Czym jest uzgadnianie płatności SaaS?

Uzgadnianie płatności SaaS to proces finansowy polegający na dopasowywaniu i weryfikowaniu transakcji śledzonych przez firmę z zewnętrznymi dokumentami w celu zapewnienia dokładności. Dla firmy SaaS nie chodzi tylko o dopasowanie płatności do faktury. Uwzględnia to cały cykl życia powtarzalnych przychodów: subskrypcje, aktualizacje, obniżenia wersji, zwroty, obciążenia zwrotne, opłaty za wymianę walut (FX) i podatki.

Należy pamiętać, że różni się to od uzgadniania kont, które jest szerszym procesem walidacji sald wszystkich kont, w tym aktywów, pasywów i kapitału własnego. Uzgadnianie płatności to kluczowy podzbiór uzgadniania kont, który potwierdza dokładność danych dotyczących przychodów i przepływów pieniężnych.

Regularne uzgadnianie jest podstawą finansowego zdrowia każdej firmy SaaS. Zarówno lekceważenie jego wagi, jak i opóźnianie go może prowadzić do poważnych problemów.

• Zapewnia dokładność finansową: Dostarcza rzeczywisty obraz przepływów pieniężnych i przychodów, co jest niezbędne do sporządzenia dokładnych sprawozdań finansowych, takich jak Rachunek Zysków i Strat (P&L) oraz Bilans.
• Umożliwia wiarygodne rozpoznawanie przychodów: W przypadku firm subskrypcyjnych przychody są rozpoznawane w czasie, nie tylko w momencie otrzymania gotówki. Prawidłowe uzgadnianie stanowi podstawę zgodności ze standardami rachunkowości, takimi jak ASC 606, poprzez zapewnienie, że dane transakcyjne są prawidłowe przed zastosowaniem skomplikowanych harmonogramów przychodów.
• Wykrywa błędy i oszustwa: Uzgadnianie to Twoja pierwsza linia obrony przed kosztownymi błędami, takimi jak nieprawidłowe obciążenia od operatorów płatności, brak płatności lub fałszywe transakcje.
• Usprawnia podejmowanie decyzji strategicznych: Wiarygodne dane finansowe są niezbędne do podejmowania świadomych decyzji dotyczących ustalania cen, budżetowania, zatrudniania i prognozowania. Bez nich prawdopodobne są poważne błędy.

Uzgadnianie to unikalny proces dla firm SaaS w porównaniu z tradycyjnymi, ze względu na różnice, jakie prezentuje model przychodów cyklicznych.

• Duża liczba transakcji: Ponieważ odnoszące sukcesy firmy SaaS przetwarzają tysiące lub miliony małych, cyklicznych transakcji, ręczne dopasowywanie jest niemożliwe do skalowania.
• Złożone dane transakcyjne: Płatność indywidualnego klienta może obejmować proporcjonalne rozliczenia z tytułu aktualizacji, podatki naliczone dla jego konkretnej jurysdykcji oraz opłaty manipulacyjne pobrane przez bramkę płatniczą, które należy odpowiednio uwzględnić.
• Wiele silosów danych: Dane niezbędne do uzgodnienia są przechowywane w różnych systemach, które nie łączą się ze sobą w naturalny sposób. 

Systemy te obejmują: 

1. Bramka płatności: Dostarcza raporty rozliczeniowe pokazujące, jakie środki pieniężne zostały zdeponowane po potrąceniu opłat.
2. Platforma Zarządzania Subskrypcjami: Zawiera szczegółowe informacje o tym, co powinno zostać naliczone w oparciu o plany subskrypcji.
3. Konto Bankowe: Pokazuje rzeczywiste wpłaty gotówkowe.
4. Wymiana Walut (FX) i Podatki Globalne: Sprzedaż międzynarodowa dodaje kolejne warstwy złożoności związane z przeliczaniem walut, międzynarodowymi opłatami bankowymi i różnymi przepisami podatkowymi.

Główny proces wymaga zebrania danych ze źródeł wymienionych powyżej, a następnie dopasowania ich wiersz po wierszu.

