Ce este Procure to Pay (P2P)?

Achiziția până la plată (P2P) este un proces complet, de la un capăt la altul, de solicitare, achiziționare, recepție, verificare și plată pentru bunuri sau servicii. Acesta conectează achizițiile și conturile de plătit, astfel încât activitatea de cumpărare să poată trece prin controale definite de aprobare, recepție, validare a facturilor și plată. Un proces P2P organizat este legat de vizibilitatea cheltuielilor, gestionarea achizițiilor neautorizate, detectarea discrepanțelor de facturare și asistența pentru activitățile de contabilitate și audit.

Un ciclu P2P tipic include următoarele etape, deși fluxul de lucru exact variază în funcție de organizație:

• Cerere de achiziție – un angajat sau un departament identifică o necesitate și depune o cerere de achiziție.
• Aprobare – cererea este analizată conform regulilor de aprobare ale organizației.
• Comandă de achiziție (PO) – o comandă aprobată este emisă furnizorului într-un proces bazat pe PO.
• Executare – furnizorul livrează bunurile sau prestează serviciile și poate trimite o confirmare a comenzii sau o notificare de expediere.
• Recepție – cumpărătorul înregistrează recepția bunurilor sau finalizarea serviciilor atunci când este necesar.
• Factură – furnizorul depune o factură pentru plată.
• Validarea și potrivirea facturii – factura este verificată în raport cu documentele justificative, cum ar fi comanda de achiziție (PO) și chitanța.
• Plată – factura este plătită conform termenilor conveniți.

Concilierea în trei puncte are loc înainte de plată. Comenzile, documentele de recepție și facturile sunt comparate pentru a verifica dacă numerele și celelalte detalii de pe documente se încadrează în toleranțele permise. De exemplu, ar putea fi necesară o verificare umană dacă există o diferență minoră între cantitatea facturată și comanda de achiziție sau livrare. Astfel, concilierea în trei puncte este o verificare importantă a facturării, dar este doar o parte a măsurilor antifraudă.

P2P și order-to-cash reflectă laturi opuse ale unui ciclu corporativ. P2P acoperă achizițiile și plățile, plătind furnizorii, în timp ce O2C acoperă vânzarea de produse și încasările de la clienți.

PunchOut este o metodă de accesare a cataloagelor online printr-o aplicație integrată de achiziții. Pe site-ul unui furnizor, cumpărătorul poate verifica oferte, produse sau articole și poate trimite detaliile înapoi către instrumentul de achiziții, ceea ce ajută utilizatorul să continue achiziția sau să creeze o cerere de achiziție.

Afacerile cu un volum în creștere de facturi, numeroși furnizori, structuri complexe de aprobare, excepții frecvente sau cerințe stricte de control ar putea considera relevantă implementarea unui flux de lucru structurat. Întreprinderile mici care nu se confruntă cu un volum mare sau achiziții complexe pot utiliza procese de achiziție simple, cu sisteme ușoare de achiziții și contabilitate.