Was ist SaaS-Kalenderabrechnung?

Das kalenderbasierte Abrechnungsmodell ist ein “umsatzwiederkehrendes” Modell, bei dem ein Unternehmen alle seine Kunden am selben Abrechnungsdatum abrechnet, unabhängig davon, wann sich jeder einzelne angemeldet hat. Es scheint die Cashflow-Prognose für das Finanzteam und die Prozesse der Debitorenbuchhaltung zu beeinflussen.

Der Umsatzgenerierungsprozess dieses Modells basiert auf Synchronisation und Transparenz. Zu den Hauptmerkmalen gehören:

• Einheitliches Abrechnungsdatum: Alle Kunden erhalten am selben Tag eine Rechnung.
• Die anteilige Abrechnung erfolgt automatisch: Das System ermittelt den zu berechnenden Betrag für die “Lücken”-Tage zwischen der Anmeldung und dem ersten Abrechnungsdatum.
• Rechnungsstellung: Kunden mit mehreren Lizenzen oder Add-ons erhalten in der Regel eine einzige, konsolidierte Rechnung..
• Stapelzahlungen: Zahlungsgateways verarbeiten Transaktionen in großen Stapeln zu festgelegten Zeiten.

Während die Kalenderabrechnung ein einziges universelles Datum für alle Kunden festlegt, ist die Jubiläumsabrechnung genau das Gegenteil: Jeder Kunde wird genau an dem Datum abgerechnet, an dem er den Dienst ursprünglich abonniert hat. Wenn also Nutzer A am 12. Juni und Nutzer B am 23. Juni beginnt, werden sie jeden Monat jeweils an diesen Daten abgerechnet.

•   Die Jubiläumsabrechnung, im Gegensatz zur Kalenderabrechnung, führt typischerweise nicht zu einem einheitlichen Abrechnungstag. Stattdessen generiert sie einen kontinuierlichen Strom individueller Transaktionen.
•   Die kalendarische anteilige Abrechnung ist ein „Muss“ für den ersten Teilmonat; die anteilige Jubiläumsabrechnung ist im Allgemeinen unproblematisch.
•   Die Konsolidierung von Rechnungen in einem einzigen Stapel kann einen anderen buchhalterischen Arbeitsaufwand bedeuten als die Bearbeitung zahlreicher Rechnungen mit unterschiedlichen Daten.

Die Fähigkeit der Finanzabteilung, einen bestimmten Zeitraum der Behebung fehlgeschlagener Zahlungen zu widmen, kann davon abhängen, ob ein Standard-Abrechnungszyklus mit gleichzeitiger Rechnungsstellung betrieben wird. Alternativ können Zahlungswiederherstellungsprozesse erforderlich sein, die möglicherweise eine regelmäßige Überwachung durch die Finanzabteilung über das ganze Jahr hinweg erfordern.

•   Es stimmt die Einnahmen mit dem Standardkalendermonat ab.
•   Die Verwendung eines einheitlichen Abrechnungsdatums „Abrechnung am 1. eines jeden Monats“ auf allen Rechnungen anstelle unterschiedlicher Daten kann die Anzahl der Anfragen zum Zahlungszyklus, die an das Vertriebsteam gerichtet werden, beeinflussen.
•   Die einmalige Durchführung der Abrechnung kann mit weniger administrativen Berührungspunkten und einer möglichen Auswirkung auf die Gemeinkosten einhergehen.

Der erste Schritt besteht darin, eine Abkehr vom jahrestagsbasierten Plan zu prüfen; die Auswahl eines kalenderbasierten Ankers kann erforderlich sein. Der Kalenderanker ist der Tag des Monats (z.B. der 1.), an dem der Zyklus neu beginnt. Sie benötigen außerdem ein Abrechnungssystem wie Stripe, Chargebee oder Recurly, das die Einrichtung des “Billing Cycle Anchor” handhaben kann.

1. Wählen Sie das Ankerdatum: An welchem Tag des Monats ist der Abrechnungszyklus Ihres typischen Kunden ausgerichtet?
2. Pro-rata-Logik einrichten: Werden Sie anteilig abgerechnete Kunden sofort abrechnen oder den ersten vollständigen Abrechnungszyklus abwarten?
3. Änderung der Nutzungsbedingungen: Kunden sollten über diese Änderung informiert werden, um potenzielle Verwirrung bezüglich Rechnungsabweichungen zu vermeiden.
4. Integration mit dem Hauptbuch: Stellen Sie sicher, dass Ihr ERP-System für einen massiven Daten-Upload am Anker​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌datum eingerichtet ist.

Kalenderbasierte Abrechnung ist nicht nur eine einfache Abrechnungsmethode; sie verändert andere Finanzprozesse erheblich.

•       Proratierung: Da die meisten Kunden nicht am ersten des Monats Mitglieder werden, sollte die Software den Tagespreis ermitteln und nur für die Tage abrechnen, an denen der Kunde im ersten Monat Mitglied ist.
•       Mahnwesen: Zahlungsablehnungsraten im Mahnwesen kann durch den gewählten Zahlungsabwicklungsansatz beeinflusst werden. Dieses Wissen kann die Effektivität der Nachfassaktivitäten des Kundensupport-Teams beeinflussen.
•     Umsatzerkennung: Gemäß ASC 606-VorschriftenGemäß den ASC 606-Vorschriften sollten Unternehmen Einnahmen verbuchen, sobald sie diese erzielen. Kalenderbasierte Abrechnung bedeutet, dass Servicedauer und Finanzberichtsperiode gleichzeitig erfolgen.

Obwohl die Kalenderabrechnung vorteilhaft sein kann, ist das Potenzial technischer Ausfälle der zu berücksichtigen Zahlungsabwickler den monatlichen Umsatz während der Abrechnungsperioden zu beeinflussen.

•   Der Zustrom abrechnungsbezogener Anfragen an Kundenberater kann variieren, mit potenziellen Häufungen zu bestimmten Zeiten.
•   Es erfordert ein sehr leistungsstarkes API-System 100.000 Abrechnungstransaktionen in einer Stunde zu verarbeiten, während dies über 30 Tage hinweg weniger anspruchsvoll ist.
•   Die Abstimmung von Zahlungsterminen mit Gehaltsterminen wurde als potenzieller Interessensbereich für einige Kunden identifiziert, obwohl diese Funktion derzeit nicht implementiert ist.