Was ist Procure-to-Pay (P2P)?

Procure-to-Pay (P2P) ist ein End-to-End-Prozess zum Anfordern, Beschaffen, Empfangen, Prüfen und Bezahlen von Waren oder Dienstleistungen. Er verbindet die Beschaffung und die Kreditorenbuchhaltung, sodass Einkaufsaktivitäten definierte Genehmigungs-, Wareneingangs-, Rechnungsprüfungs- und Zahlungskontrollen durchlaufen können. Ein organisierter P2P-Prozess ist verbunden mit Ausgabentransparenz, dem Management unautorisierter Käufe, der Erkennung von Rechnungsdiskrepanzen und der Unterstützung bei Buchhaltungs- und Prüfungsaktivitäten.

Ein typischer P2P-Zyklus umfasst die folgenden Phasen, obwohl der genaue Workflow je nach Organisation variiert:

• Anforderung – ein Mitarbeiter oder eine Abteilung stellt einen Bedarf fest und reicht eine Bestellanforderung ein.
• Genehmigung – die Anforderung wird gemäß den Genehmigungsregeln des Unternehmens geprüft.
• Bestellauftrag (PO) – ein genehmigter Auftrag wird in einem PO-basierten Prozess an den Lieferanten ausgegeben.
• Auftragserfüllung – der Lieferant liefert die Waren oder erbringt die Dienstleistungen und kann eine Auftragsbestätigung oder Versandmitteilung senden.
• Empfang – der Käufer erfasst den Wareneingang oder den Abschluss von Dienstleistungen, wenn erforderlich.
• Rechnung – der Lieferant reicht eine Rechnung zur Zahlung ein.
• Rechnungsprüfung und -abgleich – die Rechnung wird anhand von Belegen wie der Bestellung (PO) und der Quittung geprüft.
• Zahlung – die Rechnung wird gemäß den vereinbarten Bedingungen bezahlt.

Der dreifache Abgleich erfolgt vor der Zahlung. Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen werden verglichen, um zu prüfen, ob die Zahlen und andere Details auf den Dokumenten innerhalb der zulässigen Toleranzen liegen. Zum Beispiel kann eine manuelle Überprüfung erforderlich sein, wenn eine geringfügige Abweichung zwischen der fakturierten Menge und der Bestellung oder Lieferung besteht. Somit ist der dreifache Abgleich eine wichtige Rechnungsprüfung, aber nur ein Teil der Maßnahmen zur Betrugsprävention.

P2P und Order-to-Cash (O2C) repräsentieren gegensätzliche Seiten eines Unternehmenszyklus. P2P umfasst den Einkauf und die Bezahlung von Lieferanten, während O2C den Verkauf von Produkten und das Eintreiben von Zahlungen bei Kunden abdeckt.

PunchOut ist eine Methode, um über eine integrierte Beschaffungsanwendung auf internetbasierte Kataloge zuzugreifen. Auf einer Lieferanten-Website kann der Käufer Angebote, Produkte oder Artikel prüfen und die Details an das Beschaffungstool zurücksenden, welches dem Benutzer hilft, den Einkauf fortzusetzen oder eine Anforderung zu erstellen.

Unternehmen mit steigendem Rechnungsaufkommen, zahlreichen Lieferanten, komplexen Genehmigungsstrukturen, häufigen Ausnahmen oder strengen Kontrollanforderungen finden eine strukturierte Workflow-Implementierung möglicherweise relevant. Kleinere Unternehmen, die kein hohes Volumen oder keine komplexe Beschaffung abwickeln, können einfache Einkaufsprozesse mit schlanken Einkaufs- und Buchhaltungssystemen nutzen.