Como gerenciar pedidos de compra de SaaS: um guia passo a passo
Para gerenciar um pedido de compra de SaaS, uma empresa pode implementar um sistema padronizado para rastrear e aprovar compras de software. Um processo de pedido de compra organizado é usado para garantir clareza entre um comprador e um fornecedor, otimizar as operações financeiras e manter uma trilha de auditoria clara. Este guia descreve as etapas para implementar o sistema, detalhando os resultados prováveis e abordando perguntas comuns para empresas que gerenciam suas despesas com software.
Por que os Pedidos de Compra deveriam ser uma opção de Método de Pagamento?
Oferecer ordens de compra (OCs) como método de pagamento suporta transações em organizações maiores que utilizam processos de aquisição formais. Muitas empresas, especialmente as de setores regulamentados, usam um processo de “procure-to-pay” que exige uma OC antes de poderem autorizar um pagamento. As taxas de adoção e o fluxo de trabalho de aquisição para clientes selecionados podem ser influenciados por essa opção.
Para mais informações, visite nosso guia sobre aceitação de pagamentos B2B SaaS.
Metodologia: Avaliando sua estratégia de gestão de POs
Para gerenciar ordens de compra de SaaS, primeiro avalie suas necessidades e capacidades atuais antes de implementar um novo sistema.
- Qual é o nosso volume atual de vendas corporativas? Se grande parte da sua receita vem de clientes B2B que exigem POs, um sistema completo e automatizado é útil.
- Quanto tempo administrativo é gasto com o processamento manual de POs? Calcule as horas que suas equipes financeira e de vendas gastam com tarefas manuais, como gerar OCs, conciliar pagamentos e acompanhar aprovações. Essas informações ajudarão a justificar o investimento em uma solução automatizada.
- Qual é o valor médio da transação para vendas com base em OCs? Transações de alto valor requerem um processo de gerenciamento mais detalhado e seguro.
- Nossos clientes-alvo têm requisitos específicos de conformidade ou de relatórios? Alguns setores exigem registros financeiros detalhados que possam ser facilmente auditados.
Com base nessas respostas, decida se um processo simples e manual funciona ou se é necessária uma solução automatizada e integrada para escalar suas operações com eficiência.
Padronize a solicitação de pedido de compra
Crie um processo consistente para receber e gerenciar solicitações de pedido de compra.
Formulário de solicitação: Crie um formulário ou modelo digital para sua equipe de vendas e clientes usarem ao enviar solicitações de pedido de compra. Este formulário capturará todas as informações necessárias, incluindo:
- Nome da empresa do cliente e informações de contato
- Informações do Fornecedor (Sua Empresa)
- Número Único do Pedido de Compra (gerado pelo cliente)
- Data de Emissão
- Itens de Linha Detalhados (produto, número de licenças, preço unitário)
- Valor Total
- Datas de Início e Término da Assinatura
- Termos de Pagamento (ex.: Net 30)
Um cliente gostaria de uma assinatura do seu SaaS de gerenciamento de projetos para sua equipe de engenharia de 50 pessoas. A equipe de vendas recebe um PO do cliente no valor de $15.000, detalhando 50 licenças a $25 por mês por um período de 12 meses, com termos de pagamento de Net 30 dias.
De acordo com um relatório do Aberdeen Group, as organizações com processos de pedidos de compra automatizados têm um custo 45% menor por pedido de compra do que aquelas que usam um processo manual.
Checklist Gratuito de Gerenciamento de Pedidos de Compra para SaaS
Aprenda a criar um pedido de compra e simplifique seu processo de vendas de SaaS B2B.
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Instruções para gerenciar pedidos de compra
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Checklist para conciliação de faturas
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Dicas para automatizar seu fluxo de trabalho
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Melhores práticas para vendas enterprise
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Erros comuns a evitar
Implemente um Sistema de Gerenciamento Centralizado
O acompanhamento manual com planilhas tem maior probabilidade de criar erros de entrada de dados ou omissões. Um sistema centralizado é benéfico para a escalabilidade e a precisão.
Use uma plataforma de gestão de compras ou pagamentos: Selecione uma plataforma que possa gerenciar o ciclo de vida completo de uma Ordem de Compra (PO), da criação à reconciliação de pagamentos. Você precisará de recursos como:
- Geração e numeração automatizadas de Ordens de Compra (POs).
- Integração com seu software de Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM) e de contabilidade.
- Acompanhamento em tempo real do status da Ordem de Compra (PO).
- Armazenamento seguro de todos os documentos relacionados a pedidos de compra.
- Recursos de trilha de auditoria.
A PayPro Global oferece uma plataforma que suporta pedidos de compra (PO). Clientes corporativos podem escolher o PO como método de pagamento. O sistema então processa o PO automaticamente, gera uma fatura com o número do PO correspondente e rastreia o status do pagamento. Isso otimiza todo o ciclo “procure-to-pay”, reduzindo o esforço manual e os erros.
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Integre com seus sistemas financeiros e de vendas
A integração promove a precisão dos registros e o fluxo operacional.
Sistema de PO: Conecte a plataforma de gerenciamento de PO de sua escolha com suas ferramentas existentes:
- Um CRM (p. ex., Salesforce) vincula os dados do PO à conta do cliente, fornecendo à equipe de vendas informações sobre os detalhes da transação.
- Um software de contabilidade (p. ex., QuickBooks, Xero) fornece a correspondência automatizada de faturas com POs, o que otimiza os processos de conciliação e o fechamento de transações.
