Was sind ACH-Rückbuchungscodes?

ACH-Rücklastschriftcodes sind standardisierte Codewörter, die mit „R“ beginnen und den Grund angeben, warum ein bestimmter Automated Clearing House (ACH)-Eintrag zurückgegeben wurde. Die Indikatoren können Situationen im Zusammenhang mit dem Kontostand, dem inaktiven Status eines Kontos, der Richtigkeit der Identifikationsdaten, einer Zahlungssperre oder einem Autorisierungsergebnis anzeigen. Für SaaS-Unternehmen, die ACH-Zahlungen akzeptieren, entscheidet der spezifische Rücklastschriftcode darüber, welche Maßnahme oder Lösung als Nächstes für diese Unternehmen ansteht.

Es ist das Originating Depository Financial Institution (ODFI), das die Einreichung des ACH-Eintrags bei der Bank auf Anweisung des Kunden (Originator), in dessen Namen es handelt, vornimmt. Das Receiving Depository Financial Institution (RDFI) ist dasjenige, das den Eintrag für das Konto des Empfängers (Receiver) erhält. Wenn eine Rücklastschriftsituation eintritt, sendet das RDFI eine Rücklastschrift (Return Entry) über das ACH-Netzwerk unter Verwendung des Rückgabegrundcodes, der den Grund für die Rücklastschrift am besten beschreibt.

Viele reguläre ACH-Rücklastschriften müssen verarbeitet werden, bevor das ODFI die Gelder einziehen kann. Die Rücklastschrift (Return Entry) sollte dem ODFI spätestens zu Beginn des Geschäftsbetriebs am zweiten Bankarbeitstag nach dem Abrechnungsdatum (Settlement Date) des ursprünglichen Eintrags zur Verfügung gestellt werden.

In einigen Fällen können unautorisierte Lastschriften von Verbrauchern für eine verlängerte Nacha-Rückgabefrist infrage kommen. Für solche berechtigten Rücklastschriften muss die Rücklastschrift (Return Entry) dem ODFI in der Regel spätestens zu Beginn des Geschäftsbetriebs am Kalendertag der Abrechnung 60 Tage nach dem ursprünglichen Abrechnungsdatum (Settlement Date) zugestellt werden.

Bei langwierigen Verbraucherrücklastschriften ist in der Regel eine schriftliche Erklärung über eine unautorisierte Lastschrift (Written Statement of Unauthorized Debit, WSUD) erforderlich, damit ein Verbraucher Karten-Diebstahl oder unbefugte Nutzung melden kann. Dies unterscheidet sich von Regulation E, die im Allgemeinen verlangt, dass der Verbraucher sein Finanzinstitut innerhalb von 60 Tagen, nachdem das Institut den ersten monatlichen Kontoauszug mit dem Fehler gesendet hat, über die unautorisierte Überweisung oder einen anderen abgedeckten Fehler informiert.

R01 gibt Umstände an, unter denen das Kontoguthaben oder die Barreserve des Empfängers (Receiver) nicht für die Lastschrifttransaktion ausreichte. Hierbei ist zu beachten, dass eine R01-Rücklastschrift nicht bedeutet, dass das Konto ungültig oder geschlossen ist. Gemäß den Nacha-Regeln kann eine Lastschrift, die zu einer R01-Rücklastschrift führt, im Durchschnitt zweimal neu initiiert werden, wenn eine solche Lastschrift als berechtigt für eine Rücklastschrift eingestuft wurde. Darüber hinaus ist eine zulässige Neuinitiierung ein Ereignis, das nach 180 Tagen ab dem Abrechnungsdatum (Settlement Date) des ursprünglichen Eintrags stattfinden kann.

Das Verfahren zur Behandlung eines Eintrags, der zurückgegeben wurde, weil der Empfänger (Receiver) den Initiator (Originator) nicht autorisiert hat, unterscheidet sich von dem Ansatz, der bei einer Rücklastschrift wegen unzureichender Deckung bezüglich der Lastschrift-Neuinitiierung gewählt wird. Je nach Rückgabegrund kann für eine neue Lastschrift eine neue Autorisierung erforderlich sein.

Verschiedene Codes sollten unterschiedliche Workflows auslösen:

Nicht abgeschlossene Zahlungsereignisse werden als Kartenablehnungen und ACH-Rücklastschriften identifiziert, wobei ihr Auftreten im Zahlungszyklus separat erfasst wird. Nachrichten, die eine Ablehnung der Kartenautorisierung signalisieren, werden üblicherweise im Rahmen der Autorisierungsaktivität übermittelt. Die Verarbeitung und Abrechnung einer Lastschrift durch Banken kann stattfinden, bevor eine entsprechende Rücklastschrift eingeht. Aufgrund dieses Modells mit verzögerter Rücklastschrift müssen Systeme für wiederkehrende Abrechnungen in der Lage sein, Änderungen des Zahlungsstatus zu verarbeiten, die selbst nach der Abrechnung auftreten, indem sie auf Rücklastschriftcodes reagierende Strategien integrieren und nicht abgerechnete ACH-Zahlungen als endgültig betrachten.

Die Initiierung einer Rücklastschrift hängt entweder mit der Nichtannahme der Lastschrift durch den Empfänger oder mit der Erfüllung eines gesetzlichen Rückgabekriteriums zusammen. Eine Stornierung wird vom Absender eingeleitet, um bestimmte Fehler zu beheben, wie z. B. eine wiederholte Transaktion, einen falschen Betrag, eine Zahlung an die falsche Person, eine vor dem geplanten Zeitpunkt ausgeführte Lastschrift oder eine über die geplante Lieferzeit hinaus verzögerte Gutschrift.