Cum se gestionează comenzile de achiziție SaaS: Un ghid pas cu pas
Pentru a gestiona un ordin de achiziție SaaS, o companie poate implementa un sistem standardizat pentru urmărirea și aprobarea achizițiilor de software. Un proces organizat de ordine de achiziție este folosit pentru a asigura claritate între un cumpărător și un vânzător, pentru a eficientiza operațiunile financiare și pentru a menține o pistă de audit clară. Acest ghid prezintă pașii pentru implementarea sistemului, detaliind rezultatele probabile și răspunzând la întrebările frecvente ale companiilor care își gestionează cheltuielile cu software-ul.
De ce ar trebui ca Ordinele de Achiziție să fie o opțiune de plată?
Oferirea ordinelor de achiziție (PO) ca metodă de plată sprijină tranzacțiile din organizațiile mai mari care utilizează procese formale de achiziție. Multe companii, în special cele din industriile reglementate, folosesc un proces “procure-to-pay” care necesită un PO înainte de a putea autoriza o plată. Ratele de adoptare și fluxul de lucru pentru achiziții pentru anumiți clienți ar putea fi influențate de această opțiune.
Pentru mai multe informații, vizitați ghidul nostru despre acceptarea plăților B2B SaaS.
Metodologie: Evaluarea strategiei dvs. de gestionare a PO-urilor
Pentru a gestiona PO-urile SaaS, mai întâi evaluați-vă nevoile și capacitățile actuale înainte de a implementa un sistem nou.
- Care este volumul nostru actual de vânzări enterprise? Dacă o mare parte din venitul dvs. provine de la clienți B2B care solicită PO-uri, un sistem automatizat complet este util.
- Cât timp administrativ se petrece cu procesarea manuală a PO-urilor? Calculați orele pe care echipele dvs. de finanțe și vânzări le petrec pe sarcini manuale, cum ar fi generarea comenzilor de achiziție, reconcilierea plăților și urmărirea aprobărilor. Aceste informații vor ajuta la justificarea investiției într-o soluție automatizată.
- Care este valoarea medie a tranzacției pentru vânzările bazate pe comenzi de achiziție? Tranzacțiile de valoare mare necesită un proces de gestionare mai detaliat și mai sigur.
- Clienții noștri țintă au cerințe specifice de conformitate sau de raportare? Unele industrii necesită evidențe financiare detaliate care pot fi auditate cu ușurință.
Pe baza acestor răspunsuri, decideți dacă este suficient un proces simplu, manual sau dacă este necesară o soluție automată, integrată pentru a vă scala operațiunile în mod eficient.
Standardizați solicitarea de ordin de cumpărare
Creați un proces consecvent pentru primirea și gestionarea solicitărilor de ordine de cumpărare.
Formular de solicitare: Creați un formular digital sau un șablon pe care echipa dvs. de vânzări și clienții să îl folosească atunci când trimit solicitări de ordine de cumpărare. Acest formular va colecta toate informațiile necesare, inclusiv:
- Numele companiei clientului și informațiile de contact
- Informații despre furnizor (Compania dvs.)
- Număr unic de comandă de achiziție (generat de client)
- Data emiterii
- Articole detaliate (produs, număr de licențe, preț unitar)
- Sumă totală
- Datele de început și de sfârșit ale abonamentului
- Termeni de plată (de ex., Net 30)
Un client dorește un abonament la software-ul SaaS de management de proiect pentru echipa sa de ingineri formată din 50 de persoane. Echipa de vânzări primește o comandă de achiziție (PO) de la client în valoare de 15.000 USD, care detaliază 50 de licențe la 25 USD pe lună pentru o perioadă de 12 luni, cu termeni de plată Net 30 de zile.
Conform unui raport al Aberdeen Group, organizațiile cu procese de comenzi de achiziție (PO) automatizate înregistrează un cost cu 45% mai mic per comandă de achiziție decât cele care utilizează un proces manual.
Listă de verificare gratuită pentru managementul comenzilor de achiziție SaaS
Aflați cum să creați o comandă de achiziție și să vă simplificați procesul de vânzări B2B SaaS.
-
Instrucțiuni pentru gestionarea comenzilor de achiziție
-
Listă de verificare pentru reconcilierea facturilor
-
Sfaturi pentru automatizarea fluxului de lucru
-
Cele mai bune practici pentru vânzările enterprise
-
Greșeli frecvente de evitat
Implementați un sistem de management centralizat
Urmărirea manuală în foi de calcul poate duce mai ușor la erori de introducere a datelor sau omisiuni. Un sistem centralizat este benefic pentru scalabilitate și acuratețe.
