Co to jest Procure to Pay (P2P)?

Procure to Pay (P2P) to kompleksowy proces obejmujący wnioskowanie, zakup, odbiór, sprawdzenie i płatność za towary lub usługi. Łączy on procesy zakupowe z działem zobowiązań, dzięki czemu aktywność zakupowa może przepływać przez zdefiniowane kontrole zatwierdzania, odbioru, weryfikacji faktur i płatności. Zorganizowany proces P2P jest związany z przejrzystością wydatków, zarządzaniem nieautoryzowanymi zakupami, wykrywaniem rozbieżności w rozliczeniach oraz wsparciem dla działań księgowych i audytowych.

Typowy cykl P2P obejmuje następujące etapy, chociaż dokładny przebieg pracy różni się w zależności od organizacji:

• Zapotrzebowanie – pracownik lub dział identyfikuje potrzebę i składa wniosek o zakup.
• Zatwierdzenie – wniosek jest przeglądany zgodnie z zasadami zatwierdzania obowiązującymi w organizacji.
• Zamówienie zakupu (PO) – zatwierdzone zamówienie jest wystawiane dostawcy w procesie opartym na zamówieniu zakupu.
• Realizacja – dostawca dostarcza towary lub usługi i może wysłać potwierdzenie zamówienia lub awizo wysyłki.
• Odbiór – nabywca rejestruje odbiór towarów lub zakończenie usług, gdy jest to wymagane.
• Faktura – dostawca wystawia fakturę do zapłaty.
• Weryfikacja i dopasowywanie faktur – faktura jest sprawdzana na podstawie dokumentów pomocniczych, takich jak PO i potwierdzenie odbioru.
• Płatność – faktura jest opłacana zgodnie z uzgodnionymi warunkami.

Trójstronne dopasowanie odbywa się przed płatnością. Zamówienia, potwierdzenia odbioru i faktury są porównywane, aby sprawdzić, czy liczby i inne szczegóły na dokumentach mieszczą się w dopuszczalnych tolerancjach. Na przykład, ręczna weryfikacja może być wymagana, jeśli występuje niewielka różnica między ilością na fakturze a zamówieniem zakupu lub dostawą. W ten sposób trójstronne dopasowanie jest kluczową kontrolą faktur, ale stanowi tylko część działań antyfraudowych.

P2P i order-to-cash odzwierciedlają przeciwne strony cyklu korporacyjnego. P2P obejmuje zakupy i płatności, regulowanie należności u dostawców, natomiast O2C obejmuje sprzedaż produktów i ściąganie należności od klientów.

PunchOut to metoda dostępu do katalogów internetowych za pośrednictwem zintegrowanej aplikacji zakupowej. Na stronie internetowej dostawcy, kupujący może sprawdzić ofertę, produkty lub artykuły i przesłać szczegóły z powrotem do narzędzia zakupowego, co pomaga użytkownikowi kontynuować zakup lub utworzyć zapotrzebowanie.

Firmy z rosnącą liczbą faktur, licznymi dostawcami, złożonymi strukturami zatwierdzania, częstymi wyjątkami lub rygorystycznymi wymaganiami kontrolnymi mogą uznać wdrożenie ustrukturyzowanego przepływu pracy za istotne. Małe przedsiębiorstwa, które nie mają do czynienia z dużą ilością lub złożonymi zamówieniami, mogą korzystać z prostych procesów zakupowych z lekkimi systemami do obsługi zakupów i księgowości.