Como Otimizar Seus Gastos com SaaS: Um Guia Passo a Passo

Para otimizar seus gastos com SaaS, use processos sistemáticos que melhoram a visibilidade sobre o uso de software, maximizam a utilização de licenças e otimizar a aquisição de serviços em nuvem assinaturas de software.

Esta estratégia corrige o problema da aquisição descentralizada de SaaS, o que frequentemente leva a Shadow IT e a uma significativa subutilização de licenças, afetando potencialmente o orçamento operacional.

Observações na indústria de SaaS indicam que aproximadamente 53% das licenças dentro das organizações permanecem subutilizadas, o que pode afetar a gestão de custos.

Este guia apresenta a metodologia estruturada para gerenciar os gastos com software e sua relação com o retorno de cada investimento em assinatura. Para startups que buscam orientação sobre precificação e crescimento, considere os recursos sobre vender software online e insights específicos para um startup.

Identifique sistematicamente cada aplicativo, seu custo, e seu responsabilidade em toda a organização. Este passo deve considerar tanto o software oficialmente aprovado quanto o shadow IT—aplicativos comprados via cartões de crédito reembolsados ou orçamentos departamentais descentralizados.

1. Centralizar Dados Financeiros: Analise todas as fontes de dados transacionais, incluindo relatórios de despesas, registros de Contas a Pagar e extratos de cartão de crédito. Procure por nomes de fornecedores repetitivos (por exemplo, Notion, Asana, Pipedrive, etc.) indicando assinaturas.
2. Comunicar com as Partes Interessadas: Conecte-se com líderes de departamento (Marketing, Vendas, Engenharia) para entender as ferramentas que utilizam e o valor de negócio percebido por eles.
3. Crie um Registro de Inventário: Reúna os dados em um registro de ativos único e padronizado.

Identifique o uso real de cada aplicação para medir o desperdício. Dados de uso são a base para dimensionar corretamente as licenças e validar o retorno sobre o investimento da ferramenta.

1. Consolidar Métricas de Uso: Para aplicações chave, utilize o painel administrativo ou APIs do fornecedor para extrair dados de atividade do usuário. Observe os Usuários Ativos (usuários que fizeram login ou realizaram uma ação significativa nos últimos 30 ou 90 dias). Calculando métricas como  Usuários Ativos Diários (DAU ) fornecem ótimos insights.
2. Meça a Utilização: Compare as licenças adquiridas com o número de usuários ativos. A taxa de utilização da licença é Usuários Ativos/Licenças Adquiridas.
3. Localize Aplicativos de Baixa Utilização: Determine onde estão presentes as aplicações com taxas de utilização abaixo de um limite estabelecido, como 50%. Isso é provavelmente indicativo de shelfware (licenças pagas, mas não utilizadas).

Utilize uma metodologia estruturada e orientada a dados para decidir sobre o futuro de cada aplicação em seu inventário. Este processo, conhecido como racionalização de aplicações, visa avaliar cada ferramenta quanto ao seu valor estratégico, redundância e custo-benefício.

As decisões para cada aplicativo devem ser baseadas nos dados coletados nas Etapas 1 (Custo, Valor de Negócio, Proprietário Técnico) e Etapa 2 (Taxa de Utilização).

1. Reter (Manter & Otimizar)

Ação: Manter a aplicação. Critérios:

• • • Alta Utilização: A Taxa de Utilização da Licença é consistentemente elevada (ex: acima de 75%).
    • Alto Valor de Negócio: A ferramenta é parte integrante de uma função de negócio essencial (ex: um CRM, ERP ou repositório de código principal).
    • Sem Redundância: A funcionalidade é única e não é duplicada por outra ferramenta na pilha.

Foco na Otimização: Para aplicativos mantidos, o foco se volta para o dimensionamento adequado das licenças (Passo 4) e a negociação de melhores condições (Passo 5). É aqui que os esforços são direcionados para influenciar o ROI de uma ferramenta potencialmente benéfica.

