O que é Contas a Receber SaaS? 

Contas a Receber SaaS (AR) é o dinheiro devido a empresas baseadas em assinatura pelos serviços prestados. Para empresas SaaS, o AR afeta o fluxo de caixa, a retenção de clientes, a gestão de recursos e as operações gerais da empresa.

As principais métricas de AR se alinham com MRR, ARR e taxa de churn para formar uma visão financeira completa.

Empresas SaaS possuem certos elementos que aparecem nos ciclos de faturamento. Esses elementos estão ligados a cálculos de payback do CAC, juntamente com as posições de fluxo de caixa.

• Pagamentos de clientes recebidos após a data de vencimento.
• Cobranças de cartão de crédito exigem acompanhamento.
• Detalhes da fatura que exigem revisão durante o processamento.
• Considerações na gestão de alterações de assinatura, como upgrades, downgrades e renovações.

A forma como as contas a receber de SaaS são registradas depende se o pagamento é recebido antes ou depois da entrega do serviço. Este processo inclui o acompanhamento dos lançamentos de receita no sistema contábil:

• O pagamento chega antecipadamente, então o valor entra como passivo na conta de receita diferida e permanece lá até que o próprio serviço seja concluído pela empresa.
• O serviço é entregue primeiro, o que significa que o valor é registrado como contas a receber até o momento posterior em que o pagamento o converte em dinheiro.

Exemplo com uma assinatura anual paga antecipadamente:

• Transação Inicial: Débito Caixa $12.000 / Crédito Receita Diferida $12.000.
• Ajuste Mensal: Débito Receita Diferida $1.000 / Crédito Receita $1.000 ao longo de 12 meses.

As equipes financeiras de SaaS devem acompanhar seus cronogramas de reconhecimento de receita, ao mesmo tempo em que conciliam periodicamente os saldos de receita diferida, a fim de evitar o surgimento de erros.

Os ciclos de faturamento de SaaS frequentemente exigem atenção em várias áreas operacionais para reduzir o DSO, levando as equipes a combinar sistemas automatizados com métodos de gerenciamento de relacionamento com o cliente ao lidar com valores em aberto:

• Cobranças Proativas & Lembretes: A abordagem utiliza lembretes padrão juntamente com períodos de carência definidos.
• Processos de Cobrança Automatizados: Sistemas de cobrança aplicam automação para resolver problemas de cartão que aparecem em sequências de novas tentativas.
• Termos de Pagamento Claros: As expectativas sobre os pagamentos são definidas em detalhes desde o ponto inicial do acordo.
• Portais de Autoatendimento ao Cliente: Essas opções permitem que os usuários façam alterações em seus dados e revisem faturas quando necessário.
• Análises de Contas a Receber: A revisão de dados inclui o monitoramento de números chave e também a localização de áreas onde as etapas de cobrança encontram atrasos no fluxo de trabalho.

Um sistema de gestão de AR para SaaS lida com processos relacionados a cobranças uma vez que os esforços manuais atingem uma escala crescente nas operações diárias. Revise esses sinais relacionados a possíveis mudanças na abordagem do lado da cobrança.

• O volume de faturas caminha para totais maiores à medida que o negócio se expande.
• Os Dias de Vendas Pendentes (DSO) aumentam, e os cálculos de receita refletem os ajustes associados.
• Visibilidade sobre o envelhecimento do seu AR e o panorama geral fluxo de caixa exige mais acompanhamento.
• O número de clientes sob gestão com manual de cobrança ultrapassa a faixa de 50 a 100.
• Funções integradas que cobrem faturamento, cobranças, Reconhecimento de receita, e relatórios tornam-se necessárias em diversos departamentos.