Jak zarządzać zamówieniami zakupu SaaS: Przewodnik krok po kroku
Aby zarządzać zamówieniem zakupu SaaS, firma może wdrożyć ustandaryzowany system do śledzenia i zatwierdzania zakupów oprogramowania. Zorganizowany proces zamówień zakupu służy do zapewnienia jasności między kupującym a dostawcą, usprawnienia operacji finansowych i utrzymania przejrzystego śladu audytowego. Ten przewodnik przedstawia kroki do wdrożenia systemu, wyszczególniając prawdopodobne wyniki i odpowiadając na typowe pytania dla firm zarządzających swoimi wydatkami na oprogramowanie.
Dlaczego zamówienia zakupu powinny być opcją metody płatności?
Oferowanie zamówień zakupu (PO) jako metody płatności wspiera transakcje w większych organizacjach, które korzystają z formalnych procesów zakupowych. Wiele firm, zwłaszcza z branż regulowanych, stosuje proces “procure-to-pay” (od zamówienia do zapłaty), który wymaga PO przed autoryzacją płatności. Wskaźniki adopcji i przebieg procesów zakupowych dla wybranych klientów mogą być kształtowane przez tę opcję.
Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z naszym przewodnikiem dotyczącym akceptowania płatności B2B SaaS.
Metodologia: Ocena Twojej Strategii Zarządzania Zamówieniami Zakupu
Aby zarządzać zamówieniami zakupu SaaS, najpierw oceń swoje obecne potrzeby i możliwości przed wdrożeniem nowego systemu.
- Jaka jest nasza obecna wielkość sprzedaży dla przedsiębiorstw? Jeśli duża część Twoich przychodów pochodzi od klientów B2B, którzy wymagają zamówień zakupu, kompleksowy zautomatyzowany system jest przydatny.
- Ile czasu administracyjnego jest poświęcane na ręczne przetwarzanie zamówień zakupu? Oblicz godziny, które Twoje zespoły finansowe i sprzedażowe poświęcają na ręczne zadania, takie jak generowanie zamówień zakupu (PO), uzgadnianie płatności i śledzenie zatwierdzeń. Te informacje pomogą uzasadnić inwestycję w zautomatyzowane rozwiązanie.
- Jaka jest średnia wartość transakcji dla sprzedaży opartej na zamówieniach zakupu (PO)? Transakcje o wysokiej wartości wymagają bardziej szczegółowego i bezpiecznego procesu zarządzania.
- Czy nasi docelowi klienci mają specyficzne wymogi zgodności lub raportowania? Niektóre branże wymagają szczegółowych rejestrów finansowych, które można łatwo poddać audytowi.
Na podstawie tych odpowiedzi zdecyduj, czy sprawdza się prosty, ręczny proces, czy też potrzebne jest zautomatyzowane, zintegrowane rozwiązanie, aby efektywnie skalować Twoje operacje.
Ujednolić wniosek o zamówienie zakupu
Stwórz spójny proces przyjmowania wniosków o zamówienia zakupu i zarządzania nimi.
Formularz Wniosku: Stwórz cyfrowy formularz lub szablon, którego będzie używać Twój zespół sprzedaży i klienci przy składaniu wniosków o zamówienia zakupu. Ten formularz zbierze wszystkie niezbędne informacje, w tym:
- Nazwa firmy klienta i dane kontaktowe
- Dane dostawcy (Twoja firma)
- Unikalny numer PO (wygenerowany przez klienta)
- Data wystawienia
- Szczegółowe pozycje (produkt, liczba licencji, cena jednostkowa)
- Całkowita kwota
- Daty rozpoczęcia i zakończenia subskrypcji
- Warunki płatności (np. Net 30)
Klient jest zainteresowany subskrypcją Twojego oprogramowania SaaS do zarządzania projektami dla swojego 50-osobowego zespołu inżynierów. Zespół sprzedaży otrzymuje od klienta zamówienie (PO) na 15 000 USD, szczegółowo określające 50 licencji po 25 USD miesięcznie na okres 12 miesięcy, z warunkami płatności Net 30 dni.
Według raportu Aberdeen Group, organizacje z automatycznymi procesami zamówień doświadczają o 45% niższych kosztów na jedno zamówienie zakupu niż te korzystające z procesów manualnych.
Darmowa lista kontrolna zarządzania zamówieniami zakupu SaaS
Dowiedz się, jak tworzyć zamówienia zakupu i uprościć proces sprzedaży B2B SaaS.
-
Instrukcje dotyczące zarządzania zamówieniami zakupu
-
Lista kontrolna uzgadniania faktur
-
Wskazówki dotyczące automatyzacji przepływu pracy
-
Najlepsze praktyki w sprzedaży korporacyjnej
-
Częste błędy, których należy unikać
Wdróż scentralizowany system zarządzania
Ręczne śledzenie za pomocą arkuszy kalkulacyjnych z większym prawdopodobieństwem prowadzi do błędów we wprowadzaniu danych lub ich pominięć. Scentralizowany system jest korzystny dla skalowalności i dokładności.
