Czym są zmienne koszty SaaS?

Zmienne koszty SaaS to wydatki, które zmieniają się w zależności od konsumpcji lub wykorzystania. Opłaty za przetwarzanie płatności, hosting w chmurze oparty na użytkowaniu i pomoc techniczna dla klientów to tylko kilka przykładów. Koszty te mają duży wpływ na miesięczne raporty zysków i strat i muszą być brane pod uwagę podczas prognozowania finansowego i planowania podatkowego.

Mimo że zmienne koszty mogą stanowić mniejszy odsetek ogólnych wydatków niż koszty stałe, mają one duży wpływ na rentowność i ekonomię jednostkową, szczególnie w firmach SaaS. Skuteczne śledzenie i zarządzanie kosztami zmiennymi jest niezbędne do utrzymania dobrej kondycji finansowej.

W firmie SaaS koszty zmienne to wydatki, które zależą od poziomu aktywności lub wykorzystania. Wraz ze wzrostem liczby klientów lub ilości danych rosną również te koszty. Z kolei, gdy poziom wykorzystania spada, zmienne koszty również maleją.

W porównaniu do kosztów stałych, które pozostają względnie stabilne niezależnie od poziomu użytkowania. Przykładami kosztów stałych są czynsz, wynagrodzenia stałych pracowników i koszty licencjonowania podstawowego oprogramowania.

W modelu SaaS koszty zmienne są głównie związane z dostarczaniem usługi.

Są one bezpośrednio zależne od zużycia zasobów przez klientów. 

Zazwyczaj główne elementy zmiennych kosztów SaaS obejmują:

• Wydatki na infrastrukturę chmurową: Są to często najważniejsze koszty zmienne. Obejmują one usługi chmurowe oferowane przez AWS, Azure lub Google Cloud, takie jak pamięć masowa, moc obliczeniowa i przepustowość. Wraz ze wzrostem wykorzystania przez klientów wymagane są większe zasoby serwerowe, co zwiększa wydatki.
• Wydatki na obsługę klienta: Zmienna składowa kosztów obsługi klienta zależy od liczby zgłoszeń, sesji czatu i rozmów telefonicznych, nawet jeśli inne koszty, takie jak wynagrodzenia personelu wsparcia, mogą być stałe. Wydatki te rosną w wyniku większej liczby interakcji z obsługą klienta, spowodowanej zwiększonym zaangażowaniem klientów i złożonością użytkowania. 
• Opłaty transakcyjne: Opłaty manipulacyjne od operatorów płatności (takich jak PayPal lub Stripe) są opłatami zmiennymi, jeśli platforma SaaS umożliwia transakcje finansowe. Zazwyczaj opłaty te stanowią część każdej transakcji.
• Korzystanie z API stron trzecich: Wiele aplikacji SaaS korzysta z API stron trzecich w celu zapewnienia funkcji takich jak komunikacja, wzbogacanie danych i mapowanie. Koszty korzystania z API różnią się w zależności od liczby żądań.
• Przechowywanie danych i przepustowość: Koszty związane z przechowywaniem danych i przepustowością rosną wraz z ilością przesyłanych i przechowywanych danych. Jest to szczególnie istotne w przypadku aplikacji korzystających z dużej ilości danych.
• Zmienna prowizja od sprzedaży: Chociaż niektóre wynagrodzenia sprzedażowe są ustalone, wiele firm oferuje sprzedawcom prowizje, które są zależne od liczby nowych klientów, których pozyskają, lub od ogólnej wartości kontraktu. W rezultacie prowizje te są uważane za koszty zmienne.

Z wielu powodów zarządzanie kosztami zmiennymi musi być realizowane prawidłowo.

