Ce sunt creanțele SaaS? 

Creanțele (AR) SaaS reprezintă banii datorați companiilor bazate pe abonament pentru serviciile furnizate. Pentru companiile SaaS, creanțele (AR) afectează fluxul de numerar, retenția clienților, gestionarea resurselor și operațiunile generale ale companiei.

Principalele metrici AR se aliniază cu MRR, ARR și rata de churn pentru a forma o viziune de ansamblu financiară completă.

Companiile SaaS au anumite elemente care apar în ciclurile de facturare. Aceste elemente se leagă de calculele privind recuperarea CAC, împreună cu pozițiile fluxului de numerar.

• Plăți ale clienților primite după data scadentă.
• Plățile cu cardul de credit necesită urmărire.
• Detalii ale facturii care necesită revizuire în timpul procesării.
• Aspecte de luat în considerare la gestionarea modificărilor abonamentelor, cum ar fi upgrade-uri, downgrade-uri și reînnoiri.

Modul în care sunt înregistrate creanțele SaaS depinde de momentul în care plata sosește, înainte sau după ce serviciul a fost livrat. Acest proces include urmărirea înregistrărilor de venituri în cadrul sistemului contabil:

• Plata sosește în avans, atunci suma este înregistrată ca o datorie (liability) la venituri amânate și rămâne acolo până când serviciul în sine este finalizat de companie.
• Serviciul are loc mai întâi, ceea ce înseamnă că suma este înregistrată ca și conturi de încasat până în momentul ulterior când plata o transformă în numerar.

Exemplu cu un abonament anual plătit în avans:

• Tranzacție inițială: Debitează Numerar $12,000 / Creditează Venituri Amânate $12,000.
• Ajustare lunară: Debitează Venituri Amânate $1,000 / Creditează Venituri $1,000 pe parcursul a 12 luni.

Echipele financiare SaaS ar trebui să monitorizeze programele de recunoaștere a veniturilor, reconciliind în același timp periodic soldurile veniturilor amânate, pentru a preveni apariția erorilor.

Ciclurile de facturare SaaS necesită adesea atenție în multiple arii operaționale pentru a reduce DSO, determinând echipele să combine sisteme automate cu metode de gestionare a relațiilor cu clienții la gestionarea sumelor restante:

• Recuperări Proactive și Notificări: Abordarea se bazează pe memento-uri standard, împreună cu perioade de grație prestabilite.
• Procese automate de recuperare a plăților restante: Sistemele de recuperare a plăților restante aplică automatizarea pentru a rezolva problemele de card care apar în secvențele de reîncercare.
• Termeni clari de plată: Așteptările privind plățile sunt definite în detaliu de la punctul inițial al acordului.
• Portaluri de autoservire pentru clienți: Aceste opțiuni oferă utilizatorilor acces pentru a modifica detaliile și a revizui facturile atunci când este necesar.
• Analiză AR: Revizuirea datelor include urmărirea numerelor cheie și, de asemenea, localizarea zonelor în care etapele de colectare întâmpină întârzieri în fluxul de lucru.

Un sistem SaaS de gestionare a creanțelor (AR) gestionează procese legate de colectări odată ce eforturile manuale ating o scară crescută în operațiunile zilnice. Revizuiți aceste semnale legate de posibile modificări ale abordării pe partea de colectare.

• Volumul facturilor se îndreaptă către totaluri mai mari pe măsură ce afacerea se extinde.
• Numărul de zile de încasare a creanțelor (DSO) crește, iar calculele veniturilor reflectă ajustările asociate.
• Vizibilitate asupra vechimii creanțelor și a situației generale fluxul de numerar necesită o monitorizare mai atentă.
• Numărul de clienți gestionați manual de recuperare a creanțelor depășește intervalul de 50 până la 100.
• Funcții integrate care acoperă facturarea, colectarea, recunoașterea veniturilor, și raportarea devin necesare în cadrul mai multor departamente.