Що таке календарний білінг SaaS?

Календарна модель виставлення рахунків — це тип із “повторюваними платежами”, за якої компанія виставляє рахунки всім своїм клієнтам в одну й ту саму дату, незалежно від того, коли кожен із них підписався. Це, схоже, впливає на прогноз грошових потоків для фінансової команди та процеси дебіторської заборгованості.

Потік отримання прибутку цієї моделі базується на синхронізації та прозорості. Основні особливості:

• Єдина дата виставлення рахунків: Усі клієнти отримують рахунок-фактуру в один і той самий день.
• Пропорційний розрахунок виконується автоматично: Система розраховує суму до сплати за “дні розриву” між реєстрацією та першою датою виставлення рахунку.
• Виставлення рахунків: Клієнти з кількома ліцензіями або додатковими послугами зазвичай отримують єдиний консолідований рахунок.
• Пакетні платежі: Платіжні шлюзи обробляють транзакції великими партіями у запланований час.

У той час як календарний білінг передбачає єдину універсальну дату для всіх клієнтів, ювілейний білінг є прямо протилежним; з кожного клієнта стягується плата в точну дату, коли він спочатку підписався на послугу. Отже, якщо Користувач А починає 12 червня, а Користувач Б — 23 червня, їм виставлятимуться рахунки відповідно в ці дати щомісяця.

•   Білінг за річницею, на відміну від календарного білінгу, зазвичай не призводить до фіксованого дня виставлення рахунків. Натомість, він генерує безперервний потік окремих транзакцій.
•   Календарна проратація є обов'язковою для першого неповного місяця; проратація за річницею білінгу, як правило, не становить проблеми.
•   Консолідація рахунків в один пакет може створити інше навантаження на бухгалтерський облік, ніж обробка численних рахунків з різними датами.

Здатність фінансового відділу виділяти певний період для врегулювання невдалих платежів може залежати від роботи зі стандартним циклом виставлення рахунків з одночасним формуванням рахунків-фактур. В іншому випадку, можуть бути необхідними процеси стягнення платежів, що потенційно вимагатиме регулярного моніторингу з боку фінансового відділу протягом усього року.

•   Це узгоджує дохід зі стандартним календарним місяцем.
•   Використання єдиної дати виставлення рахунків “Рахунок виставляється 1-го числа кожного місяця” на всіх рахунках-фактурах, замість змінних дат, може вплинути на кількість запитів щодо платіжного циклу, що надходять до відділу продажів.
•   Виставлення рахунків як єдиної події може бути пов'язане з меншою кількістю адміністративних взаємодій та можливим впливом на накладні витрати.

Перший крок передбачає оцінку відходу від плану, заснованого на річниці; може знадобитися вибір календарної прив'язки. Календарна прив'язка – це день місяця (наприклад, 1-ше число), коли цикл перезапускається. Вам також знадобиться система виставлення рахунків, така як Stripe, Chargebee або Recurly, яка може обробляти налаштування “Billing Cycle Anchor”.

1. Оберіть Дату Прив'язки: З яким днем місяця збігається обліковий цикл вашого типового клієнта?
2. Налаштуйте Логіку Пропорціонування: Чи виставлятимете рахунок клієнтам, яким нараховується пропорційна оплата, наперед, чи дочекаєтеся першого повного циклу?
3. Зміна Умов надання послуг: Клієнтів слід повідомити про цю зміну, щоб уникнути можливої плутанини щодо розбіжностей у рахунках-фактурах.
4. Інтеграція з бухгалтерською книгою: Переконайтеся, що ваша ERP-система налаштована на обробку масового завантаження даних на ключову ​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌дату.

Календарне виставлення рахунків — це не просто простий метод білінгу; воно суттєво змінює інші фінансові процеси.

•       Пропорційне нарахування: Оскільки більшість клієнтів не стають учасниками першого числа місяця, програмне забезпечення повинно розраховувати щоденну ціну та виставляти рахунки лише за ті дні, коли клієнт був присутній протягом першого місяця.
•       Нагадування про прострочені платежі: Рівень відхилення платежів у даннінгу може залежати від обраного підходу до обробки платежів. Ці знання можуть вплинути на ефективність подальших дій команди підтримки клієнтів.
•     Визнання виручки: Відповідно до Правила ASC 606, компанії повинні звітувати про доходи в міру їх отримання. Календарна тарифікація вказує на те, що тривалість послуг та період фінансової звітності збігаються.

Хоча календарний білінг може бути вигідним, одним із міркувань є ризик технічних збоїв платіжний процесор впливати на щомісячний дохід протягом розрахункових періодів.

•   Приплив запитів, пов'язаних із білінгом, до представників служби підтримки може змінюватися, з можливими піковими навантаженнями в певні періоди.
•   Потрібна дуже потужна API-система обробити 100 000 платіжних транзакцій за годину, тоді як виконання того ж протягом 30 днів є менш вимогливим.
•   Зіставлення дат платежів із датами виплати зарплати було визначено як потенційну сферу інтересу для деяких клієнтів, хоча цю функцію наразі не впроваджено.