O que são Custos Variáveis de SaaS?

Custos variáveis de SaaS são despesas que mudam de acordo com o consumo ou uso.  Taxas para processamento de pagamentos, hospedagem em nuvem baseada no uso e assistência ao cliente são alguns exemplos. Esses custos têm um grande impacto nos relatórios mensais de lucros e perdas e precisam ser considerados durante a previsão financeira e o planejamento tributário.

Embora os custos variáveis possam representar uma porcentagem menor das despesas gerais do que os custos fixos, eles têm um grande impacto na rentabilidade e na economia unitária, principalmente em empresas SaaS. O acompanhamento e a gestão eficazes dos custos variáveis são essenciais para manter um desempenho financeiro sólido.

Em uma empresa SaaS, os custos variáveis são despesas que dependem do nível de atividade ou uso. À medida que o número de clientes ou a quantidade de dados aumenta, esses custos também aumentam. Em contrapartida, quando o nível de uso diminui, os custos variáveis também diminuem.

Isto em comparação com os custos fixos, que permanecem relativamente estáveis, independentemente do nível de utilização. Exemplos de custos fixos incluem aluguel, salários de funcionários permanentes e o custo de licenciamento de software básico.

Em SaaS, os custos variáveis estão principalmente vinculados à entrega e à prestação do serviço.

Eles dependem diretamente do consumo de recursos pelos clientes. 

Normalmente, os principais elementos dos custos variáveis de SaaS consistem em:

• Despesas com Infraestrutura em Nuvem: Estes são frequentemente os custos variáveis mais importantes. Eles incluem serviços em nuvem oferecidos por AWS, Azure ou Google Cloud, como armazenamento, poder de processamento e largura de banda. Mais recursos de servidor são necessários à medida que o uso do cliente aumenta, o que aumenta as despesas.
• Despesas com Suporte ao Cliente: O número de tíquetes de suporte, sessões de bate-papo e conversas telefônicas determina o componente variável do suporte ao cliente, embora outros custos, como salário da equipe de suporte, possam ser fixos. Essas despesas aumentam como resultado de mais interações de suporte causadas pelo aumento do engajamento do cliente e da complexidade de uso. 
• Taxas de Transação: As taxas de processamento de gateways de pagamento (como PayPal ou Stripe) são cobranças variáveis se a plataforma SaaS permitir transações financeiras. Normalmente, essas cobranças representam uma parte de cada transação.
• Uso de APIs de terceiros: Para recursos como comunicação, enriquecimento de dados e mapeamento, muitos aplicativos SaaS fazem interface com APIs de terceiros. Os custos de uso de uma API variam dependendo de quantas solicitações são feitas.
• Armazenamento de dados e largura de banda: As despesas relacionadas a armazenamento e largura de banda aumentam à medida que mais dados são enviados e armazenados. Isso é particularmente importante para aplicativos que usam muitos dados.
• Comissões de vendas variáveis: Embora alguns salários de vendas sejam fixos, muitas empresas oferecem comissões aos vendedores que dependem da quantidade de novos clientes que eles trazem ou do valor total do contrato. Como resultado, essas comissões são consideradas despesas variáveis.

Por uma série de razões, a gestão de custos variáveis deve ser bem feita.

• Preciso Previsão Financeira: Estimativas financeiras mais precisas são possíveis quando o consumo e os custos são entendidos em conexão um com o outro. Desempenha um papel na elaboração de estratégias, planejamento financeiro e alocação de recursos.
• Otimização de Preços: Estratégias de preços são informadas pela análise de custos variáveis. Ajuda a determinar o preço mais baixo necessário para cobrir as despesas e atingir as margens de lucro desejadas.
• Escalabilidade e Rentabilidade: Os custos variáveis podem ter um grande impacto na rentabilidade de uma empresa SaaS à medida que ela se expande. Embora a otimização dos custos possa não garantir margens fortes ou crescimento sustentado para todas as empresas, ela pode potencialmente influenciar esses resultados.
• Alocação de Recursos: O acompanhamento das despesas variáveis permite uma melhor alocação de recursos. Por exemplo, os esforços de otimização podem resultar da identificação de regiões com elevadas despesas de infraestrutura em nuvem. 
• Encontrando Ineficiências: Ineficiências na plataforma ou nos procedimentos de suporte podem ser encontradas examinando os custos variáveis. O ajuste das despesas e a satisfação do cliente estão intimamente inter-relacionados.

Os custos diretos relacionados com a prestação do serviço aos clientes estão incluídos em COGS do SaaS. Estes consistem em encargos de licença de software, alojamento em nuvem, instalação, confiabilidade do site e despesas de pessoal para manutenção do ambiente de produção. 

Para calcular eficazmente as margens brutas, que têm um impacto na saúde financeira de uma empresa SaaS, é necessário prestar atenção a estes custos que estão diretamente relacionados com a produção e a prestação de serviços. A definição de metas de preços e rentabilidade e a determinação do custo real da prestação de serviços dependem de um acompanhamento preciso dos custos.  

Avaliações imprecisas de rentabilidade, escolhas de preços e alocação de recursos podem resultar da falha em rastrear precisamente essas despesas.

Os custos variáveis podem ser gerenciados e otimizados usando várias estratégias:

• Otimização de custos de nuvem: Para monitorar e maximizar os gastos com nuvem, use gerenciamento de custos de nuvem ferramentas. Otimize o armazenamento de dados, reserve instâncias e coloque a escala automática em prática.
• Autoatendimento e automação: Para reduzir o número de tíquetes de suporte, ofereça ferramentas de autoatendimento e automatize os procedimentos de ajuda.
• Arquitetura e código eficientes: Reduza o consumo de recursos otimizando a arquitetura e o código do sistema.
• Gerenciamento de dados: Para reduzir as despesas com largura de banda e armazenamento, implemente técnicas eficazes de recuperação e armazenamento de dados.
• Contratos com fornecedores: Negocie preços vantajosos com gateways de pagamento, provedores de nuvem e provedores de API.
• Precificação baseada no uso: Implemente esquemas de preços baseados no uso que correspondam às despesas com os gastos do consumidor.

Algumas dificuldades são as seguintes:

• Consumo imprevisível: Prever com precisão os custos variáveis pode ser um desafio devido à imprevisibilidade dos padrões de consumo do cliente.
• Problemas de escalabilidade: Os recursos de infraestrutura e suporte podem ser sobrecarregados pelo rápido desenvolvimento, o que pode resultar em aumentos de custos imprevistos.
• Bloqueio do fornecedor: A dependência de provedores específicos de nuvem ou API pode reduzir sua capacidade de negociação e sua flexibilidade.
• Complexidade de rastreamento de custos: Monitorar e avaliar despesas variáveis em várias plataformas e serviços pode ser um desafio.
• Equilíbrio custo-benefício: O desempenho e a satisfação do cliente não devem ser sacrificados em prol da otimização de custos.

Embora a gestão eficaz das despesas variáveis, incluindo um entendimento abrangente e monitoramento eficiente, possa potencialmente contribuir para o crescimento a longo prazo das empresas SaaS, melhoria da rentabilidade potencial e maior entrega de valor aos clientes, outros fatores também podem desempenhar um papel significativo na obtenção desses resultados.