finansowy i przepływ pracy w zamówieniach. Dzięki jasnym procedurom, korzystaniu z scentralizowanego systemu i zrozumieniu różnicy między zamówieniem zakupu a fakturą, firma może zapewnić, że wszystkie zakupy oprogramowania są dokładnie udokumentowane. Takie podejście pomaga uprościć księgowość, zminimalizować wysiłek administracyjny i utrzymać przejrzyste relacje z dostawcami.

FAQ

Gotowy do rozpoczęcia?

Byliśmy tam, gdzie Ty jesteś. Podzielmy się naszym 19-letnim doświadczeniem i sprawmy, by Twoje globalne marzenia stały się rzeczywistością.

Zarejestruj się Obraz mozaikowy
pl_PLPolski