¿Qué es Procure to Pay (P2P)?

El proceso de la compra al pago (P2P) es un proceso de principio a fin para solicitar, comprar, recibir, verificar y pagar bienes o servicios. Enlaza la adquisición y las cuentas por pagar para que la actividad de compra pueda fluir a través de controles definidos de aprobación, recepción, validación de facturas y pago. Un proceso P2P organizado está relacionado con la visibilidad del gasto, la gestión de compras no autorizadas, la detección de discrepancias en la facturación y la asistencia para las actividades contables y de auditoría.

Un ciclo P2P típico incluye las siguientes etapas, aunque el flujo de trabajo exacto varía según la organización:

• Solicitud – un empleado o departamento identifica una necesidad y presenta una solicitud de compra.
• Aprobación – la solicitud se revisa de acuerdo con las normas de aprobación de la organización.
• Orden de compra (OC) – se emite una orden aprobada al proveedor en un proceso basado en órdenes de compra (OC).
• Cumplimiento – el proveedor entrega los bienes o servicios y puede enviar una confirmación de pedido o un aviso de envío.
• Recepción – el comprador registra la recepción de los bienes o la finalización de los servicios cuando sea necesario.
• Factura – el proveedor envía una factura para el pago.
• Validación y cotejo de facturas – la factura se coteja con los registros de respaldo, como la orden de compra (PO) y el recibo.
• Pago – la factura se paga de acuerdo con los términos acordados.

El cotejo triple se realiza antes del pago. Se comparan los pedidos, recibos y facturas para verificar si los números y otros detalles de los documentos están dentro de las tolerancias permitidas. Por ejemplo, puede requerirse una revisión humana si existe una pequeña diferencia entre la cantidad facturada y el pedido de compra o el envío. Por lo tanto, el cotejo triple es una verificación de facturación importante, pero es solo una parte de las medidas antifraude.

El P2P y el order-to-cash reflejan lados opuestos de un ciclo empresarial. El P2P abarca la adquisición y el pago, pagando a los proveedores, mientras que el O2C cubre la venta de productos y la cobranza a los clientes.

PunchOut es un método para acceder a catálogos basados en internet a través de una aplicación de adquisiciones integrada. En el sitio web de un proveedor, el comprador puede consultar ofertas, productos o artículos y enviar los detalles de vuelta a la herramienta de adquisiciones, lo que ayuda al usuario a continuar la compra o crear una solicitud.

Las empresas con un volumen creciente de facturas, numerosos proveedores, estructuras de aprobación complejas, excepciones frecuentes o exigencias de control rigurosas pueden encontrar relevante la implementación de un flujo de trabajo estructurado. Las empresas de pequeña escala que no manejan un gran volumen o una contratación compleja pueden utilizar procesos de compra sencillos con sistemas de compra y contabilidad ligeros.