O que é Procure to Pay (P2P)?

Procure to Pay (P2P) é um processo de ponta a ponta para solicitar, comprar, receber, verificar e pagar por bens ou serviços. Ele conecta o setor de aquisições e contas a pagar, permitindo que a atividade de compra flua através de controles definidos de aprovação, recebimento, validação de faturas e pagamento. Um processo P2P organizado está conectado à visibilidade dos gastos, à gestão de compras não autorizadas, à detecção de discrepâncias de faturamento e ao auxílio para atividades contábeis e de auditoria.

Um ciclo P2P típico inclui as seguintes etapas, embora o fluxo de trabalho exato varie por organização:

• Requisição – um funcionário ou departamento identifica uma necessidade e submete um pedido de compra.
• Aprovação – o pedido é analisado de acordo com as regras de aprovação da organização.
• Ordem de compra (OC) – uma ordem aprovada é emitida ao fornecedor num processo baseado em OC.
• Cumprimento – o fornecedor fornece os bens ou serviços e pode enviar uma confirmação de pedido ou aviso de expedição.
• Recebimento – o comprador regista o recebimento dos bens ou a conclusão dos serviços, quando necessário.
• Fatura – o fornecedor submete uma fatura para pagamento.
• Validação e conciliação de faturas – a fatura é conferida com os documentos comprovativos, como o pedido de compra e o recibo.
• Pagamento – a fatura é paga de acordo com os termos acordados.

A conferência tripla ocorre antes do pagamento. Pedidos, recibos e faturas são comparados para verificar se os números e outros detalhes nos documentos estão dentro das tolerâncias permitidas. Por exemplo, uma revisão humana pode ser necessária se houver uma pequena diferença entre a quantidade faturada e o pedido de compra ou envio. Assim, a conferência tripla é uma importante verificação de faturamento, mas é apenas parte das medidas antifraude.

P2P e order-to-cash refletem lados opostos de um ciclo corporativo. O P2P abrange a compra e o pagamento, pagando fornecedores, enquanto o O2C abrange a venda de produtos e a cobrança de clientes.

PunchOut é um método para acessar catálogos online através de um aplicativo de aquisição integrado. No site de um fornecedor, o comprador pode verificar ofertas, produtos ou itens e enviar os detalhes de volta para a ferramenta de aquisição, o que ajuda o usuário a continuar a compra ou criar uma requisição.

Empresas com um volume crescente de faturas, numerosos fornecedores, estruturas de aprovação complexas, exceções frequentes ou exigências de controlo rigorosas podem considerar relevante a implementação de um fluxo de trabalho estruturado. Pequenas empresas que não lidam com um grande volume ou aquisição complexa podem usar processos de compra diretos com sistemas de compras e contabilidade leves.