Wat is SaaS Kalenderfacturatie?

Het kalenderfactureringsmodel is een “terugkerende inkomsten” type waarbij een bedrijf al zijn klanten op dezelfde factuurdatum factureert, ongeacht wanneer ze zich hebben aangemeld. Dit lijkt de cashflowprognose voor het financiële team en de debiteurenprocessen te beïnvloeden.

De inkomstenstroom van dit model draait op synchronisatie en transparantie. Belangrijkste kenmerken zijn:

• Dezelfde factuurdatum: Alle klanten ontvangen op dezelfde dag een factuur.
• Proratering gebeurt automatisch: Het systeem berekent het te factureren bedrag voor de “tussenliggende” dagen tussen aanmelding en de eerste factuurdatum.
• Facturatie: Klanten met meerdere 'seats' of add-ons ontvangen doorgaans één geconsolideerde factuur.
• Batchbetalingen: Betaalgateways verwerken transacties in grote batches op geplande tijden.

Terwijl kalenderfacturering één universele datum voorschrijft voor alle klanten, is jubileumfacturering precies het tegenovergestelde; elke klant wordt gefactureerd op de exacte datum waarop zij zich oorspronkelijk op de dienst hebben geabonneerd. Daarom, als gebruiker A op 12 juni begint en gebruiker B op 23 juni, worden zij respectievelijk elke maand op die datums gefactureerd.

•   Facturatie op basis van de startdatum, in tegenstelling tot kalenderfacturatie, resulteert doorgaans niet in een consistente factureringsdag. In plaats daarvan genereert het een continue stroom van individuele transacties.
•   Proratering bij kalenderfacturatie is een vereiste voor de eerste gedeeltelijke maand; proratering bij facturatie op basis van de startdatum is doorgaans geen probleem.
•   Het consolideren van facturen in één batch kan een andere boekhoudkundige werklast opleveren dan het verwerken van talrijke facturen met uiteenlopende datums.

Het vermogen van de financiële afdeling om een specifieke periode toe te wijzen aan het oplossen van mislukte betalingen kan afhankelijk zijn van het hanteren van een standaard factureringscyclus met gelijktijdige factuurgeneratie. Als alternatief kunnen processen voor betalingsherstel nodig zijn, wat mogelijk gedurende het hele jaar regelmatige monitoring door de financiële afdeling vereist.

•   Het stemt de omzet af met de standaard kalendermaand.
•   Het hanteren van een consistente factuurdatum ‘Elke maand op de 1e gefactureerd’ op alle facturen, in plaats van variërende datums, kan het aantal vragen over betalingscycli dat aan het verkoopteam wordt gesteld beïnvloeden.
•   Het uitvoeren van facturatie als één enkele gebeurtenis kan correleren met minder administratieve contactmomenten en een mogelijke invloed op de overheadkosten.

De eerste stap omvat het evalueren van het afstappen van het plan op basis van jubileumdatum; de selectie van een kalendergebaseerd anker kan vereist zijn. Het kalenderanker is de dag van de maand (bijv. de 1e) waarop de cyclus opnieuw begint. U heeft ook een facturatiesysteem nodig, zoals Stripe, Chargebee of Recurly, dat de configuratie van de “Billing Cycle Anchor” kan verwerken.

1. Kies de Ankerdatum: Op welke dag van de maand is de boekhoudcyclus van uw typische klant afgestemd?
2. Configureer prorateringslogica: Gaat u pro-rata klanten vooraf factureren of wachten op de eerste volledige cyclus?
3. Servicevoorwaarden wijzigen: Klanten dienen van deze wijziging op de hoogte te worden gesteld om mogelijke verwarring over factuurafwijkingen te voorkomen.
4. Integreren met Grootboek: Zorg ervoor dat uw ERP is ingesteld om een massale data-upload te verwerken op de anchor ​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌date.

Kalenderfacturatie is niet zomaar een eenvoudige factureringsmethode; het verandert andere financiële processen aanzienlijk.

•       Proratering: Aangezien de meeste klanten niet lid worden op de eerste van de maand, moet de software de dagprijs berekenen en alleen factureren voor de dagen dat de klant aanwezig is gedurende de eerste maand.
•       Aanmaningen: Betalingsweigeringspercentages in het aanmaningsproces kan worden beïnvloed door de gekozen benadering van betalingsverwerking. Deze kennis kan de effectiviteit van de opvolgactiviteiten van het klantenserviceteam beïnvloeden.
•     Omzetverantwoording: Volgens ASC 606-regelgeving, moeten bedrijven inkomsten rapporteren naarmate ze deze verdienen. Kalenderfacturatie houdt in dat de duur van de dienst en de financiële rapportageperiode samenvallen.

Hoewel kalenderfacturatie voordelen kan bieden, is één overweging de mogelijkheid van technische storingen van het betalingsverwerker om het maandelijkse inkomen tijdens facturatieperiodes te beïnvloeden.

•   De instroom van facturatiegerelateerde vragen aan klantenservicemedewerkers kan variëren, met mogelijke pieken op bepaalde momenten.
•   Het vereist een zeer krachtig API-systeem 100.000 facturatietransacties in een uur afhandelen, terwijl dit gespreid over 30 dagen minder veeleisend is.
•   Het afstemmen van betaaldata op salarisdata is geïdentificeerd als een potentieel aandachtsgebied voor sommige klanten, hoewel de functie momenteel nog niet is geïmplementeerd.