Użyj platformy do zarządzania zamówieniami lub płatnościami: Wybierz platformę, która może zarządzać całym cyklem życia zamówienia zakupu (PO), od utworzenia do uzgadniania płatności. Będziesz potrzebować funkcji takich jak:
- Automatyczne generowanie i numerowanie zamówień zakupu (PO).
- Integracja z systemem zarządzania relacjami z klientami (CRM) i oprogramowaniem księgowym.
- Śledzenie statusu zamówienia zakupu (PO) w czasie rzeczywistym.
- Bezpieczne przechowywanie wszystkich dokumentów związanych z zamówieniami zakupu.
- Możliwości śledzenia audytu.
PayPro Global oferuje platformę, która obsługuje zamówienia zakupu. Klienci korporacyjni mogą wybrać metodę płatności PO. System automatycznie przetwarza PO, generuje fakturę z odpowiednim numerem PO i śledzi status płatności. To usprawnia cały cykl „od zakupu do płatności”, zmniejszając ręczną pracę i liczbę błędów.
Darmowa lista kontrolna zarządzania zamówieniami zakupu SaaS
Dowiedz się, jak tworzyć zamówienia zakupu i uprościć proces sprzedaży B2B SaaS.
-
Instrukcje dotyczące zarządzania zamówieniami zakupu
-
Lista kontrolna uzgadniania faktur
-
Wskazówki dotyczące automatyzacji przepływu pracy
-
Najlepsze praktyki w sprzedaży korporacyjnej
-
Częste błędy, których należy unikać
Zintegruj się ze swoimi systemami finansowymi i sprzedażowymi
Integracja sprzyja dokładności danych i płynności operacyjnej.
System PO: Połącz wybraną platformę do zarządzania PO z istniejącymi narzędziami:
- System CRM (np. Salesforce) łączy dane PO z kontem klienta, dostarczając zespołowi sprzedaży informacji o szczegółach transakcji.
- Oprogramowanie księgowe (np. QuickBooks, Xero) zapewnia automatyczne dopasowywanie faktur do PO, co usprawnia procesy uzgadniania i finalizację transakcji.
- ERP (np. SAP) dla większych przedsiębiorstw zapewnia spójność wszystkich danych finansowych i operacyjnych.
Dobrze zintegrowany system skraca czas przetwarzania faktur nawet o 50%, ponieważ dane z PO automatycznie uzupełniają fakturę.
Dowiedz się więcej o SaaS zarządzania subskrypcjami oraz global payments możliwościach.
Darmowa lista kontrolna zarządzania zamówieniami zakupu SaaS
Dowiedz się, jak tworzyć zamówienia zakupu i uprościć proces sprzedaży B2B SaaS.
-
Instrukcje dotyczące zarządzania zamówieniami zakupu
-
Lista kontrolna uzgadniania faktur
-
Wskazówki dotyczące automatyzacji przepływu pracy
-
Najlepsze praktyki w sprzedaży korporacyjnej
-
Częste błędy, których należy unikać
Zautomatyzuj proces fakturowania i płatności
Gdy PO zostanie otrzymane i zatwierdzone, system powinien automatycznie obsłużyć kolejne kroki.
- Uruchom generowanie faktur: System zamówień powinien automatycznie generować fakturę zawierającą unikalny numer PO. Stanowi to zapis dla zespołów finansowych kupującego i sprzedającego.
Kiedy zamówienie (PO) Twojego klienta na 15 000 USD zostanie wprowadzone do systemu, faktura jest natychmiast generowana z tym samym numerem PO i wysyłana do działu zobowiązań klienta. System śledzi status faktury jako „Oczekiwanie na płatność”.
- Skonfiguruj przypomnienia o płatnościach: System powinien wysyłać automatyczne przypomnienia do zespołu rozrachunków z dostawcami klienta w miarę zbliżania się terminu płatności.
- Uzgadnianie Płatności: Po otrzymaniu płatności system powinien automatycznie ją uzgodnić z odpowiadającą fakturą i PO, oznaczając transakcję jako “Opłacone.”
|
Krok Procesu |
Czynność Manualna |
Czynność Zautomatyzowana |
|
Wniosek |
Odbierz PO e-mailem. |
Klient składa PO za pośrednictwem dedykowanego portalu. |
|
Tworzenie |
Ręcznie wprowadź dane do arkusza kalkulacyjnego. |
System automatycznie generuje numer PO i rekord. |
|
Fakturowanie |
Ręczne tworzenie faktury w oprogramowaniu księgowym. |
Faktura jest automatycznie generowana z numerem PO. |
|
Śledzenie |
Ręczny kontakt z klientem i sprawdzenie konta bankowego. |
System wysyła przypomnienia i aktualizuje status płatności w czasie rzeczywistym. |
Wniosek
Zorganizowane podejście do zarządzania zamówieniami zakupu SaaS może wpłynąć na nadzór finansowy i przepływ pracy w zamówieniach. Dzięki jasnym procedurom, korzystaniu z scentralizowanego systemu i zrozumieniu różnicy między zamówieniem zakupu a fakturą, firma może zapewnić, że wszystkie zakupy oprogramowania są dokładnie udokumentowane. Takie podejście pomaga uprościć księgowość, zminimalizować wysiłek administracyjny i utrzymać przejrzyste relacje z dostawcami.