2. Desativar (Cancelar & Eliminar)

Ação: O processo de cancelamento de assinatura e desprovisionamento de usuário deve ser aplicado. Critérios:

• • • Utilização Baixa ou Nula (Software de Prateleira): Quando as licenças são adquiridas, mas não são ativamente utilizadas, com acesso infrequente à ferramenta.
    • Valor Baixo ou Obsoleto: O aplicativo não atende mais a uma necessidade crítica de negócios ou foi substituído por uma ferramenta superior.
    • Redundância de Alto Custo e Baixo Valor: Ele duplica a funcionalidade central de um aplicativo já aprovado e amplamente utilizado (por exemplo, uma ferramenta de gerenciamento de projetos ad-hoc quando a empresa exigiu uma solução centralizada).

3. Substituir (Consolidar & Atualizar)

Ação: Descontinuar o aplicativo existente e migrar usuários para uma ferramenta nova, padronizada ou consolidada. Critérios:

• • • Duplicação Funcional: Você tem duas ou mais ferramentas executando a mesma função (por exemplo, usando dois provedores de armazenamento em nuvem separados ou duas plataformas de comunicação interna diferentes). O objetivo envolve a consolidação em uma ferramenta padronizada que visa alto desempenho.
    • Considerações de Custo/Benefício: O custo, a complexidade ou o conjunto de recursos da ferramenta existente podem ser comparados a uma alternativa mais facilmente disponível e potencialmente mais econômica.
    • Fatores de Segurança/Conformidade: As características de segurança e o alinhamento com a conformidade do aplicativo podem ser fatores em uma decisão para considerar uma ferramenta que atenda aos requisitos regulatórios necessários.

Reduza ativamente o número de licenças adquiridas e rebaixe os níveis de assinatura com base nos dados de uso coletados na Etapa 2.

1. Desprovisione Usuários Inativos: Identifique todos os funcionários que receberam uma licença mas não fizeram login há 90 dias. Inicie o processo de desprovisionamento para esses usuários.
2. Fazer Downgrade de Licenças: Se uma equipe está pagando por um nível “Pro” ou “Enterprise” mas utiliza apenas recursos disponíveis no nível “Standard” ou “Basic”, faça o downgrade da assinatura para corresponder ao uso real. Saiba mais sobre como otimizar com Preços em Camadas.
3. Implementar uma Política de Provisionamento: Criar um processo automatizado para desprovisionar automaticamente usuários após um período definido de inatividade (por exemplo, 60 dias).

Centralizar as compras de software e analisar os dados de uso pode influenciar os resultados das negociações durante as renovações.

1. Exigir Aprovação Central: Instituir uma política que exija aprovação de uma equipe central de finanças ou aquisições para todas as novas compras de software ou renovações de contrato que excedam um limite monetário definido.
2. Iniciar Negociações Cedo: Inicie conversas de renovação pelo menos 90 dias antes da data de término do contrato. Isso evita a renovação automática e oferece tempo para pesquisar alternativas competitivas (sua BATNA—Melhor Alternativa para um Acordo Negociado).
3. Utilize Benchmarks de Uso: Use sua taxa de utilização calculada e dados sobre ferramentas redundantes para solicitar preços melhores, descontos por prazo de contrato ou redução no número de licenças. Negociar a partir de uma posição de força de dados pode garantir uma economia de 15-25% em grandes renovações de contrato.
4. Termos de Contrato Proativos: Peça um desconto plurianual (dois a três anos) e negocie uma cláusula de direito de redução que lhe permita reduzir o número de licenças durante o período do contrato se o número de usuários diminuir.

Manter as melhorias nos gastos com SaaS exige processos e ferramentas contínuos. Estabeleça uma função formal de Gestão de SaaS que previna gastos recorrentes e não gerenciados.

1. Alertas de Renovação: Automatize os alertas para todas as renovações de contrato com intervalos de 30, 60 e 90 dias de antecedência.
2. Atribuir Responsabilidade pelo Aplicativo: Atribua um responsável funcional e financeiro para cada aplicativo para garantir a prestação de contas pelo uso e custo.
3. Padronizar a Seleção de Ferramentas: Use software aprovado para funções de negócios comuns (por exemplo, um CRM, uma ferramenta de gerenciamento de projetos) para impedir o shadow IT antes que ele comece.