Qu'est-ce que le Procure to Pay (P2P) ?

Le processus Achats-Paiements (P2P) est un processus de bout en bout permettant de demander, d'acheter, de recevoir, de vérifier et de payer des biens ou des services. Il relie les achats et les comptes fournisseurs afin que l'activité d'achat puisse passer par des contrôles définis d'approbation, de réception, de validation de facture et de paiement. Un processus P2P organisé est lié à la visibilité des dépenses, à la gestion des achats non autorisés, à la détection des écarts de facturation et à l'aide aux activités de comptabilité et d'audit.

Un cycle P2P typique comprend les étapes suivantes, bien que le flux de travail exact varie selon l'organisation :

• Demande d'approvisionnement – un employé ou un service identifie un besoin et soumet une demande d'achat.
• Approbation – la demande est examinée conformément aux règles d'approbation de l'organisation.
• Bon de commande (BC) – une commande approuvée est transmise au fournisseur dans le cadre d'un processus basé sur le bon de commande.
• Exécution – le fournisseur livre les biens ou fournit les services et peut envoyer une confirmation de commande ou un avis d'expédition.
• Réception – l'acheteur enregistre la réception des biens ou l'achèvement des services lorsque nécessaire.
• Facture – le fournisseur soumet une facture pour paiement.
• Validation et rapprochement des factures – la facture est vérifiée par rapport aux pièces justificatives, telles que le bon de commande et le reçu.
• Paiement – la facture est payée conformément aux conditions convenues.

Le rapprochement tripartite a lieu avant le paiement. Les commandes, les reçus et les factures sont comparés pour vérifier si les chiffres et les autres détails figurant sur les documents se situent dans les tolérances admises. Par exemple, un examen humain peut être requis si une différence mineure existe entre la quantité facturée et le bon de commande ou l'expédition. Ainsi, le rapprochement tripartite est un contrôle de facturation majeur, mais il ne constitue qu'une partie des mesures antifraude.

Le P2P et l'order-to-cash reflètent deux aspects opposés d'un cycle d'entreprise. Le P2P couvre les achats et les paiements, le règlement des fournisseurs, tandis que l'O2C couvre la vente de produits et l'encaissement auprès des clients.

PunchOut est une méthode permettant d'accéder aux catalogues en ligne via une application d'approvisionnement intégrée. Sur le site web d'un fournisseur, l'acheteur peut consulter les offres, les produits ou les articles et renvoyer les détails à l'outil d'approvisionnement, ce qui aide l'utilisateur à poursuivre l'achat ou à créer une demande d'approvisionnement.

Les entreprises confrontées à un volume croissant de factures, de nombreux fournisseurs, des structures d'approbation complexes, des exceptions fréquentes ou des exigences de contrôle strictes pourraient trouver pertinente la mise en place d'un flux de travail structuré. Les petites entreprises, qui ne gèrent pas un volume important ou des achats complexes, peuvent utiliser des processus d'achat simples avec des systèmes d'achat et de comptabilité légers.