FAQ
-
Duże firmy wykorzystują zamówienia zakupu, aby utrzymać ścisłą kontrolę finansową i zapewnić przejrzystą ścieżkę audytu. Zamówienia zakupu działają jako formalne, wewnętrzne upoważnienie do wydatków, dzięki czemu wszystkie zakupy oprogramowania są zatwierdzane, uwzględniane w budżecie i dokumentowane, zanim usługa zostanie aktywowana. Ten proces pomaga zapobiegać nieautoryzowanym wydatkom i upraszcza dopasowywanie faktur.
-
Ramowe zamówienie zakupu (BPO) to długoterminowa umowa z dostawcą na cykliczne zakupy w określonym okresie. W przypadku SaaS oznacza to, że firma może wstępnie zatwierdzić ustaloną liczbę licencji lub określony limit wydatków u dostawcy na rok, co ułatwia proces i minimalizuje pracę administracyjną związaną z częstymi odnowieniami.
-
Zamówienie zakupu jest zazwyczaj używane, gdy transakcja dotyczy znaczącej kwoty pieniędzy, gdy zakup jest cykliczny (jak roczna subskrypcja) lub gdy wewnętrzne zasady nabywcy tego wymagają w celu zapewnienia zgodności i budżetowania. Jest to fundamentalna część formalnego procesu od zakupu do płatności dla klientów korporacyjnych.
-
Zamówienie zakupu (PO) to dokument tworzony przez kupującego w celu autoryzacji zakupu; określa szczegóły transakcji, w tym produkty lub usługi, ilości oraz zobowiązanie do zakupu. Faktura to rachunek wystawiony przez dostawcę po wykonaniu usługi. Stanowi ona żądanie zapłaty za towary lub usługi wymienione w zamówieniu zakupu.
-
Niniejsze zamówienie zakupu jest formalnym dokumentem tworzonym przez kupującego w celu autoryzacji zakupu oprogramowania jako usługi (SaaS). Zawiera szczegółowe informacje dotyczące transakcji, określające produkt oprogramowania, ceny, warunki subskrypcji oraz liczbę licencji, stanowiąc wiążące zobowiązanie przed świadczeniem usługi.
-
Oferowanie zamówień zakupu klientom korporacyjnym i dużym firmom, które polegają na formalnych procesach zakupowych, ma na celu zaspokojenie zapotrzebowania na tę funkcję. Wiele z tych przedsiębiorstw nie jest w stanie sfinalizować transakcji bez wstępnie zatwierdzonego zamówienia zakupu (PO), więc udostępnienie tej opcji usuwa główną barierę w sprzedaży i pozwala na zawieranie większych, bardziej wartościowych kontraktów.
-
Korzystanie z zamówień zakupu wymaga stworzenia ustandaryzowanego procesu obejmującego żądanie zamówienia zakupu, weryfikację, zatwierdzenie i uzgodnienie z odpowiednią fakturą. Zazwyczaj stosowaną metodą jest scentralizowany system, który śledzi każde zamówienie zakupu, łączy je z kontem klienta oraz automatyzuje fakturowanie i płatności (np. PayPro Global).
-
Firmy takie jak PayPro Global zarządzają i automatyzują cały obieg zamówień zakupu (PO) dla firm SaaS i programistycznych. Platforma PayPro Global umożliwia klientom bezpośrednie składanie zamówień zakupu (PO); automatyzuje generowanie faktur z unikalnymi numerami zamówień zakupu (PO) i zajmuje się procesem uzgadniania, co sprawia, że operacje finansowe i zgodność są dziecinnie proste.
-
Zamówienia zakupu są pomocne dla firm SaaS, ponieważ formalizują proces sprzedaży w przypadku wartościowych transakcji korporacyjnych. Zamówienia zakupu zapewniają udokumentowane zobowiązanie ze strony nabywcy, zmniejszając ryzyko finansowe, poprawiając prognozowanie przepływów pieniężnych i usprawniając księgowość.
Gotowy do rozpoczęcia?
Byliśmy tam, gdzie Ty jesteś. Podzielmy się naszym 19-letnim doświadczeniem i sprawmy, by Twoje globalne marzenia stały się rzeczywistością.
Polski 
English 
Español 
Português 
Português do Brasil 
Français 
Italiano 
Deutsch 
Nederlands 
Română 
Українська 
简体中文 
日本語 
한국어