Wat zijn ACH-retourcodes?

ACH-retourcodes zijn gestandaardiseerde codewoorden die beginnen met een "R" en die de reden aangeven waarom een specifieke Automated Clearing House (ACH)-boeking is geretourneerd. De indicatoren kunnen situaties weergeven die verband houden met het rekeningsaldo, de inactieve status van een rekening, de juistheid van identificatiegegevens, een betalingsblokkering of een autorisatieresultaat. Voor SaaS-bedrijven die ACH-betalingen accepteren, bepaalt de specifieke retourcode welke actie of oplossing de volgende stap is.

Het is de Originating Depository Financial Institution (ODFI) die de ACH-boeking indient bij de bank in opdracht van de klant (Originator) namens wie deze optreedt. De Receiving Depository Financial Institution (RDFI) is degene die de boeking ontvangt voor de rekening van de Ontvanger. Wanneer er een retoursituatie ontstaat, verzendt de RDFI een Return Entry via het ACH-netwerk met de retourreden-code die de reden voor de retourzending het best beschrijft.

Veel reguliere ACH-retourboekingen moeten worden verwerkt voordat de ODFI het geld kan opnemen. De Return Entry mag niet later aan de ODFI ter beschikking worden gesteld dan bij de opening van de tweede bankwerkdag na de Settlement Date van de oorspronkelijke boeking.

In sommige gevallen kunnen ongeautoriseerde afschrijvingen van consumenten in aanmerking komen voor een verlengde Nacha-retourperiode. Voor dergelijke in aanmerking komende retourzendingen moet de Return Entry over het algemeen uiterlijk bij de opening van de bankwerkdag op de kalenderdag van de vereffening 60 dagen na de oorspronkelijke Settlement Date aan de ODFI worden geleverd.

In het geval van langdurige retourzendingen door consumenten is doorgaans een Written Statement of Unauthorized Debit (WSUD) vereist om kaartdiefstal of ongeautoriseerd gebruik te melden. Dit verschilt van Regulation E, die de consument over het algemeen verplicht om de financiële instelling binnen 60 dagen nadat de instelling het eerste maandelijkse overzicht met de fout heeft verzonden, op de hoogte te stellen van de ongeautoriseerde overboeking of een andere gedekte fout.

R01 specificeert omstandigheden waarin het rekeningsaldo of de kasreserve van de Ontvanger ontoereikend was voor de vereiste afschrijvingstransactie. Er dient hierbij te worden opgemerkt dat een R01-retourzending niet betekent dat de rekening ongeldig of gesloten is. Op basis van de Nacha-regels kan een afschrijving die leidt tot een R01-retourzending gemiddeld tweemaal opnieuw worden geïnitieerd als een dergelijke afschrijving in aanmerking kwam voor een retourzending. Daarnaast is een toegestane herinitiatie een gebeurtenis die moet plaatsvinden na 180 dagen vanaf de Settlement Date van de oorspronkelijke boeking.

Het proces voor het afhandelen van een boeking die is geretourneerd omdat de Ontvanger de Originator niet heeft geautoriseerd, verschilt van de aanpak bij een retourzending wegens onvoldoende saldo met betrekking tot het opnieuw initiëren van de afschrijving. Afhankelijk van de reden van retourzending kan voor een nieuwe afschrijving een nieuwe autorisatie vereist zijn.

Verschillende codes moeten verschillende workflows activeren:

Niet-voltooide betalingsgebeurtenissen worden geïdentificeerd als kaartweigeringen en ACH-retouren, waarbij het optreden ervan afzonderlijk in de betalingscyclus wordt genoteerd. Berichten die een weigering van een kaartmachtiging signaleren, worden doorgaans verzonden als onderdeel van de machtigingsactiviteit. De verwerking en afwikkeling van een afschrijving door banken kan plaatsvinden voordat een bijbehorende retourzending is ontvangen. Vanwege dit model met vertraagde retourzendingen moeten systemen voor periodieke facturering in staat zijn om statuswijzigingen van betalingen te verwerken die zelfs na de afwikkeling optreden door retourcodegevoelige strategieën te integreren, en niet-afgewikkelde ACH-betalingen als definitief te beschouwen.

De initiatie van een retourzending heeft te maken met het niet accepteren van de afschrijving door de ontvangende partij of het voldoen aan een wettelijk retourcriterium. Een terugboeking wordt door de afzender gestart om specifieke fouten te herstellen, zoals een herhaalde transactie, een onjuist bedrag, een betaling ontvangen door de verkeerde persoon, een afschrijving die vóór de geplande tijd is uitgevoerd, of een creditering die na de geplande levertijd is vertraagd.