O que é Procure to Pay (P2P)?

Procure to pay (P2P) é um processo de ponta a ponta para solicitar, comprar, receber, verificar e pagar por bens ou serviços. Ele conecta suprimentos e contas a pagar para que a atividade de compra possa fluir através de controles definidos de aprovação, recebimento, validação de faturas e pagamento. Um processo P2P organizado está conectado à visibilidade de gastos, à gestão de compras não autorizadas, à detecção de divergências de faturamento e ao auxílio para atividades contábeis e de auditoria.

Um ciclo P2P típico inclui as seguintes etapas, embora o fluxo de trabalho exato varie de acordo com a organização:

• Requisição – um funcionário ou departamento identifica uma necessidade e envia uma solicitação de compra.
• Aprovação – a solicitação é revisada de acordo com as regras de aprovação da organização.
• Pedido de compra (PC) – uma ordem aprovada é emitida ao fornecedor em um processo baseado em PO.
• Cumprimento – o fornecedor entrega os bens ou serviços e pode enviar uma confirmação de pedido ou aviso de envio.
• Recebimento – o comprador registra o recebimento dos bens ou a conclusão dos serviços quando necessário.
• Fatura – o fornecedor envia uma fatura para pagamento.
• Validação e conciliação de fatura – a fatura é conferida com os documentos de apoio, como o PO e o recebimento.
• Pagamento – a fatura é paga de acordo com os termos acordados.

A conferência de três vias ocorre antes do pagamento. Pedidos, recibos e faturas são comparados para verificar se os números e outros detalhes nos documentos estão dentro das tolerâncias permitidas. Por exemplo, uma revisão humana pode ser necessária se houver uma pequena diferença entre a quantidade faturada e o pedido de compra ou a remessa. Assim, a conferência de três vias é uma verificação importante de faturamento, mas é apenas parte das medidas antifraude.

P2P e order-to-cash refletem lados opostos de um ciclo corporativo. O P2P abrange compras e pagamentos, ou seja, o pagamento a fornecedores, enquanto o O2C abrange a venda de produtos e a cobrança de clientes.

PunchOut é um método para acessar catálogos online através de um aplicativo de compras integrado. No site de um fornecedor, o comprador pode verificar ofertas, produtos ou itens e enviar os detalhes de volta para a ferramenta de compras, o que ajuda o usuário a continuar a compra ou criar uma requisição.

Empresas com um volume crescente de faturas, numerosos fornecedores, estruturas de aprovação complexas, exceções frequentes ou exigências de controle rigorosas podem considerar relevante a implementação de um fluxo de trabalho estruturado. Empresas de pequeno porte que não lidam com um grande volume ou aquisição complexa podem usar processos de compra simples com sistemas de compra e contabilidade leves.