- O ERP (p. ex., SAP) para grandes empresas garante que todos os dados financeiros e operacionais sejam consistentes.
Um sistema bem integrado reduz o tempo de processamento de faturas em até 50%, pois os dados do PO preenchem automaticamente a fatura.
Saiba mais sobre SaaS gerenciamento de assinaturas e pagamentos globais capacidades.
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Erros comuns a evitar
Automatize o processo de faturamento e pagamento
Assim que um PO for recebido e aprovado, o sistema deve realizar as próximas etapas automaticamente.
- Acionar a geração de faturas: O sistema de pedidos de compra deve gerar automaticamente uma fatura que inclua o número exclusivo do pedido de compra. Isso fornece um registro para as equipes financeiras do comprador e do vendedor.
Quando o pedido de compra do seu cliente, no valor de US$ 15.000, é inserido no sistema, uma fatura é gerada instantaneamente com o mesmo número do pedido e enviada ao departamento de contas a pagar do cliente. O sistema rastreia o status da fatura como “Pagamento Pendente.”
- Configurar Lembretes de Pagamento: O sistema deve enviar lembretes automáticos para a equipe de contas a pagar do cliente à medida que a data de vencimento do pagamento se aproxima.
- Conciliar Pagamentos: Quando o pagamento for recebido, o sistema deverá conciliá-lo automaticamente com a fatura e o PO correspondentes, rotulando a transação como “Pago.”
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Etapa do Processo |
Ação Manual |
Ação Automatizada |
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Solicitação |
Receber PO por e-mail. |
O cliente envia o PO por um portal dedicado. |
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Criação |
Inserir dados manualmente em uma planilha. |
O sistema gera automaticamente um número de PO e um registro. |
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Faturamento |
Criar manualmente uma fatura no software de contabilidade. |
A fatura é gerada automaticamente com o número de PO. |
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Acompanhamento |
Acompanhar manualmente o cliente e verificar a conta bancária. |
O sistema envia lembretes e atualiza o status do pagamento em tempo real. |
Conclusão
Uma abordagem organizada ao gerenciamento de ordens de compra de SaaS pode impactar a supervisão financeira e o fluxo de trabalho de aquisições. Com procedimentos claros, o uso de um sistema centralizado e o entendimento da diferença entre uma ordem de compra e uma fatura, uma empresa pode garantir que todas as compras de software sejam documentadas com precisão. Essa abordagem ajuda a simplificar a contabilidade, minimizar o esforço administrativo e manter relacionamentos transparentes com os fornecedores.
FAQ
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Grandes empresas usam pedidos de compra (POs) para manter um controle financeiro rigoroso e fornecer uma trilha de auditoria clara. Os pedidos de compra atuam como uma autorização interna formal para gastos, de modo que todas as compras de software sejam aprovadas, orçadas e documentadas antes que um serviço seja ativado. Este processo ajuda a evitar gastos não autorizados e simplifica a conciliação de faturas.
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Uma ordem de compra aberta (BPO) é um acordo de longo prazo com um fornecedor para compras recorrentes durante um período de tempo especificado. Para SaaS, isso significa que uma empresa pode pré-aprovar uma quantidade definida de licenças ou um limite de gastos específico com um fornecedor por um ano, facilitando o processo e minimizando o trabalho administrativo para renovações frequentes.
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Uma ordem de compra geralmente é usada quando a transação é de um valor significativo, quando a compra é recorrente (como uma assinatura anual) ou quando as políticas internas do comprador a exigem para fins de conformidade e orçamento. É uma parte fundamental do processo formal de procure-to-pay para clientes corporativos.
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Uma ordem de compra (PO) é um documento criado pelo comprador para autorizar sua compra; ela define os detalhes da transação, incluindo os produtos ou serviços, as quantidades e o compromisso de compra. Uma fatura é um documento de cobrança criado pelo fornecedor após a prestação do serviço. Ela solicita o pagamento pelos produtos ou serviços listados na ordem de compra.
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Esta ordem de compra é um documento formal criado por um comprador para autorizar a aquisição de software como serviço. Ela detalha as especificidades da transação, descrevendo o produto de software, o preço, os termos da assinatura e a quantidade de licenças, atuando como um compromisso vinculativo antes que o serviço seja fornecido.
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Oferecer ordens de compra para clientes de nível empresarial e grandes corporações que dependem de processos de aquisição formais é feito para atender à demanda por esse recurso. Muitas dessas empresas não conseguem concluir uma transação sem uma ordem de compra pré-aprovada, portanto, ter essa opção remove uma grande barreira para as vendas e permite que você feche contratos maiores e mais valiosos.
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O uso de ordens de compra exige a criação de um processo padronizado que inclui solicitação de PO, verificação, aprovação e reconciliação com a fatura correspondente. O método usual é um sistema centralizado que rastreia cada PO, o vincula a uma conta de cliente e automatiza o faturamento e os pagamentos (por exemplo, PayPro Global).
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Empresas como a PayPro Global gerenciam e automatizam todo o fluxo de trabalho de ordens de compra para empresas de SaaS e software. A plataforma da PayPro Global permite que os clientes enviem ordens de compra diretamente; ela automatiza a geração de faturas com números de ordem de compra exclusivos e cuida do processo de conciliação, simplificando as operações financeiras e a conformidade.
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Os pedidos de compra são úteis para empresas de SaaS porque formalizam o processo de vendas para negociações corporativas de alto valor. Os pedidos de compra fornecem um compromisso documentado do comprador, reduzindo o risco financeiro, melhorando a previsão de fluxo de caixa e otimizando a contabilidade.
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