Wat is Procure-to-Pay (P2P)?

Procure-to-pay (P2P) is een end-to-end proces voor het aanvragen, inkopen, ontvangen, controleren en betalen van goederen of diensten. Het verbindt inkoop en crediteurenbeheer, zodat inkoopactiviteiten kunnen verlopen via gedefinieerde goedkeurings-, ontvangst-, factuurvalidatie- en betalingscontroles. Een georganiseerd P2P-proces is gekoppeld aan inzicht in uitgaven, het beheer van ongeautoriseerde aankopen, de detectie van factuurafwijkingen en de ondersteuning van boekhoudkundige en auditactiviteiten.

Een typische P2P-cyclus omvat de volgende fasen, hoewel de exacte workflow per organisatie verschilt:

• Aanvraag – een medewerker of afdeling identificeert een behoefte en dient een inkoopaanvraag in.
• Goedkeuring – de aanvraag wordt beoordeeld volgens de goedkeuringsregels van de organisatie.
• Inkooporder (IO) – een goedgekeurde bestelling wordt aan de leverancier verstrekt in een op inkooporders gebaseerd proces.
• Levering – de leverancier levert de goederen of diensten en kan een orderbevestiging of verzendbericht sturen.
• Ontvangst – de koper registreert de ontvangst van goederen of de voltooiing van diensten indien vereist.
• Factuur – de leverancier dient een factuur in ter betaling.
• Factuurvalidatie en -afstemming – de factuur wordt gecontroleerd aan de hand van ondersteunende documenten, zoals de inkooporder en de ontvangst.
• Betaling – de factuur wordt betaald conform de overeengekomen voorwaarden.

Drie-weg matching vindt plaats vóór betaling. Bestellingen, ontvangstbewijzen en facturen worden vergeleken om te controleren of de cijfers en andere details op de documenten binnen de toegestane toleranties vallen. Een handmatige controle kan bijvoorbeeld nodig zijn als er een klein verschil is tussen de gefactureerde hoeveelheid en de inkooporder of zending. Drie-weg matching is dus een belangrijke factuurcontrole, maar het is slechts een onderdeel van anti-fraude maatregelen.

P2P en order-to-cash weerspiegelen tegenovergestelde zijden van een bedrijfscyclus. P2P omvat inkoop en betaling, het betalen van leveranciers, terwijl O2C de verkoop van producten en het innen van gelden bij klanten omvat.

PunchOut is een methode om internetgebaseerde catalogi te benaderen via een geïntegreerde inkoopapplicatie. Op de website van een leverancier kan de koper aanbiedingen, producten of artikelen bekijken en de details terugsturen naar de inkooptool, wat de gebruiker helpt de aankoop voort te zetten of een bestelaanvraag aan te maken.

Bedrijven met een toenemend volume aan facturen, talrijke leveranciers, complexe goedkeuringsstructuren, frequente uitzonderingen, of strenge controlevereisten kunnen de implementatie van een gestructureerde workflow relevant vinden. Kleine bedrijven die niet te maken hebben met een groot volume of complexe inkoop kunnen eenvoudige inkoopprocessen gebruiken met lichte inkoop- en boekhoudsystemen.