如何管理 SaaS 采购订单：分步指南

常见问题解答

• 为什么公司在 SaaS 采购中使用采购订单？

  大型公司使用采购订单（PO）来维持严格的财务控制并提供清晰的审计跟踪。采购订单是正式的内部支出授权，可确保所有软件采购在服务激活前都得到批准、纳入预算并有据可查。此流程有助于防止未经授权的支出，并简化发票匹配。

• 什么是适用于 SaaS 的“一揽子采购订单”？

  一揽子采购订单（BPO）是与供应商签订的长期协议，用于在指定时期内进行重复性采购。对于SaaS而言，这意味着公司可以预先批准一年的固定许可证数量或与供应商设定的特定支出限额，从而简化流程并最大程度地减少频繁续订的管理工作。

• SaaS企业何时使用采购订单？

  当交易金额巨大、采购具有重复性（例如年度订阅），或者买家’的内部政策出于合规和预算要求时，通常会使用采购订单。它是企业客户正式的“从采购到付款”流程中的一个基本环节。

• 采购订单和发票有什么区别？

  采购订单 (PO) 是买方为授权采购而创建的文件，其中定义了交易详情，包括产品或服务、数量和购买承诺。发票是供应商在服务交付后创建的账单，用于请求支付采购订单上所列商品或服务的款项。 

• 什么是 SaaS 采购订单？

  采购订单是买方为授权采购软件即服务而创建的正式文件。其中详细说明了交易的具体内容，概述了软件产品、定价、订阅条款和许可证数量，在服务提供前作为一项具有约束力的承诺。

• 我为什么要提供采购订单作为支付方式？

  我们为依赖正式采购流程的企业级客户和大型企业提供采购订单选项，以满足他们对此功能的需求。这些企业中，有许多若无预先批准的采购订单 (PO)，便无法完成交易。因此，拥有此选项能消除一大销售障碍，助您拿下规模更大、价值更高的合同。

• 您如何管理 SaaS 业务的采购订单？

  使用采购订单需要创建一个标准化流程，包括采购订单申请、验证、审批以及与相应发票的对账。通常的方法是使用一个集中式系统来跟踪每个采购订单，将其关联至客户账户，并自动完成开票和付款（例如 PayPro Global）。

• 谁可以管理 SaaS 和软件公司的采购订单？

  像 PayPro Global 这样的公司为 SaaS 和软件企业管理并自动化整个采购订单 (PO) 工作流程。PayPro Global 的平台允许客户直接提交采购订单；它会自动生成带有唯一采购订单号的发票，并负责对账流程，让财务运营和合规变得轻而易举。

• 采购订单如何能让 SaaS 企业受益？

  采购订单 (PO) 有助于 SaaS 业务，因为它们能使高价值企业交易的销售流程正规化。采购订单提供了买方的书面承诺，有助于降低财务风险、改善现金流预测以及简化会计流程。