Che cos'è il Procure to Pay (P2P)?

​‍​‌‍Il processo Procure-to-pay (P2P) è un processo end-to-end per richiedere, acquistare, ricevere, verificare e pagare beni o servizi. Collega l'approvvigionamento e la contabilità fornitori, in modo che l'attività di acquisto possa fluire attraverso controlli definiti di approvazione, ricezione, convalida delle fatture e pagamento. Un processo P2P organizzato è connesso alla visibilità della spesa, alla gestione degli acquisti non autorizzati, all'individuazione delle discrepanze di fatturazione e all'assistenza per le attività contabili e di revisione.

Un tipico ciclo P2P comprende le seguenti fasi, sebbene il flusso di lavoro esatto vari in base all'organizzazione:

• Richiesta d'acquisto – un dipendente o un reparto identifica una necessità e inoltra una richiesta d'acquisto.
• Approvazione – la richiesta viene esaminata secondo le regole di approvazione dell'organizzazione.
• Ordine di acquisto (PO) – un ordine approvato viene emesso al fornitore in un processo basato su ordine di acquisto (PO).
• Evasione – il fornitore consegna i beni o eroga i servizi e può inviare una conferma d'ordine o una notifica di spedizione.
• Ricezione – l'acquirente registra la ricezione dei beni o il completamento dei servizi, quando richiesto.
• Fattura – il fornitore presenta una fattura per il pagamento.
• Validazione e abbinamento delle fatture – la fattura viene verificata rispetto ai documenti di supporto, come il PO e la ricevuta.
• Pagamento – la fattura viene pagata secondo i termini concordati.

La verifica a tre vie avviene prima del pagamento. Ordini, ricevute e fatture vengono confrontati per verificare se i numeri e altri dettagli sui documenti rientrano nelle tolleranze consentite. Ad esempio, potrebbe essere necessaria una revisione umana se esiste una piccola differenza tra la quantità fatturata e l'ordine d'acquisto o la spedizione. Pertanto, la verifica a tre vie è un importante controllo di fatturazione, ma è solo una parte delle misure antifrode.

Il P2P e l'Order-to-Cash riflettono lati opposti di un ciclo aziendale. Il P2P copre l'acquisto e il pagamento, pagando i fornitori, mentre l'O2C copre la vendita di prodotti e l'incasso dai clienti.

PunchOut è un metodo per accedere a cataloghi basati su internet tramite un'applicazione di procurement integrata. Su un sito web del fornitore, l'acquirente può verificare offerte, prodotti o articoli e inviare i dettagli allo strumento di procurement, che aiuta l'utente a proseguire l'acquisto o a creare una richiesta.

Le aziende con un volume crescente di fatture, numerosi fornitori, strutture di approvazione complesse, frequenti eccezioni o rigorose esigenze di controllo possono trovare rilevante l'implementazione di un flusso di lavoro strutturato. Le piccole imprese che non gestiscono un volume elevato o acquisti complessi possono utilizzare processi di acquisto semplici con sistemi di acquisto e contabilità leggeri.