Czym jest zgodność SaaS z RODO? 

Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych (RODO) to prawo dotyczące prywatności i bezpieczeństwa danych, które ma zastosowanie do każdej firmy działającej na rynku UE i wchodzącej w interakcje z europejskimi klientami. 

Firmy SaaS, które gromadzą i wykorzystują wrażliwe dane, takie jak informacje o kartach kredytowych, muszą zapewnić transparentne procesy gromadzenia danych. Klienci z UE muszą zostać poinformowani o tym, jak ich dane będą gromadzone, wykorzystywane i przechowywane, a także muszą wyrazić na to zgodę. 

Przestrzeganie RODO jest obowiązkowe, a jego niedopełnienie może mieć poważne konsekwencje, w tym wysokie grzywny i postępowanie sądowe.  

Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych (RODO), kompleksowe prawo o ochronie danych, nakłada ścisłe wytyczne dotyczące ochrony danych osobowych w Unii Europejskiej i Europejskim Obszarze Gospodarczym. 

• Zgodność z RODO jest niezbędna dla platform SaaS (oprogramowanie jako usługa), które często przetwarzają wrażliwe dane użytkowników, aby zagwarantować etyczne i legalne wykorzystanie tych danych. 

• Za pośrednictwem swoich usług dostawcy SaaS gromadzą i przetwarzają znaczną ilość danych klientów, takich jak historia przeglądania, trendy użytkowania i dane osobowe (PII). Za nieprzestrzeganie przepisów RODO grożą surowe kary, w tym grzywny sięgające 20 mln EUR lub 4% globalnego rocznego obrotu firmy. Firmy, które nie dostosują się do przepisów, narażają się na potencjalne konsekwencje finansowe.  
• Przestrzeganie przepisów pomaga zapewnić zaufanie użytkowników i chronić markę firmy SaaS. Użytkownicy mają określone prawa wynikające z RODO, takie jak prawo do wglądu, poprawiania, usuwania i ograniczania sposobu przetwarzania swoich danych. Platformy SaaS muszą zapewnić użytkownikom łatwe w użyciu narzędzia i procedury umożliwiające korzystanie z tych praw. Oferowanie metod wyszukiwania, modyfikacji, usuwania i ograniczania wykorzystania danych jest częścią tego procesu. 
• Platformy SaaS przyjmują RODO jako ramy ochrony bezpieczeństwa danych. Chociaż potencjalnie sprzyja to zaufaniu wśród użytkowników, poprawie ogólnej niezawodności usług i zwiększeniu świadomości marki, należy pamiętać, że te rezultaty nie są gwarantowane. Dostawcy SaaS i ich klienci mogą potencjalnie uzyskać korzyści, stosując się do tego przepisu. Odpowiedzialne postępowanie z danymi i poszanowanie praw jednostki są kluczowymi aspektami zgodności.

Współpracując z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO), rozporządzenie ePrivacy (ePR) ustanawia szczególne wytyczne dla branży komunikacji elektronicznej, które w niektórych obszarach wykraczają poza RODO.

Podczas gdy RODO zapewnia elastyczność w zakresie wykorzystywania podstaw prawnych, takich jak uzasadniony interes lub wykonanie umowy, ePR wymaga bardziej rygorystycznego podejścia, często wymagając wyraźnej zgody jako podstawowego uzasadnienia przetwarzania danych osobowych.

Systemy SaaS przetwarzające dane dotyczące komunikacji elektronicznej podlegają rozporządzeniu ePrivacy, które rozszerza dyrektywę o prywatności i łączności elektronicznej (ePD) o bardziej rygorystyczne wytyczne dotyczące ochrony komunikacji elektronicznej.

Należy pamiętać, że rozporządzenie ePrivacy wciąż oczekuje na wejście w życie. Biorąc pod uwagę możliwe konsekwencje, firmom SaaS zaleca się rozpoczęcie przygotowań do jego przestrzegania już teraz.

Aby firmy SaaS spoza UE, które przetwarzają dane mieszkańców UE, mogły przestrzegać RODO, musi być wdrożony zestaw zasad. Należą do nich: 

• posiadanie planu na wypadek naruszenia danych
• uwzględnienie ochrony danych jako elementu projektu
• wdrożenie mechanizmów zapewniających użytkownikom prawa przysługujące im na mocy RODO. 

Te środki umożliwiają dostawcom SaaS spoza UE wykazanie zgodności z RODO, potencjalnie przyczyniając się do zwiększenia bezpieczeństwa danych i zaufania klientów, chociaż rezultaty mogą się różnić w zależności od takich czynników, jak skuteczność wdrożenia. Zasady i praktyki muszą jednak być zgodne z wieloma innymi czynnikami, takimi jak wrażliwość przetwarzanych danych i czas ich przetwarzania, dlatego konieczne jest skorzystanie z profesjonalnej porady.

Zgodność z RODO to kluczowy aspekt prowadzenia działalności SaaS w UE, który może przynieść istotne korzyści.

