Cum să vă optimizați cheltuielile SaaS: Un Ghid Pas cu Pas

Pentru a optimiza cheltuielile dvs. cu SaaS, utilizați procese sistematice care îmbunătățesc vizibilitatea asupra utilizării software-ului, maximizați utilizarea licențelor și eficientizarea achiziției de servicii cloud abonamentele software.

Această strategie corectează problema achiziției descentralizate de SaaS, ceea ce duce adesea la shadow IT și la o subutilizare semnificativă a licențelor, afectând potențial bugetul operațional.

Observațiile din industria SaaS indică faptul că aproximativ 53% din licențele din cadrul organizațiilor rămân subutilizate, ceea ce ar putea afecta gestionarea costurilor.

Acest ghid prezintă metodologia structurată pentru a gestiona cheltuielile cu software-ul și relația acestora cu rentabilitatea fiecărei investiții în abonament. Pentru startup-urile care caută îndrumare privind prețurile și creșterea, luați în considerare resursele despre vânzarea de software online și informații specifice pentru un startup.

Identificați sistematic fiecare aplicație, al său cost, și al său responsabilitate la nivelul organizației. Acest pas trebuie să ia în considerare atât software-ul aprobat oficial, cât și IT-ul ascuns—aplicații achiziționate prin carduri de credit decontate sau bugete departamentale descentralizate.

1. Centralizați Datele Financiare: Examinați cu atenție toate sursele de date tranzacționale, inclusiv rapoartele de cheltuieli, evidențele de conturi de plătit și extrasele de cont ale cardurilor de credit. Căutați denumiri repetitive de furnizori (de exemplu, Notion, Asana, Pipedrive etc.) care indică abonamente.
2. Comunicați cu Părțile Interesate: Conectați-vă cu șefii de departamente (Marketing, Vânzări, Inginerie) pentru a înțelege instrumentele pe care le utilizează și valoarea lor de afaceri percepută.
3. Creați un registru de inventar: Colectați datele într-un singur registru de active standardizat.

Identificați utilizarea reală a fiecărei aplicații pentru a măsura risipa. Datele de utilizare stau la baza dimensionării corecte a licențelor și a validării rentabilității investiției instrumentului.

1. Consolidați Indicatorii de Utilizare: Pentru aplicațiile cheie, utilizați tabloul de bord administrativ al furnizorului sau API-urile pentru a extrage datele de activitate ale utilizatorilor. Analizați Utilizatorii Activi (utilizatori care s-au conectat sau au efectuat o acțiune semnificativă în ultimele 30 sau 90 de zile). Calcularea unor indicatori precum  Utilizatori Activi Zilnici (DAU oferă informații valoroase.
2. Măsurați Utilizarea: Comparați licențele achiziționate cu numărul de utilizatori activi. Rata de utilizare a licențelor este Utilizatori Activi/Licențe Achiziționate.
3. Identificați Aplicațiile cu Utilizare Scăzută: Determinați unde sunt prezente aplicații cu rate de utilizare sub un prag stabilit, cum ar fi 50%. Acest lucru indică probabil „shelfware” (licențe plătite, dar neutilizate).

Utilizați o metodologie structurată, bazată pe date, pentru a decide viitorul fiecărei aplicații din inventarul dumneavoastră. Acest proces, cunoscut sub numele de raționalizare a aplicațiilor, are ca scop evaluarea fiecărui instrument în funcție de valoarea sa strategică, redundanță și rentabilitate.

Deciziile pentru fiecare aplicație ar trebui să se bazeze pe datele colectate în Etapa 1 (Cost, Valoare de Afaceri, Proprietar Tehnic) și Etapa 2 (Rata de Utilizare).

1. Păstrare (Menținere & Optimizare)

Acțiune: Păstrați aplicația. Criterii:

• • • Utilizare Ridicată: Rata de utilizare a licențelor este în mod constant ridicată (de exemplu, peste 75%).
    • Valoare de Afaceri Ridicată: Instrumentul este esențial pentru o funcție cheie a afacerii (de exemplu, un CRM, ERP sau depozit de cod primar).
    • Fără Redundanță: Funcționalitatea este unică și nu este duplicată de un alt instrument din suită.

Focalizare pe Optimizare: Pentru aplicațiile reținute, accentul se mută pe optimizarea licențelor (Pasul 4) și negocierea unor condiții mai bune (Pasul 5). Aici eforturile sunt îndreptate către influențarea ROI-ului unui instrument potențial benefic.