1. Zbierz dane: Wyeksportuj szczegółowe raporty transakcji z Twojej bramki płatniczej, platformy subskrypcyjnej i banku za określony okres (np. za lipiec).
2. Dopasuj transakcje: Głównym celem jest dopasowanie kwoty brutto z Twojej platformy subskrypcji do kwoty brutto w raporcie bramki płatniczej dla każdej transakcji.
3. Uwzględnij opłaty: Następnie dopasuj kwotę wpłaty netto z raportu bramki płatniczej (obliczoną poprzez odjęcie opłat od kwoty brutto) do dokładnej kwoty wpłaty gotówkowej na Twoim wyciągu bankowym. Ten krok pozwoli zweryfikować, czy opłaty za przetwarzanie płatności są prawidłowe.
4. Zbadaj rozbieżności: To jest etap wymagający najwięcej pracy ręcznej. Musisz zbadać wszelkie rozbieżności, prawdopodobnie spowodowane zwrotami, obciążenia zwrotne, różnicami w przeliczeniu walut lub opóźnieniami.
5. Utwórz wpisy w dzienniku: Po uzgodnieniu wszystkiego należy utworzyć podsumowujące wpisy w dzienniku księgowym, aby dokładnie zarejestrować przychody, gotówkę i opłaty manipulacyjne.

Oprogramowanie do automatyzacji uzgadniania zostało zaprojektowane w celu wyeliminowania ręcznej pracy opisanej powyżej i rozwiązania głównych wyzwań modelu SaaS.

• Zwiększona efektywność i skalowalność: Oprogramowanie do automatyzacji łączy się bezpośrednio ze źródłami danych za pośrednictwem API i może sparować tysiące transakcji w ciągu kilku minut, co jest zadaniem operacyjnym, które zajęłoby zespołowi finansowemu dni lub tygodnie.
• Zwiększona dokładność: Eliminuje ryzyko błędu ludzkiego wynikającego z ręcznego wprowadzania danych i zarządzania arkuszami kalkulacyjnymi, zapewniając wiarygodne dane finansowe.
• Wgląd w finanse w czasie rzeczywistym: Zamiast czekać do końca miesiąca, zautomatyzowane systemy zapewniają wgląd w uzgodniony przepływ środków pieniężnych niemal w czasie rzeczywistym, co pozwala na szybsze zarządzanie potencjalnymi błędami.
• Usprawniony ślad audytu: Oprogramowanie tworzy przejrzysty i bezpieczny ślad audytu, pokazujący, w jaki sposób każda transakcja została sparowana i zarejestrowana, upraszczając zgodność z przepisami i audyty finansowe. Istotne funkcje, na które warto zwrócić uwagę, to bezpośrednia integracja danych, elastyczne reguły dopasowywania i bezproblemowa integracja z oprogramowaniem księgowym.

Dokładne i uzgodnione dane zmieniają rolę działu finansowego z historyków-archiwistów w strategicznych partnerów biznesowych.

• Niezawodne prognozowanie: Gdy masz pełne zaufanie do swoich historycznych danych dotyczących przychodów i przepływów pieniężnych, Twoje prognozy finansowe stają się znacznie bardziej przewidywalne i wiarygodne.
• Dokładna ekonomika jednostkowa: Możesz dokładnie obliczyć kluczowe wskaźniki SaaS, takie jak Wartość klienta w całym okresie życia (LTV) oraz koszt pozyskania klienta (CAC) ponieważ masz dokładne rozeznanie w przychodach i powiązanych kosztach (takich jak opłaty manipulacyjne).
• Zaufanie inwestorów i interesariuszy: Prezentowanie czystych, zweryfikowanych sprawozdań finansowych buduje zaufanie wśród inwestorów, pożyczkodawców i rady dyrektorów, co jest kluczowe dla zabezpieczenia finansowania lub planowania wyjścia.

Częstotliwość zależy od wolumenu, ale comiesięczny proces jest często zbyt wolny dla firm SaaS o dużej liczbie transakcji.

• Miesięcznie: To absolutne minimum dla każdej firmy, aby zapewnić prawidłowe miesięczne zamknięcie finansowe.
• Tygodniowo lub codziennie: W przypadku firm o dużej liczbie transakcji zdecydowanie zaleca się częstsze uzgadnianie (często możliwe dzięki automatyzacji). Pozwala to na monitorowanie i naprawianie rozbieżności na wczesnym etapie, zanim staną się one większymi problemami.