O que é Consolidação de Faturas SaaS?

A consolidação de faturas SaaS combina diversas cobranças recorrentes, taxas de uso e renovações de assinatura em um único extrato abrangente. Este método de faturamento sistematizado substitui a abordagem anterior de enviar aos clientes faturas individuais para cada licença, expansão de assento ou módulo de software.

A gestão operacional do faturamento para portfólios de produtos multi-SaaS pode ser complexa. Para fornecedores de software com múltiplas aplicações ou clientes com múltiplos departamentos, a agregação de registros de transações individuais para a equipe de Contas a Receber (AR) pode envolver considerações de processo. A ocorrência de faturamento SaaS fragmentado geralmente acompanha mudanças na percepção do cliente e alterações no comportamento de pagamento.

A consolidação de faturas SaaS é de três tipos:

• Consolidação de Conta Única: O método que combina todos os planos de assinatura de software, add-ons e cobranças baseadas no consumo incorridas pela mesma conta de usuário em uma única fatura mensal.
• Faturamento Matriz-Filial: O método que consolida as faturas geradas por cada subsidiária ou filial (contas filhas) da corporação em uma fatura mestra única destinada à sede corporativa (conta mãe).
• Consolidação Multimoeda: O serviço que transforma dados de transação provenientes do exterior em faturas locais com múltiplas linhas, em conformidade com as regulamentações fiscais regionais, ao mesmo tempo em que mantém uma única estrutura de relatórios geral.

A utilização do agrupamento de faturamento automático exige uma ferramenta de gerenciamento de assinaturas. O procedimento de configuração envolve um ciclo estruturado para verificação de informações.

1. Definir Período de Faturamento: Decida um cronograma de faturamento recorrente (por exemplo, o 1º dia de cada mês) para que todas as cobranças sejam geradas de forma natural e simultânea.
2. Defina a Estrutura da Conta do Cliente: Conecte as contas subsidiárias à conta principal dentro do CRM e do software de faturamento.
3. Configure Condições de Agrupamento: Programe seu software de faturamento para combinar faturas quando o mesmo ID de Cliente, Método de Pagamento ou Moeda forem compartilhados.
4. Execute um Ciclo de Teste: Crie lotes de faturamento simulados para verificar se os itens de linha de produto são combinados em uma única fatura preliminar.

Uma abordagem de faturamento unificada frequentemente envolve certas complexidades para os departamentos de contabilidade.

• A gestão de pagamentos para uma única fatura tipicamente apresenta um nível diferente de complexidade do que várias faturas, o que pode envolver uma administração de pagamentos mais extensa e Days Sales Outstanding (DSO). Um resultado potencial é a tendência dos clientes de processar faturas em menos tempo.
• Uma fatura compreensível, onde todos os itens de linha estão adequadamente dispostos e explicados, tende a corresponder a um menor volume de pontos de esclarecimento do cliente e um diálogo menos extenso com o pessoal de faturamento.
• Em relação ao processo da equipe financeira para conciliar pequenas cobranças de software, um ajuste pode estar relacionado ao processo de fechamento mensal, influenciando sua duração total.

A agregação de faturas é eficaz ao utilizar um conjunto básico de recursos que pode apoiar os hábitos de compra B2B.

• Prorrateio Automatizado de Itens de Linha.: Este recurso permite que diferentes datas de início de assinatura sejam alinhadas automaticamente por um cálculo de cobrança pró-rata.
• Agregação Dinâmica de Uso: Ele utiliza o uso medido dos recursos do software, extraindo dados de API em tempo real e combinando-os em uma única linha de cobrança.
• Layouts: Os layouts personalizáveis do sistema estão associados à produção de extratos consolidados que contêm detalhamentos por item para departamentos ou grupos de usuários.
• Mapeamento Flexível de Pagamentos: O valor total consolidado pode ser direcionado para um único cartão de crédito pré-autorizado ou perfil ACH.

A consolidação de faturas SaaS, de fato, depende largamente da coterminação; as assinaturas de software terminam na mesma data. Se um cliente compra novas licenças no meio do mês, o sistema de faturamento precisa determinar os valores exatos e pro rata para sincronizar os novos itens com os existentes ciclo de faturamento.

A implementação deste método de faturamento deve ser baseada em um exame aprofundado de seus pontos problemáticos atuais.

Perguntas de autoavaliação:

1. Sua equipe de contas a receber ainda concilia múltiplas pequenas faturas manualmente para os mesmos clientes corporativos? Se sim, quanto tempo eles gastam nesta atividade?
2. As interações com o cliente sugerem padrões de recebimento de múltiplas faturas dentro de um determinado mês?

Fatores de decisão estratégica:

•       Portfólio: A capacidade de empresas com suítes de multiprodutos de oferecer opções de fatura única está relacionada à percepção de mercado delas.
•       Segmentação de clientes: Clientes com negócios principalmente corporativos esperam que lhes sejam oferecidas estruturas de faturamento consolidadas e de nível corporativo.
•       Transações: Um volume maior de faturas separadas pode se correlacionar com uma maior probabilidade de erros humanos; a consolidação pode resolver isso.
•       Restrições de Recursos de Contas a Receber: Se Prazo Médio de Recebimento (DSO) está aumentando devido a atrasos no processamento de pagamentos SaaS, então, na maioria dos casos, a unificação é a solução para o gargalo.