O que é a faturação proporcional de SaaS?

O faturamento rateado para SaaS é um método no qual os clientes são cobrados apenas pela parte exata do período de assinatura que utilizam.  Isso é especialmente relevante quando um cliente se inscreve, cancela, faz upgrade ou downgrade do seu plano no meio de um ciclo de faturamento.

Esta prática é importante porque estabelece justiça e transparência na sua faturação, o que cria confiança e lealdade nos clientes. Ao oferecer a flexibilidade para fazer alterações a qualquer momento sem cobranças excessivas, as empresas podem reduzir o cancelamento de clientes e criar uma vantagem competitiva significativa.

O cálculo baseia-se num princípio simples de duas etapas, relevante para a maioria dos cenários dos clientes, incluindo modelos de negócio de taxa fixa  e baseados no uso:

1. Primeiro, calcule a taxa diária dividindo o custo total da assinatura (p. ex., a taxa mensal) pelo número exato de dias no plano de faturação específico.
2. Em seguida, determine a cobrança multiplicando a taxa diária pelo número exato de dias em que o serviço foi utilizado pelo cliente.
   
   Abaixo, explicamos como este método é relevante para as seguintes ações de faturação comuns:
   

• Upgrades e Downgrades: Quando um cliente muda de plano a meio do ciclo, o custo baseia-se nos dias passados no plano antigo, e é feito outro cálculo para os dias restantes no novo plano. A cobrança ou o crédito final será a soma destes dois valores.
• Cancelamentos: O mesmo princípio é usado para determinar um reembolso ou uma cobrança final. Por exemplo, se um cliente de um **plano de $60/mês**  cancelar no 15.º dia de um mês de 30 dias, a taxa diária é de **$2**  ($60 / 30 dias). A cobrança final seria de **$30**  (15 dias × $2).
• Cobrança Baseada no Uso: A prorata de SaaS também se aplica aqui, mas depende de um monitoramento de uso preciso. Os custos são calculados proporcionalmente com base nos recursos utilizados durante os períodos de tempo específicos dentro do ciclo de faturamento da assinatura, garantindo que a fatura final harmonize o custo com o valor.

Embora seja vantajoso no geral, esteja ciente de alguns obstáculos antes de decidir integrar a prorata na sua plataforma:

• Complexidade de Faturamento: É necessário ter um sistema de faturamento robusto. Confiar em cálculos manuais ou em planilhas básicas não é viável e provavelmente levará a erros que se revelarão dispendiosos.
• Confusão do cliente: Se os cálculos não forem fáceis de entender e  claramente apresentados nas faturas, isso gerará confusão e prejudicará a confiança que você está tentando construir.
• Previsão de receita: A previsão de receita a curto prazo pode levar a mais desafios devido à alteração nos pequenos e variáveis montantes de cobrança gerados a cada mês.

A implementação do rateio vai além da matemática, pois utiliza as suas ferramentas e processos.

• Software de Faturamento: A forma mais confiável de implementar o rateio é através de uma parceria com uma moderna plataforma de gerenciamento de assinaturas. Serviços como PayPro Global dispõem de mecanismos de rateio automatizados incluídos no serviço, que gerem todos os cálculos complicados de upgrades, downgrades e cancelamentos. O cálculo manual não é escalável, está sujeito a erros e não será feito com precisão nem instantaneamente.
• Processos Internos: Certifique-se de que  toda a sua equipe esteja alinhada. Isto exige que as suas equipes de apoio ao cliente e financeira sejam treinadas na política de rateio específica da sua empresa, para que possam responder às perguntas dos clientes com confiança e gerir os registos financeiros corretamente.

Nem sempre. Embora o rateio seja geralmente visto como justo, ainda precisa de adotar uma mentalidade estratégica sobre a sua política, portanto, seja  transparente sobre as suas regras nos seus termos de serviço.

• Cálculo Proporcional de Upgrades: Geralmente, é uma ótima prática fazer o cálculo proporcional de upgrades. Isso incentiva os clientes a mudar imediatamente para um plano superior, onde podem obter acesso instantâneo sem pagar por dois planos ao mesmo tempo.
  
• Gestão de Downgrades ou Cancelamentos: Isto é uma questão de escolha. E algumas empresas decidem não fazer o cálculo proporcional de downgrades ou cancelamentos. Em vez disso, a alteração entra em vigor no final do ciclo de pagamento atual. Isso pode ajudar a desencorajar rotatividade e simplificar a faturação, mas atenção, pois pode ser visto como menos flexível pelos clientes.

O rateio afeta a forma como monitoriza a sua saúde financeira, especialmente a sua Receita Recorrente Mensal (MRR).

• Flutuações do MRR: As cobranças rateadas causam um pequeno ajuste único no seu MRR. Por exemplo, quando um cliente faz um upgrade, a cobrança rateada aumentará o seu MRR nesse mês, mas não transita para a receita recorrente do mês seguinte. A sua ferramenta de análise financeira deve distinguir entre o verdadeiro receita recorrente e estes ajustes pontuais.
• Reconhecimento de Receita: Do ponto de vista contabilístico, as cobranças e os créditos proporcionais devem ser calculados corretamente no período em que são auferidos. Isto mantém a integridade financeira das suas demonstrações e reflete com precisão o desempenho da empresa, um requisito fundamental para auditorias financeiras ou rondas de investimento.

A clareza na sua fatura é a melhor forma de evitar tickets de apoio ao cliente e disputas de faturação. Evite apresentar um único número confuso. Em vez disso, detalhe as cobranças com itens de linha claros.

Uma fatura de melhores práticas deve mostrar explicitamente o crédito pelo tempo não utilizado do plano antigo e a nova cobrança pelo tempo do novo plano.