• Uzyskanie przewagi konkurencyjnej: Firmy, które wykazują zgodność z RODO, mogą przyciągnąć klientów, którzy wymagają silnej ochrony danych i są coraz bardziej świadomi kwestii prywatności.
• Zwiększenie zaufania konsumentów: Dzięki wdrożeniu RODO użytkownicy mogą czuć się pewniej i lojalniej, wiedząc, że ich dane są odpowiednio zarządzane. Na przykład PayPro Global jest w pełni zgodny z RODO oraz certyfikatem PCI-DSS Level One, co gwarantuje klientom, że ich dane są przetwarzane prawidłowo, zgodnie z określonymi wymogami. 
• Unikanie ryzyka prawnego i kar: Zgodność z GDPR jest istotną techniką ograniczania ryzyka, ponieważ nieprzestrzeganie przepisów może skutkować znacznymi grzywnami i szkodzić reputacji.
• Koszt początkowy: Konieczne może być zainwestowanie w zasoby i umiejętności, aby wdrożyć kroki niezbędne do osiągnięcia zgodności.
• Ciągłe utrzymanie: Utrzymanie zgodności wymaga ciągłej pracy nad aktualizacją procedur obsługi danych i dostosowywaniem się do zmieniających się przepisów.

Oto pięć kroków wdrażania wymagań GDPR: 

1. Zrozum, jakie dane osobowe są gromadzone przez Twój produkt SaaS i skategoryzuj je zgodnie z wymaganiami GDPR. 
2. Wyznacz inspektora ochrony danych (IOD), który będzie odpowiedzialny za nadzór nad procesami zgodności z GDPR. 
3. Zastosuj podejście Privacy by Design do swoich procesów rozwoju, aby zapewnić uwzględnienie ochrony danych na wszystkich etapach rozwoju. 
4. Systemy zarządzania zgodami powinny być wykorzystywane do gromadzenia i zarządzania zgodami użytkowników na przeprowadzanie określonych procesów z ich danymi, być w pełni transparentne i ważne. 
5. Opracować i wdrożyć procedurę postępowania z żądaniami usunięcia danych osobowych i usuwać je w ten sposób.

Firmy SaaS, które naruszają RODO, narażają się na poważne konsekwencje prawne, w tym wysokie grzywny, batalie sądowe i utratę reputacji. Za naruszenia RODO mogą zostać nałożone grzywny do 20 mln euro lub 4% rocznych globalnych obrotów, w zależności od tego, która kwota jest wyższa. Każda firma zarządzająca danymi osobowymi obywateli UE, niezależnie od swojej lokalizacji, musi przestrzegać RODO ze względu na jego globalny zasięg lub naraża się na kary. 

Firmy SaaS ryzykują naruszenie RODO z każdą nową technologią, która może przechowywać dane konsumentów, co wzmacnia potrzebę otwartej odpowiedzialności i zgodności.

Dostawcy SaaS muszą mieć solidną strategię GDPR, ponieważ nieprzestrzeganie przepisów może skutkować pozwami i innymi działaniami prawnymi. Najczęstsze przyczyny, dla których firmy SaaS nie przestrzegają GDPR, to:

• ignorancja
• słaba Bezpieczeństwo danych
• słabe zarządzanie prawami osób, których dane dotyczą. 

Aby uniknąć tych pułapek, firmy SaaS powinny wdrożyć kompleksowy program zgodności z GDPR, który obejmuje ocenę ryzyka, mapowanie danych i ocenę wpływu na ochronę danych. Dodatkowo, zgodność z GDPR może przynieść korzyści firmom SaaS poprzez zwiększenie zaufania konsumentów, poprawę świadomości marki i otwarcie nowych perspektyw biznesowych.

Dostawcy SaaS muszą przestrzegać rygorystycznych wytycznych określonych w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (GDPR) dotyczących przetwarzania i przechowywania danych klientów. Specyfikacje te obejmują uzyskanie zgody użytkownika, przestrzeganie praw osób, których dane dotyczą, oraz wdrożenie solidnych środków bezpieczeństwa danych. Nawet jeśli podmiot przetwarzający dane zewnętrzne jest odpowiedzialny za naruszenie danych w ramach swoich systemów dostawcy SaaS nadal ponoszą odpowiedzialność. Oznacza to, że muszą mieć silną zgodność i wdrożone procedury monitorowania. 

Rozliczalność i przejrzystość w przetwarzaniu danych są również niezbędne do zachowania zgodności z RODO. Oznacza to, że dostawcy SaaS muszą być przejrzyści wobec swoich klientów w odniesieniu do rodzaju gromadzonych danych, sposobu ich wykorzystywania i podmiotów, którym je udostępniają. Należy pamiętać, że usługi w chmurze i rozwiązania pamięci masowej podlegają przepisom RODO.  

Oznacza to, że firmy SaaS muszą nadal przestrzegać przepisów RODO, nawet jeśli przechowują lub przetwarzają dane poza EOG.