Utilizați o platformă de achiziții sau de gestionare a plăților: Selectați o platformă care poate gestiona întregul ciclu de viață al unei comenzi de achiziție (PO), de la creare la reconcilierea plăților. Veți avea nevoie de funcționalități precum:
- Generare și numerotare automată a comenzilor de achiziție.
- Integrare cu software-ul dvs. CRM și cel de contabilitate.
- Urmărire în timp real a statusului comenzilor de achiziție.
- Stocare securizată a tuturor documentelor aferente comenzilor de achiziție.
- Funcționalități de jurnal de audit.
PayPro Global oferă o platformă care acceptă comenzi de achiziție. Clienții enterprise pot alege metoda de plată prin PO. Sistemul procesează apoi automat PO-ul, generează o factură cu numărul PO corespunzător și urmărește statusul plății. Acest lucru eficientizează întregul ciclu „de la achiziție la plată”, reducând efortul manual și erorile.
Listă de verificare gratuită pentru managementul comenzilor de achiziție SaaS
Aflați cum să creați o comandă de achiziție și să vă simplificați procesul de vânzări B2B SaaS.
-
Instrucțiuni pentru gestionarea comenzilor de achiziție
-
Listă de verificare pentru reconcilierea facturilor
-
Sfaturi pentru automatizarea fluxului de lucru
-
Cele mai bune practici pentru vânzările enterprise
-
Greșeli frecvente de evitat
Integrați cu sistemele dvs. financiare și de vânzări.
Integrarea promovează acuratețea datelor și fluxul operațional.
Sistem PO: Conectați platforma aleasă de gestionare a PO-urilor cu instrumentele dvs. existente:
- Un CRM (de ex., Salesforce) conectează datele PO la contul clientului, oferind echipei de vânzări informații despre detaliile tranzacției.
- Software-ul de contabilitate (de ex., QuickBooks, Xero) asigură corespondența automată a facturilor cu PO-urile, ceea ce fluidizează procesele de reconciliere și închiderea tranzacțiilor.
- ERP (de ex., SAP) pentru întreprinderile mari asigură că toate datele financiare și operaționale sunt consecvente.
Un sistem bine integrat reduce timpul de procesare a facturilor cu până la 50%, deoarece datele din PO populează automat factura.
Aflați mai multe despre SaaS gestionarea abonamentelor și plăți globale capabilități.
Listă de verificare gratuită pentru managementul comenzilor de achiziție SaaS
Aflați cum să creați o comandă de achiziție și să vă simplificați procesul de vânzări B2B SaaS.
-
Instrucțiuni pentru gestionarea comenzilor de achiziție
-
Listă de verificare pentru reconcilierea facturilor
-
Sfaturi pentru automatizarea fluxului de lucru
-
Cele mai bune practici pentru vânzările enterprise
-
Greșeli frecvente de evitat
Automatizați procesul de facturare și plată
Odată ce un PO este primit și aprobat, sistemul ar trebui să gestioneze automat următorii pași.
- Declanșarea generării facturilor: Sistemul PO ar trebui să genereze automat o factură care include numărul unic PO. Acest lucru oferă o evidență pentru echipele financiare ale cumpărătorului și vânzătorului.
Când comanda PO a clientului dvs. de 15.000 $ este introdusă în sistem, se generează instantaneu o factură cu același număr PO și este trimisă departamentului de contabilitate furnizori al clientului. Sistemul urmărește statusul facturii ca fiind „Plată în așteptare”.
- Configurați mementouri de plată: Sistemul ar trebui să trimită mementouri automate echipei de contabilitate furnizori a clientului pe măsură ce se apropie data scadenței plății.
- Reconciliere Plăți: La primirea plății, sistemul ar trebui să o reconcilieze automat cu factura și comanda de achiziție corespunzătoare, etichetând tranzacția ca “Plătită.”
|
Etapa procesului |
Acțiune Manuală |
Acțiune Automată |
|
Solicitare |
Primire PO prin e-mail. |
Clientul trimite PO printr-un portal dedicat. |
|
Crearea |
Introducere manuală a datelor într-o foaie de calcul. |
Sistemul generează automat un număr PO și o înregistrare. |
|
Calculul taxelor în timp real |
Crearea manuală a unei facturi în software-ul de contabilitate. |
Factura este generată automat cu numărul PO. |
|
Urmărire |
Contactarea manuală a clientului și verificarea contului bancar. |
Sistemul trimite mementouri și actualizează starea plății în timp real. |
Concluzie
O abordare organizată a gestionării comenzilor de achiziție SaaS poate avea un impact asupra supravegherii financiare și a fluxului de lucru pentru achiziții. Prin existența unor proceduri clare, utilizarea unui sistem centralizat și înțelegerea diferenței dintre o comandă de achiziție și o factură, o companie se poate asigura că toate achizițiile de software sunt documentate cu acuratețe. Această abordare ajută la simplificarea contabilității, la minimizarea efortului administrativ și la menținerea unor relații transparente cu furnizorii.
