P2P(조달-지급)란 무엇인가요?

조달-지급(P2P)은 상품 또는 서비스의 요청, 구매, 수령, 확인, 지불에 이르는 전 과정(end-to-end) 프로세스입니다. 이는 조달과 채무 지급을 연결하여 구매 활동이 정의된 승인, 수령, 송장 검증, 그리고 지불 통제를 거쳐 이루어지도록 합니다. 체계적인 P2P 프로세스는 지출 투명성 확보, 무단 구매 관리, 청구 불일치 감지, 그리고 회계 및 감사 활동 지원과 관련이 있습니다.

정확한 워크플로우는 조직마다 다를 수 있지만, 일반적인 P2P 주기는 다음 단계를 포함합니다:

• 구매 요청 – 직원 또는 부서가 필요성을 파악하고 구매 요청서를 제출합니다.
• 승인 – 요청은 조직의 승인 규칙에 따라 검토됩니다.
• 구매 주문서 (PO) – 승인된 주문은 PO 기반 프로세스에 따라 공급업체에 발행됩니다.
• 이행 – 공급업체가 상품 또는 서비스를 제공하고 주문 확인 또는 배송 통지를 보낼 수 있습니다.
• 수령 – 구매자는 필요한 경우 상품 수령 또는 서비스 완료를 기록합니다.
• 인보이스 – 공급업체는 결제를 위해 송장을 제출합니다.
• 송장 유효성 검사 및 대조 – 송장은 PO 및 영수증과 같은 증빙 기록과 대조하여 확인됩니다.
• 결제 – 송장은 합의된 조건에 따라 지급됩니다.

3자 대조는 결제 전에 이루어집니다. 주문서, 수령서, 송장을 비교하여 문서상의 숫자 및 기타 세부 사항이 허용 오차 범위 내에 있는지 확인합니다. 예를 들어, 송장상의 수량과 구매 주문서 또는 선적량 사이에 미미한 차이가 있는 경우 수동 검토가 필요할 수 있습니다. 따라서 3자 대조는 중요한 송장 확인 절차이지만, 이는 사기 방지 대책의 일부일 뿐입니다.

P2P와 order-to-cash는 기업 사이클의 상반된 측면을 반영합니다. P2P는 구매 및 지급, 즉 공급업체 대금을 지불하는 것을 다루는 반면, O2C는 제품 판매 및 고객으로부터 대금을 회수하는 것을 다룹니다.

PunchOut은 통합 구매 애플리케이션을 통해 인터넷 기반 카탈로그에 접속하는 방식입니다. 구매자는 공급업체 웹사이트에서 제공되는 상품, 제품 또는 품목을 확인하고 해당 세부 정보를 구매 도구로 다시 전송하여 사용자가 구매를 계속하거나 구매 요청을 생성하는 데 도움을 받습니다.

인보이스 처리량이 증가하거나, 수많은 공급업체를 다루거나, 복잡한 승인 구조, 잦은 예외 발생, 또는 엄격한 통제 요구 사항이 있는 기업들은 구조화된 워크플로우 구현이 적절하다고 여길 수 있습니다. 대량 또는 복잡한 조달을 처리하지 않는 소규모 기업들은 가벼운 구매 및 회계 시스템을 통해 간단한 구매 프로세스를 활용할 수 있습니다.