Що таке сертифікат про звільнення від сплати податку SaaS?

У документі викладено процедуру, за якою кваліфікований покупець може отримати програмне забезпечення як послугу (SaaS) за умов, коли податок з продажу може не застосовуватися. 

Вважайте це офіційним підтвердженням того, що покупець відповідає певним правилам штату щодо звільнення від сплати податків. Ці сертифікати надзвичайно важливі для продавців, оскільки дійсний сертифікат захищає їх від сплати нестягнутого податку у разі аудиту. 

Більше того, електронна обробка цих завдань може вплинути на сприйняття ефективності процесу для всіх. 

Це складно, оскільки кожен штат має свої власні правила. Наявність унікальних норм у кожному штаті робить це питання багатогранним. Тож продукт SaaS може оподатковуватися в одному штаті, але не в сусідньому. 

Важливим фактором тут є економічний зв'язок. Завдяки знаковій справі Верховного Суду South Dakota v. Wayfair, Inc., SaaS-компанії повинні збирати податок з продажів у штатах, де вони здійснюють значний обсяг продажів, навіть якщо у них там немає фізичного офісу.

Сертифікат потрібен щоразу, коли покупець має право на зниження податку на придбання SaaS згідно зі специфічним законодавством штату. Оскільки кожен штат має свій підхід до оподаткування SaaS, сертифікат служить затвердженим документом, що підтверджує звільнення певної покупки від податків. 

Наприклад, некомерційна організація може бути звільнена від сплати податків з продажу на всі покупки. В іншому випадку, завод може бути звільнений від сплати податків, якщо придбаний ним SaaS використовується безпосередньо у виробничому процесі. 

Умови для отримання звільнення визначаються виключно законами місцевої юрисдикції. Однак, звільнення зазвичай поділяються на кілька загальних категорій: 

• Тип покупця: Некомерційні організації, школи та державні установи часто мають право на звільнення. 
• Конкретне використання: Звільнення може застосовуватися залежно від того, як програма використовується. Типові приклади - програмне забезпечення, що використовується безпосередньо у виробництві, дослідженнях та розробках (R&D) або сільському господарстві. 
• Деталі продукту: Деякі вимоги залежать від самого продукту, наприклад, чи був він поставлений в електронному вигляді або не був розроблений спеціально для одного користувача. 

Це питання часто стосується того, як компанія SaaS може сама стати звільненою від сплати податків (наприклад, якщо це некомерційна організація). Процес включає такі ключові кроки: 

1. Перевірка права на звільнення: По-перше, компанія повинна визначити, чи має вона право на звільнення від сплати податків на основі правил, встановлених відповідним податковим органом. 
2. Реєстрація: Якщо вона має право, компанія повинна зареєструватися у відповідних державних та місцевих органах влади та отримати всі необхідні дозволи. 
3. Залишайтеся у відповідності: Нарешті, компанія повинна дотримуватися всіх вимог щодо подання документів та звітності, щоб зберегти свій статус звільнення від оподаткування. 

Гарним прикладом є некомерційна організація, яка надає освітнє програмне забезпечення; їй потрібно буде подати заявку, ретельно задокументувавши свій некомерційний статус та освітню місію. Завжди гарна ідея проконсультуватися з податковим фахівцем, щоб правильно пройти цей процес. 

Для того, щоб сертифікат був офіційним, потрібно декілька ключових відомостей. Безпечне їх зберігання є критично важливим, оскільки вони є вашим доказом під час аудиту. 

• Сертифікат зазвичай повинен містити: 
• Ім'я та адреса покупця 
• Ідентифікаційний номер платника податків штату покупця 
• Конкретна причина звільнення від сплати податків (наприклад, для перепродажу, для виробництва тощо)

Дійсно, вони зазвичай мають термін дії, але точні правила відрізняються залежно від штату. Багато сертифікатів дійсні протягом приблизно одного-трьох років. Деякі можуть діяти безстроково, але тільки якщо інформація про клієнта та причина звільнення від сплати податків не змінюються. 

Продавець повинен відстежувати ці дати закінчення терміну дії. Продажі, оброблені з простроченими сертифікатами, можуть призвести до відповідальності за неоплачену суму податку.