Що таке Procure to Pay (P2P)?

Процес «від закупівлі до оплати» (P2P) – це наскрізний процес запиту, придбання, отримання, перевірки та оплати товарів або послуг. Він пов'язує закупівлі та облік кредиторської заборгованості, щоб закупівельна діяльність могла проходити через визначені засоби контролю за погодженням, отриманням, перевіркою рахунків-фактур та здійсненням платежів. Організований P2P-процес пов’язаний з прозорістю витрат, управлінням несанкціонованими закупівлями, виявленням розбіжностей у рахунках та сприянням бухгалтерській і аудиторській діяльності.

Типовий цикл P2P включає наступні етапи, хоча точний робочий процес відрізняється залежно від організації:

• Запит – співробітник або відділ визначає потребу та подає запит на закупівлю.
• Схвалення – запит розглядається відповідно до правил затвердження організації.
• Замовлення на купівлю (ПО) – затверджене замовлення передається постачальнику в PO-процесі.
• Виконання – постачальник надає товари або послуги та може надіслати підтвердження замовлення або повідомлення про відвантаження.
• Отримання – покупець реєструє отримання товарів або завершення надання послуг, якщо це необхідно.
• Рахунок-фактура – постачальник надає рахунок-фактуру для оплати.
• Валідація та зіставлення рахунків-фактур – рахунок-фактура перевіряється на відповідність супровідним документам, таким як замовлення на закупівлю (PO) та квитанція.
• Оплата – рахунок-фактура оплачується відповідно до узгоджених умов.

Трибічна звірка відбувається перед оплатою. Замовлення, квитанції та рахунки-фактури порівнюються, щоб перевірити, чи відповідають цифри та інші деталі в документах допустимим відхиленням. Наприклад, може знадобитися людська перевірка, якщо існує незначна різниця між кількістю, зазначеною в рахунку, та замовленням на купівлю або відправленням. Таким чином, трибічна звірка є важливою перевіркою рахунків, але це лише частина заходів щодо запобігання шахрайству.

P2P та order-to-cash відображають протилежні сторони корпоративного циклу. P2P охоплює закупівлі та платежі, розрахунки з постачальниками, тоді як O2C охоплює продаж продуктів та отримання платежів від клієнтів.

PunchOut — це метод доступу до інтернет-каталогів через інтегрований застосунок для закупівель. На вебсайті постачальника покупець може переглядати пропозиції, товари або позиції та надсилати деталі назад до інструменту закупівель, що допомагає користувачеві продовжити покупку або створити запит.

Підприємства зі зростаючим обсягом рахунків-фактур, численними постачальниками, складними структурами затвердження, частими винятками або жорсткими вимогами до контролю можуть вважати впровадження структурованого робочого процесу доцільним. Малі підприємства, які не мають справу з великим обсягом або складними закупівлями, можуть використовувати прості процеси закупівель з легкими системами закупівель та обліку.