Como gerenciar o imposto sobre vendas de SaaS (calcular, coletar e remeter)

Deve estar atento à comunicação dos seus rendimentos e manter-se em conformidade com a regulamentação fiscal para evitar penalizações. Quer seja um programador independente ou um empresário SaaS, a compreensão da gestão fiscal é da sua responsabilidade. Vamos percorrer as etapas de supervisão do processo de imposto sobre vendas, quer seja uma grande ou pequena empresa SaaS.

A forma como você decide gerenciar seus impostos afetará seu tempo e recursos financeiros, exposição a riscos e alcance global. Comece identificando fatores-chave como a complexidade do seu negócio, localizações dos clientes, conhecimento e volume de vendas versus comprometimento de tempo. 

• Internamente: Se você está lendo este guia, provavelmente não tem o conhecimento tributário necessário para gerenciar os cálculos, a cobrança e o arquivamento sozinho :) Saiba que este é um processo muito demorado que requer conhecimento profundo
  
• Ferramentas de conformidade fiscal: Para economizar tempo e dinheiro, você pode usar um software de conformidade fiscal para automatizar o processo, mas saiba que ele pode não cobrir todos os aspectos da conformidade. Além disso, esteja ciente de que com a maioria dos PSPs e ferramentas de conformidade, você ainda será responsável por arquivar e remeter o imposto sobre vendas.
  
• Comerciante Registrado (MoR): Ao analisar opções adequadas para empresas, PMEs, desenvolvedores independentes e empreendedores individuais, o MoR é comum em empresas de SaaS. Como o MoR atua como um revendedor, mas assume a responsabilidade pela gestão do imposto sobre vendas, esta é uma escolha para empresas que desejam se concentrar em seu produto, expandir seus negócios e vender para um público mais amplo.

Depois de escolher sua estratégia de gerenciamento de impostos, você precisará entender suas responsabilidades específicas de imposto sobre vendas. Investigue onde você tem nexo e, em seguida, identifique as alíquotas de imposto aplicáveis nesses locais.

• Nexo: Entenda onde você tem um nexo de imposto sobre vendas, que pode ser físico (onde sua empresa opera) ou econômico (onde você excede um determinado limite de vendas). Os regulamentos variam de acordo com o local, portanto, use os sites oficiais das autoridades fiscais nos estados ou países onde você vende seu produto SaaS para identificar suas necessidades. Você pode consultar um profissional de impostos. 
• Taxas de imposto: Pesquise as taxas de imposto sobre vendas em cada jurisdição na qual você tem nexo. Elas também variam, dependendo do tipo de produtos/serviços e da localização de seus compradores.
  
• Isenções fiscais: Algumas regiões podem ter taxas reduzidas ou oferecer isenções dependendo do seu tipo específico de produto digital. Investigue as exceções cuidadosamente para ter certeza de que está aplicando a taxa adequada. 

Confira este mapa interativo que exibe detalhes sobre porcentagens, limites, aplicabilidade e penalidades em cada área. Nós o projetamos para ajudá-lo a economizar tempo e identificar as diferentes leis fiscais para o seu negócio SaaS.

Para determinar em quais estados você precisará coletar imposto sobre vendas e, portanto, se registrar para uma autorização em cada um desses estados, você precisará identificar seu nexo e as taxas de imposto aplicáveis. Tenha em mente que, é ilegal na maioria dos estados cobrar impostos sem esta autorização.

Para obter a autorização fiscal, você provavelmente precisará mostrar à autoridade fiscal do estado o seguinte

• Informações comerciais: Nome e endereço legal completo, FEIN (número de identificação do empregador federal) e detalhes de contato.
• Informações de vendas: Tipos de produtos/serviços, volume de vendas esperado e uma estimativa de vendas anuais em seu estado.
• Informações bancárias: Informações da conta bancária para remessa e cobrança de imposto sobre vendas.

Depois de se registrar, espere receber seu número de identificação de imposto sobre vendas. Isso agora será incluído em suas declarações de impostos e faturas. Além disso, você receberá uma frequência de arquivamento que determina com que frequência você arquivará e remeterá seu imposto sobre vendas estadual. Em geral, você pode esperar que quanto mais você vender, mais frequente será sua frequência.

Após obter suas licenças e aprender as taxas de impostos aplicáveis, você precisará criar um processo para cobrar impostos de seus compradores. Implemente uma ferramenta de cálculo para imposto sobre vendas em seu processo de checkout. Isso permite que o imposto correto seja calculado automaticamente pela localização do comprador. Se você tiver alguma tributação que varie de acordo com os produtos e serviços que vende, certifique-se de que pode personalizar as regras fiscais derivadas das categorias de produtos e jurisdições específicas.

Deixe claro em sua página de checkout e site se o imposto sobre vendas está incluído no preço de exibição ou se será adicionado no processo de checkout. Mostre também a discriminação do imposto sobre vendas em suas faturas, incluindo a alíquota, o valor e a jurisdição. Isso permitirá que os compradores saibam o custo total, bem como seus regulamentos de conformidade e impostos.

Uma vez que você tenha coletado o imposto sobre vendas de seu comprador, agora você pode arquivar e pagar esses impostos às partes apropriadas. Para permanecer em conformidade, é urgente que você lide com isso adequadamente para evitar surpresas desagradáveis.

→ Determine o cronograma de arquivamento e a data de vencimento para cada país em que seus clientes estão localizados e cada estado no qual você tem nexo. Como cada um deles tem datas de arquivamento diferentes, você precisa relatar o valor do imposto sobre vendas que coletou de cada estado e país de acordo. Essas informações estão disponíveis nos sites oficiais das autoridades fiscais relevantes.

Importante: Não se esqueça de definir lembretes e marcá-los em seu calendário!

→ Prepare e arquive as declarações de imposto sobre vendas: Colete todas as informações relevantes necessárias, como valor do imposto coletado, deduções elegíveis e dados de vendas. Isso pode não parecer assustador, mas pode ser complicado se você estiver operando em várias jurisdições fiscais. Certifique-se de calcular o valor do imposto coletado em cidades, estados, países e quaisquer outras jurisdições aplicáveis.

→ Por último, remeta os impostos sobre vendas aos estados apropriados! Tenha em mente que cada um pode ter um processo diferente para você pagar, como online, cheque ou transferência bancária.

Importante: Certifique-se de pagar até a data de vencimento para evitar taxas ou penalidades.

Para saber mais sobre erros comuns de imposto sobre vendas na indústria de SaaS e como evitá-los, confira este artigo detalhado: Erros de imposto sobre vendas em SaaS.