2. Dezafectare (Anulați & Eliminați)

Acțiune: Procesul de anulare a abonamentului și de de-provizionare a utilizatorilor ar trebui aplicat. Criterii:

• • • Utilizare Scăzută sau Zero (Software Inutilizat): Atunci când licențele sunt achiziționate dar nu sunt utilizate activ, cu acces rar la instrument.
    • Valoare Scăzută sau Obsoletă: Aplicația nu mai servește o nevoie critică a afacerii sau a fost înlocuită de un instrument superior.
    • Redundanță cu costuri ridicate și valoare scăzută: Duplică funcționalitatea principală a unei aplicații deja aprobate, utilizate pe scară largă (de exemplu, un instrument ad-hoc de gestionare a proiectelor atunci când compania a impus o soluție centralizată).

3. Înlocuire (Consolidare & Actualizare)

Acțiune: Eliminați treptat aplicația existentă și migrați utilizatorii către un instrument nou, standardizat sau consolidat. Criterii:

• • • Duplicare funcțională: Aveți două sau mai multe instrumente care îndeplinesc aceeași funcție (de exemplu, utilizarea a doi furnizori separați de stocare în cloud sau a două platforme diferite de comunicare internă). Obiectivul implică consolidarea într-un instrument standardizat care vizează o performanță ridicată.
    • Considerații Cost/Beneficiu: Costul, complexitatea sau setul de funcționalități al instrumentului existent pot fi comparate cu o alternativă mai ușor disponibilă și potențial mai rentabilă.
    • Factori de Securitate/Conformitate: Caracteristicile de securitate și alinierea la conformitate ale aplicației ar putea fi factori decisivi în luarea deciziei de a lua în considerare un instrument care îndeplinește cerințele normative necesare.

Redu în mod activ numărul de licențe achiziționate și retrogradează nivelurile de abonament pe baza datelor de utilizare colectate la Pasul 2.

1. Dezactivează Utilizatorii Inactivi: Identificați toți angajații cărora li s-a alocat o licență, dar care nu s-au conectat de 90 de zile. Inițiați procesul de de-provisionare pentru acești utilizatori.
2. Retrogradați Licențele: Dacă o echipă plătește pentru un nivel “Pro” sau “Enterprise”, dar utilizează doar funcționalități disponibile în nivelul “Standard” sau “Basic”, retrogradați abonamentul pentru a corespunde utilizării reale. Aflați mai multe despre optimizarea cu prețuri pe niveluri.
3. Implementați o Politică de Provisionare: Creați un proces automatizat pentru a dezactiva automat utilizatorii după o perioadă definită de inactivitate (de ex., 60 de zile).

Centralizarea achizițiilor de software și analizarea datelor de utilizare pot influența rezultatele negocierilor în timpul reînnoirilor.

1. Impuneți Aprobarea Centrală: Instituiți o politică ce necesită aprobarea unei echipe centrale de finanțe sau achiziții pentru toate achizițiile noi de software sau reînnoirile de contract care depășesc un prag monetar definit.
2. Începeți Negocierile Din Timp: Inițiați discuțiile de reînnoire cu cel puțin 90 de zile înainte de data de încheiere a contractului. Acest lucru previne reînnoirea automată și oferă timp pentru a căuta alternative competitive (BATNA-ul dumneavoastră—Cea mai bună alternativă la un acord negociat).
3. Utilizați Indicatori de Utilizare: Utilizați rata de utilizare calculată și datele privind instrumentele redundante pentru a solicita prețuri mai bune, reduceri pentru durata contractului sau un număr redus de licențe. Negocierea dintr-o poziție de forță bazată pe date poate asigura economii de 15-25% la reînnoirile majore de contract.
4. Termeni Contractuali Proactivi: Solicitați o reducere pe mai mulți ani (doi până la trei ani) și negociați o clauză de drept de reducere care vă permite să reduceți numărul de locuri pe durata contractului, dacă numărul de utilizatori scade.

Menținerea îmbunătățirilor cheltuielilor SaaS necesită procese și instrumente continue. Stabiliți o funcție formală de Management SaaS care previne cheltuielile recurente și neadministrate.

1. Alerte de Reînnoire: Automatizați alertele pentru toate reînnoirile de contract la intervale de 30, 60 și 90 de zile în avans.
2. Atribuiți Proprietatea Aplicației: Atribuiți un proprietar funcțional și financiar pentru fiecare aplicație pentru a garanta responsabilitatea pentru utilizare și cost.
3. Standardizați Selecția Instrumentelor: Folosiți software aprobat pentru funcții comune de afaceri (de ex., un singur CRM, un singur instrument de management de proiect) pentru a opri shadow IT înainte să apară.