Imagine mozaic

Cum se gestionează comenzile de achiziție SaaS: Un ghid pas cu pas

Publicat: 24 septembrie 2025

Pentru a gestiona un ordin de achiziție SaaS, o companie poate implementa un sistem standardizat pentru urmărirea și aprobarea achizițiilor de software. Un proces organizat de ordine de achiziție este folosit pentru a asigura claritate între un cumpărător și un vânzător, pentru a eficientiza operațiunile financiare și pentru a menține o pistă de audit clară. Acest ghid prezintă pașii pentru implementarea sistemului, detaliind rezultatele probabile și răspunzând la întrebările frecvente ale companiilor care își gestionează cheltuielile cu software-ul.

De ce ar trebui ca Ordinele de Achiziție să fie o opțiune de plată?

Oferirea ordinelor de achiziție (PO) ca metodă de plată sprijină tranzacțiile din organizațiile mai mari care utilizează procese formale de achiziție. Multe companii, în special cele din industriile reglementate, folosesc un proces “procure-to-pay” care necesită un PO înainte de a putea autoriza o plată. Ratele de adoptare și fluxul de lucru pentru achiziții pentru anumiți clienți ar putea fi influențate de această opțiune.

 

Pentru mai multe informații, vizitați ghidul nostru despre acceptarea plăților B2B SaaS.

 

 

Metodologie: Evaluarea strategiei dvs. de gestionare a PO-urilor

 

Pentru a gestiona PO-urile SaaS, mai întâi evaluați-vă nevoile și capacitățile actuale înainte de a implementa un sistem nou.

 

  • Care este volumul nostru actual de vânzări enterprise? Dacă o mare parte din venitul dvs. provine de la clienți B2B care solicită PO-uri, un sistem automatizat complet este util.
  • Cât timp administrativ se petrece cu procesarea manuală a PO-urilor? Calculați orele pe care echipele dvs. de finanțe și vânzări le petrec pe sarcini manuale, cum ar fi generarea comenzilor de achiziție, reconcilierea plăților și urmărirea aprobărilor. Aceste informații vor ajuta la justificarea investiției într-o soluție automatizată.
  • Care este valoarea medie a tranzacției pentru vânzările bazate pe comenzi de achiziție? Tranzacțiile de valoare mare necesită un proces de gestionare mai detaliat și mai sigur.
  • Clienții noștri țintă au cerințe specifice de conformitate sau de raportare? Unele industrii necesită evidențe financiare detaliate care pot fi auditate cu ușurință.

 

Pe baza acestor răspunsuri, decideți dacă este suficient un proces simplu, manual sau dacă este necesară o soluție automată, integrată pentru a vă scala operațiunile în mod eficient.

Pasul 1

Standardizați solicitarea de ordin de cumpărare

Creați un proces consecvent pentru primirea și gestionarea solicitărilor de ordine de cumpărare.

 

Formular de solicitare: Creați un formular digital sau un șablon pe care echipa dvs. de vânzări și clienții să îl folosească atunci când trimit solicitări de ordine de cumpărare. Acest formular va colecta toate informațiile necesare, inclusiv:

 

  • Numele companiei clientului și informațiile de contact
  • Informații despre furnizor (Compania dvs.)
  • Număr unic de comandă de achiziție (generat de client)
  • Data emiterii
  • Articole detaliate (produs, număr de licențe, preț unitar)
  • Sumă totală
  • Datele de început și de sfârșit ale abonamentului
  • Termeni de plată (de ex., Net 30)
Notă

Conform unui raport al Aberdeen Group, organizațiile cu procese de comenzi de achiziție (PO) automatizate înregistrează un cost cu 45% mai mic per comandă de achiziție decât cele care utilizează un proces manual.

Listă de verificare gratuită pentru managementul comenzilor de achiziție SaaS

Aflați cum să creați o comandă de achiziție și să vă simplificați procesul de vânzări B2B SaaS.

  • Bifă

    Instrucțiuni pentru gestionarea comenzilor de achiziție

  • Bifă

    Listă de verificare pentru reconcilierea facturilor

  • Bifă

    Sfaturi pentru automatizarea fluxului de lucru

  • Bifă

    Cele mai bune practici pentru vânzările enterprise

  • Bifă

    Greșeli frecvente de evitat

Obțineți lista de verificare GRATUITĂ
Pasul 2

Implementați un sistem de management centralizat

Urmărirea manuală în foi de calcul poate duce mai ușor la erori de introducere a datelor sau omisiuni. Un sistem centralizat este benefic pentru scalabilitate și acuratețe.