• Dokładne Prognozowanie finansowe: Dokładniejsze szacunki finansowe są możliwe, gdy zrozumie się wzajemne zależności między konsumpcją a kosztami. Odgrywa to rolę w tworzeniu strategii, planowaniu finansowym i alokacji zasobów.
• Optymalizacja cen: Strategie cenowe są oparte na analizie kosztów zmiennych. Pomaga to w ustaleniu najniższej ceny niezbędnej do pokrycia kosztów i osiągnięcia docelowych marż zysku.
• Skalowalność i rentowność: Koszty zmienne mogą mieć duży wpływ na rentowność firmy SaaS w miarę jej rozwoju. Chociaż optymalizacja kosztów może nie gwarantować wysokich marż ani stałego wzrostu dla wszystkich firm, może potencjalnie wpłynąć na te wyniki.
• Alokacja zasobów: Śledzenie zmiennych wydatków umożliwia lepszą alokację zasobów. Na przykład, identyfikacja regionów z wysokimi kosztami infrastruktury chmurowej może prowadzić do działań optymalizacyjnych. 
• Identyfikacja nieefektywności: Badanie kosztów zmiennych może ujawnić nieefektywność platformy lub procedur wsparcia. Dostosowanie wydatków i zadowolenie klienta są ze sobą ściśle powiązane.

Bezpośrednie koszty związane ze świadczeniem usługi klientom zawarte są w COGS dla SaaS. Obejmują one opłaty za licencje oprogramowania, hosting w chmurze, instalację, niezawodność witryny oraz koszty personelu związane z utrzymaniem środowiska produkcyjnego. 

Aby skutecznie obliczyć marże brutto, które mają wpływ na kondycję finansową firmy SaaS, należy zwrócić uwagę na te koszty, które są bezpośrednio związane z produkcją i świadczeniem usług. Ustalanie cen i celów rentowności oraz określanie rzeczywistego kosztu świadczenia usług zależy od dokładnego śledzenia kosztów.  

Niedokładne oceny rentowności, wybory cen i alokacja zasobów mogą wynikać z braku precyzyjnego śledzenia tych wydatków.

Koszty zmienne można zarządzać i optymalizować za pomocą szeregu strategii:

• Optymalizacja kosztów chmury: Aby monitorować i maksymalizować wydatki na chmurę, użyj narzędzi do zarządzania kosztami chmury Zoptymalizuj przechowywanie danych, zarezerwuj instancje i wdróż automatyczne skalowanie.
• Samoobsługa i automatyzacja: Aby zmniejszyć liczbę zgłoszeń do wsparcia, zaoferuj narzędzia samoobsługi i zautomatyzuj procedury pomocy.
• Wydajna architektura i kod: Zredukuj zużycie zasobów, optymalizując architekturę systemu i kod.
• Zarządzanie danymi: Aby zmniejszyć koszty przepustowości i przechowywania, wdróż skuteczne techniki pobierania i przechowywania danych.
• Umowy z dostawcami: Uzgodnij korzystne ceny z bramkami płatniczymi, dostawcami usług chmurowych i dostawcami API.
• Cennik uzależniony od wykorzystania: Wprowadź modele cen oparte na zużyciu, które dopasowują wydatki do wydatków konsumentów.

Oto kilka trudności:

• Nieprzewidywalne zużycie: Dokładne prognozowanie kosztów zmiennych może być trudne ze względu na nieprzewidywalność wzorców konsumpcji klientów.
• Problemy ze skalowalnością: Szybki rozwój może nadwyrężyć infrastrukturę i zasoby wsparcia, co może prowadzić do nieprzewidzianych wzrostów kosztów.
• Uzależnienie od dostawcy: Poleganie na określonych dostawcach usług chmurowych lub API może ograniczyć możliwości negocjacyjne i elastyczność.
• Złożoność śledzenia kosztów: Monitorowanie i ocena zmiennych wydatków na wielu platformach i usługach może być trudne.
• Równowaga między kosztami a wydajnością: Nie należy poświęcać wydajności i zadowolenia klienta dla optymalizacji kosztów.

Chociaż efektywne zarządzanie kosztami zmiennymi, w tym ich kompleksowe zrozumienie i sprawne monitorowanie, może potencjalnie przyczynić się do długoterminowego wzrostu firm SaaS, poprawy rentowności i zwiększenia wartości dostarczanej klientom, to inne czynniki również mogą odgrywać istotną rolę w osiągnięciu tych rezultatów.