Întrebări frecvente
-
Companiile mari folosesc comenzi de achiziție (PO) pentru a menține un control financiar strict și a oferi o pistă de audit clară. Comenzile de achiziție acționează ca o autorizație oficială, internă, de a efectua cheltuieli, astfel încât toate achizițiile de software să fie aprobate, bugetate și documentate înainte de activarea unui serviciu. Acest proces ajută la prevenirea cheltuielilor neautorizate și simplifică potrivirea facturilor.
-
Un ordin de achiziție cadru (BPO) este un acord pe termen lung cu un furnizor pentru achiziții recurente pe o perioadă de timp specificată. În cazul SaaS, acest lucru înseamnă că o companie poate pre-aproba o cantitate prestabilită de licențe sau o limită de cheltuieli specifică cu un furnizor pentru o perioadă de un an, facilitând procesul și minimizând munca administrativă pentru reînnoirile frecvente.
-
Un ordin de cumpărare este utilizat de obicei atunci când tranzacția este pentru o sumă semnificativă de bani, când achiziția este recurentă (precum un abonament anual) sau când politicile interne ale cumpărătorului îl impun pentru conformitate și bugetare. Este o parte fundamentală a procesului formal procure-to-pay pentru clienții de tip enterprise.
-
O comandă de achiziție (PO) este un document creat de cumpărător pentru a-și autoriza achiziția; aceasta definește detaliile tranzacției, inclusiv produsele sau serviciile, cantitățile și angajamentul de cumpărare. O factură este un document emis de furnizor după prestarea serviciului. Aceasta solicită plata pentru bunurile sau serviciile enumerate în comanda de achiziție.
-
Acest ordin de achiziție este un document oficial creat de un cumpărător pentru a autoriza achiziționarea de software ca serviciu. Acesta detaliază specificațiile tranzacției, prezentând produsul software, prețul, termenii abonamentului și numărul de licențe, acționând ca un angajament ferm înainte de furnizarea serviciului.
-
Oferirea de comenzi de achiziție clienților de nivel enterprise și corporațiilor mari care se bazează pe procese formale de achiziții se face pentru a satisface cererea pentru această funcționalitate. Multe dintre aceste companii nu pot finaliza o tranzacție fără o comandă de achiziție pre-aprobată, așadar existența acestei opțiuni elimină o barieră majoră în calea vânzărilor și vă permite să încheiați contracte mai mari și mai valoroase.
-
Utilizarea ordinelor de achiziție necesită crearea unui proces standardizat care include solicitarea ordinului de achiziție (PO), verificarea, aprobarea și reconcilierea cu factura corespunzătoare. Metoda uzuală este un sistem centralizat care urmărește fiecare PO, îl leagă de un cont de client și automatizează facturarea și plățile (de ex., PayPro Global).
-
Companii precum PayPro Global gestionează și automatizează întregul flux de lucru pentru comenzi de achiziție (PO) pentru afacerile SaaS și de software. Platforma PayPro Global permite clienților să trimită PO-uri direct; automatizează generarea facturilor cu numere PO unice și se ocupă de procesul de reconciliere, făcând operațiunile financiare și conformitatea extrem de simple.
-
Comenzile de achiziție sunt utile afacerilor SaaS, deoarece oficializează procesul de vânzare pentru tranzacțiile enterprise de mare valoare. Comenzile de achiziție oferă un angajament documentat din partea cumpărătorului, reducând riscul financiar, îmbunătățind prognoza fluxului de numerar și eficientizând contabilitatea.
Sunteți gata să începeți?
Am trecut prin ceea ce treceți și dumneavoastră. Haideți să împărtășim cei 19 ani de experiență ai noștri și să transformăm visurile dumneavoastră globale în realitate.
Română 
English 
Español 
Português 
Português do Brasil 
Français 
Italiano 
Deutsch 
Nederlands 
Polski 
Українська 
简体中文 
日本語 
한국어