 

Utilizați o platformă de achiziții sau de gestionare a plăților: Selectați o platformă care poate gestiona întregul ciclu de viață al unei comenzi de achiziție (PO), de la creare la reconcilierea plăților. Veți avea nevoie de funcționalități precum:

 

  • Generare și numerotare automată a comenzilor de achiziție.
  • Integrare cu software-ul dvs. CRM și cel de contabilitate.
  • Urmărire în timp real a statusului comenzilor de achiziție.
  • Stocare securizată a tuturor documentelor aferente comenzilor de achiziție.
  • Funcționalități de jurnal de audit.
Cum vă poate ajuta PayPro Global

PayPro Global oferă o platformă care acceptă comenzi de achiziție. Clienții enterprise pot alege metoda de plată prin PO. Sistemul procesează apoi automat PO-ul, generează o factură cu numărul PO corespunzător și urmărește statusul plății. Acest lucru eficientizează întregul ciclu „de la achiziție la plată”, reducând efortul manual și erorile.

Listă de verificare gratuită pentru managementul comenzilor de achiziție SaaS

Aflați cum să creați o comandă de achiziție și să vă simplificați procesul de vânzări B2B SaaS.

  • Bifă

    Instrucțiuni pentru gestionarea comenzilor de achiziție

  • Bifă

    Listă de verificare pentru reconcilierea facturilor

  • Bifă

    Sfaturi pentru automatizarea fluxului de lucru

  • Bifă

    Cele mai bune practici pentru vânzările enterprise

  • Bifă

    Greșeli frecvente de evitat

Obțineți lista de verificare GRATUITĂ
Pasul 3

Integrați cu sistemele dvs. financiare și de vânzări.

Integrarea promovează acuratețea datelor și fluxul operațional.

 

Sistem PO: Conectați platforma aleasă de gestionare a PO-urilor cu instrumentele dvs. existente:

 

  • Un CRM (de ex., Salesforce) conectează datele PO la contul clientului, oferind echipei de vânzări informații despre detaliile tranzacției.
  • Software-ul de contabilitate (de ex., QuickBooks, Xero) asigură corespondența automată a facturilor cu PO-urile, ceea ce fluidizează procesele de reconciliere și închiderea tranzacțiilor.
  • ERP (de ex., SAP) pentru întreprinderile mari asigură că toate datele financiare și operaționale sunt consecvente.
Sfat

Un sistem bine integrat reduce timpul de procesare a facturilor cu până la 50%, deoarece datele din PO populează automat factura.
Aflați mai multe despre SaaS gestionarea abonamentelor și plăți globale capabilități.

Listă de verificare gratuită pentru managementul comenzilor de achiziție SaaS

Aflați cum să creați o comandă de achiziție și să vă simplificați procesul de vânzări B2B SaaS.

  • Bifă

    Instrucțiuni pentru gestionarea comenzilor de achiziție

  • Bifă

    Listă de verificare pentru reconcilierea facturilor

  • Bifă

    Sfaturi pentru automatizarea fluxului de lucru

  • Bifă

    Cele mai bune practici pentru vânzările enterprise

  • Bifă

    Greșeli frecvente de evitat

Obțineți lista de verificare GRATUITĂ
Pasul 4

Automatizați procesul de facturare și plată

Odată ce un PO este primit și aprobat, sistemul ar trebui să gestioneze automat următorii pași.

 

  • Declanșarea generării facturilor: Sistemul PO ar trebui să genereze automat o factură care include numărul unic PO. Acest lucru oferă o evidență pentru echipele financiare ale cumpărătorului și vânzătorului.
  • Configurați mementouri de plată: Sistemul ar trebui să trimită mementouri automate echipei de contabilitate furnizori a clientului pe măsură ce se apropie data scadenței plății.
  • Reconciliere Plăți: La primirea plății, sistemul ar trebui să o reconcilieze automat cu factura și comanda de achiziție corespunzătoare, etichetând tranzacția ca “Plătită.”

 

Etapa procesului

Acțiune Manuală

Acțiune Automată

Solicitare

Primire PO prin e-mail.

Clientul trimite PO printr-un portal dedicat.

Crearea

Introducere manuală a datelor într-o foaie de calcul.

Sistemul generează automat un număr PO și o înregistrare.

Calculul taxelor în timp real

Crearea manuală a unei facturi în software-ul de contabilitate.

Factura este generată automat cu numărul PO.

Urmărire

Contactarea manuală a clientului și verificarea contului bancar.

Sistemul trimite mementouri și actualizează starea plății în timp real.

Concluzie

O abordare organizată a gestionării comenzilor de achiziție SaaS poate avea un impact asupra supravegherii financiare și a fluxului de lucru pentru achiziții. Prin existența unor proceduri clare, utilizarea unui sistem centralizat și înțelegerea diferenței dintre o comandă de achiziție și o factură, o companie se poate asigura că toate achizițiile de software sunt documentate cu acuratețe. Această abordare ajută la simplificarea contabilității, la minimizarea efortului administrativ și la menținerea unor relații transparente cu furnizorii.

Întrebări frecvente

Sunteți gata să începeți?

Am trecut prin ceea ce treceți și dumneavoastră. Haideți să împărtășim cei 19 ani de experiență ai noștri și să transformăm visurile dumneavoastră globale în realitate.

Înregistrare Imagine mozaic
ro_RORomână